I. OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

1.       Przedmiotem zamówienia jest opracowanie „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018” uwzględniającego przeprowadzenie warsztatów i konsultacji z przedstawicielami organizacji pozarządowych, przedstawicielami wydziałów spraw społecznych i zdrowia służących weryfikacji celów „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2013-2015” oraz określeniu założeń i celów kolejnego programu.

2.       Zawartość merytoryczna Programu powinna być zgodna z:

a)       Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. 2015.332)

b)       Programem Operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą Nr LXXXII/2398/2010 z dnia 13 maja 2010 r.

c)       Programem Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 przyjętego uchwałą LXXI/1846/2013
z dnia 21.11.2013 r.

d)       Projektami przygotowywanych aktów prawnych w zakresie nowelizacji ustaw i rozporządzeń dotyczących Wspierania Rodziny.

3. Program powinien nawiązywać do działań rozpoczętych w trakcie realizacji „Programu Wspierania Rodziny
 w m.st. Warszawie na lata 2013-2015”.

II. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Do zakresu czynności Wykonawcy w szczególności należeć będzie:

1.       Przeprowadzenie analizy materiałów, dotyczących realizacji zadań z obszaru wspierania rodzin w strukturze miasta stołecznego Warszawa.

2.       Przygotowanie harmonogramu określającego etapy projektowania Programu Wspierania Rodziny i przedłożenie go do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo
do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie.

3.       Przygotowanie zarysu Programu Wspierania Rodziny zawierającego w szczególności strukturę celów
i wskaźniki i przedstawienie go do akceptacji Zamawiającemu.

4.       Przeprowadzenie 2 warsztatów strategicznych mających na celu ustalenie założeń programu, minimum po 4 godziny każdy z przedstawicielami organizacji pozarządowych, przedstawicielami wydziałów spraw społecznych i zdrowia Urzędów Dzielnic m.st. Warszawy oraz Biura Pomocy i Projektów Społecznych. Po każdym warsztacie Wykonawca przygotuje raport zawierający w szczególności informacje: temat spotkania, analizę wypracowanych założeń do programu, listę obecności uczestników warsztatów.

5.       Przeprowadzenie po 1 spotkaniu konsultacyjnym z przedstawicielami organizacji pozarządowych oraz
 przedstawicielami wydziałów spraw społecznych i zdrowia Urzędów Dzielnic m.st. Warszawy; 3 spotkań konsultacyjnych z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych w celu przedyskutowania zarysu przygotowanego Programu, który uwzględniał będzie wypracowane podczas warsztatów założenia do Programu.

Po każdym spotkaniu konsultacyjnym Wykonawca przygotuje raport zawierający w szczególności uwagi do konsultowanego Programu oraz listę obecności uczestników spotkania.

Warsztaty i konsultacje odbywać się będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkań spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację Programu Wspierania Rodziny.

Wykonawca jest  zobowiązany  do zapewnienia cateringu  w postaci  suszu konferencyjnego, kawy, herbaty, cukru, cytryny, mleka do kawy podczas spotkań  konsultacyjnych i  warsztatów.

6.       Przygotowanie dokumentu „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018” zawierającego w szczególności diagnozę z obszaru wspierania rodziny w m.st. Warszawie, system monitorowania i wdrażania, strukturę celów i wskaźniki ich realizacji oraz wytycznych do harmonogramu działań. Wykonawca uwzględni w Programie rekomendacje z przeprowadzonej ewaluacji „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2013-2015” .

Wykonawca dokona również prezentacji przygotowanego materiału dla wszystkich realizatorów Programu
w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.

III.  WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują co najmniej 1 osobą,  która: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, przygotowała co najmniej jeden program  z obszaru wspierania rodziny*

*CV osób/osoby, które będą zaangażowane w przygotowanie Programu. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV

IV KRYTERIA OCENY  OFERTY:

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. III „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:

1. Cena brutto – 50 %,  max. 50 pkt, przy czym 50 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;

2 Doświadczenie Wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie przygotowywania programów/opracowań/analiz z obszaru wspierania rodziny – 40%, max. 40 pkt.

* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie usługi polegającej
na przygotowaniu programów /opracowań z obszaru wspierania rodzin.

3. Doświadczenie osoby/osób w przygotowywaniu programów/analiz, opracowań z obszaru wspierania rodziny – 10%, max 10 pkt – za kolejną osobę, która będzie zaangażowana do realizacji przedmiotu zamówienia powyżej osoby wskazanej w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO,

V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Etap I

W terminie 5 dni od podpisania umowy wykonawca przedstawi harmonogramem prac uwzględniający spotkania, konsultacje oraz warsztaty z realizatorami Programu oraz zarys Programu o którym mowa w pkt. II.6

Etap II

Do dnia 12 października  2015 r. Wykonawca dostarczy „Program Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018” pod wskazany przez Zamawiającego adres e mail oraz w formacie PDF  na nośniku CD  

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz następujące załączniki:

a) CV osób/osoby, które będą zaangażowane w przygotowanie Programu. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osoby/osób powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV – załącznik nr 1, tabela 2.

2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie mstrzelińska@um.warszawa.pl  do dnia 5 sierpnia 2015r.  do  godz. 15.30.

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną
do reprezentowania konsorcjum.

2.Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze,
a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

3. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone znakiem promocyjnym „Zakochaj się w Warszawie rodzinnej”. Znak promocyjny, o którym mowa, zamieszcza się zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy dotyczącym  „Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy i uprawnień przysługujących m.st. Warszawie w działaniach promocyjnych i informacyjnych; znak promocyjny dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej Miasta.

5. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

6. Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego.

7. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do odstąpienia
od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

8. Formularz oferty powinien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/-e.