Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Uzupełnienie i wyjaśnienia do zap.ofert. z dnia 21.09.2015 dot. Opracowania standardu i procedur kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: czwartek, 24 września 2015 - 15:33, ejozwiak

.


 W Punkcie IV KRYTERIA OCENY  OFERTY zapytania ofertowego podaje się właściwe wagi procentowe dla poszczególnych kryteriów oceny.

Dodatkowo załacza się "Formularz oferty" w edytowalnym formacie.

 

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

I OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

1. Przedmiotem zamówienia jest „Opracowanie standardu i procedur kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.

2. Powyższe działania oraz opracowane narzędzie powinno być zgodne z:

a)          Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej
(t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 332);

b)          Programem operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą
Nr LXXXII/2398/2010  Rady m.st. Warszawy z dnia 13 maja 2010 r.;

c)          Programem Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 przyjętego uchwałą Nr LXXI/1845/2013 Rady m.st. Warszawy z dnia 21 listopada 2013 r.

d)          Projektami przygotowywanych aktów prawnych w zakresie nowelizacji ustaw i rozporządzeń dotyczących pieczy zastępczej.

 II WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1.      Zadanie będzie realizowane przy współpracy z przedstawicielami Urzędu m.st. Warszawy – Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

2.      Do zakresu czynności w szczególności należeć będzie:

a)     Przeprowadzenie analizy materiałów, dotyczących realizacji zadań z obszaru pieczy zastępczej w strukturze miasta stołecznego Warszawy;

b)          Przygotowanie harmonogramu określającego etapy realizacji przedmiotu zamówienia
i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania, oraz przedłożenie we wskazanym w pkt V terminie (Etap I) harmonogramu do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie);

c)          Przeprowadzenie co najmniej 10 spotkań konsultacyjnych w ramach grupy roboczej, w skład której wejdą przedstawiciele:

- Biura Pomocy i Projektów Społecznych;

- Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie;

- instytucjonalnej pieczy zastępczej;

- rodzinnej pieczy zastępczej;

- organizacji pozarządowych działających w obszarze pieczy zastępczej.

Celem spotkań będzie wspólne wypracowanie standardu kontroli, procedur i narzędzi kontroli, oraz konsultowanie i modyfikowanie kolejnych procedur w trakcie ich powstawania.

Po każdym spotkaniu konsultacyjnym Wykonawca przygotuje raport zawierający
w szczególności informacje dotyczące przyjętych założeń oraz listę obecności uczestników spotkania.

d)          Przygotowanie zbioru dokumentów pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, zawierającego:

- opis standardów kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;

- opracowane narzędzia kontroli, w tym w szczególności:

·        wzory ankiet kierowanych do dzieci przebywających w pieczy zastępczej dostosowanych do ich wieku oraz formy pieczy zastępczej w której przebywają;

·        formularz umożliwiający zbieranie danych i bieżące monitorowanie obszarów ryzyka, jako jeden z elementów sprawowanej kontroli, z uwzględnieniem różnych form pieczy zastępczej;

 

Formularz będzie mógł być w przyszłości wykorzystany do stworzenia narzędzia informatycznego służącego do gromadzenia i szerszej analizy danych o jednostkach realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej.

·        kwestionariusz kontroli z określonym szczegółowo zakresem kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;

- procedury kontroli opisujące w szczególności:

·        zakres i przedmiot kontroli,

·        częstotliwość kontroli,

·        obszary ryzyka mające wpływ na działalność jednostek kontrolowanych,

·        wskazówki metodyczne dotyczące sposobu i technik przeprowadzenia kontroli
i czynności kontrolnych,

·        wzór protokołu pokontrolnego,

·        sposób weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych,

·        proces odwoławczy;

·        zakres współpracy z jednostkami działającymi w systemie pieczy zastępczej
w ramach sprawowanej kontroli.

e)          Przedstawienie projektu dokumentu o którym mowa w pkt II d) do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia korekt w przedstawionym projekcie);

f)            Zaprezentowanie dokumentu o którym mowa w pkt II.2 d) przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

g)          Przeprowadzenie, po akceptacji przez Zamawiającego dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, spotkania z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli;

Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;

Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkania spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli jednostek realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej;

 

III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany wykazać następujące doświadczenie oraz zasoby:

1.    W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że:

a)     w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z kontrolą lub audytem;

b)     w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związany z pieczą zastępczą (w szczególności: opracowanie standardu lub programu rozwoju pieczy zastępczej, przeprowadzenie badania ewaluacyjnego lub innego, przygotowanie publikacji z zakresu pieczy zastępczej); 

2.        W zakresie potencjału ludzkiego, Wykonawca wykaże, że:

a)     dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z kontrolą lub audytem*;

b)     dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z pieczą zastępczą*,

*CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia powinno zawierać wyraźnie wyróżnione wskazane wyżej elementy doświadczenia

 

 

IV KRYTERIA OCENY  OFERTY:

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. III „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:

1. Cena brutto – 50 %,  max. 50 pkt, przy czym 50 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;

2. Doświadczenie oferenta* w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektu/usługi związanej z kontrolą lub audytem – 15 %, max. 15 pkt, zgodnie
z poniższą punktacją:

Liczba zrealizowanych projektów/usług związanych z audytem lub kontrolą, ponad wymagany w pkt. III wskaźnik

 

Liczba punktów

Od 1 do 2  zrealizowanych projektów

5 pkt

Od 3 do 4   zrealizowanych projektów

10 pkt

5 i więcej    zrealizowanych projektów

15 pkt

 

 

 

 

 

 

 

* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie przedmiotowej usługi

3. Doświadczenie oferenta* w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektów/usług z obszaru pieczy zastępczej – 15 %, max. 15 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:

Liczba zrealizowanych projektów/usług z obszaru
pieczy zastępczej,  ponad wymagany
w pkt. III wskaźnik

 

Liczba punktów

Od 1 do 2  zrealizowanych projektów

5 pkt

Od 3 do 4  zrealizowanych projektów

10 pkt

5 i więcej  zrealizowanych projektów

15 pkt

 

 

 

 

 

 

 

* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie przedmiotowej usługi.

4. Doświadczenie osoby/osób, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia,
w realizowaniu projektów/usług z obszaru odpowiadającego swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. w opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań z zakresu pieczy zastępczej – 20 %, max. 20 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:

Dysponowanie osobą/osobami mającymi doświadczenie
w  opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań
z zakresu pieczy zastępczej

 

Liczba punktów

TAK

20 pkt

NIE

0 pkt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Zadanie będzie realizowane w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2015 r.

Etap I

W terminie 5 dni od podpisania umowy wykonawca przedstawi harmonogramem prac określający etapy realizacji przedmiotu zamówienia i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania.

Etap II

Do dnia 6 listopada 2015 r. Wykonawca opracuje oraz dostarczy pod wskazany przez Zamawiającego adres, w formie elektronicznej (mailem lub na nośniku CD, w formacie PDF) oraz w wersji papierowej, projekt dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez
m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej
”.

Etap III

Do dnia 30 listopada 2015 r. Wykonawca zaprezentuje przygotowany i zaakceptowany przez Zamawiającego „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej” przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych, a także przeprowadzi spotkanie z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.    Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, oraz następujące załączniki:

a)    Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt.  IV KRYTERIA OCENY  OFERTY,  jako elementy doświadczenia Wykonawcy (np. referencje).

b)   CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia zawierające wyraźnie wyróżnione wskazane w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt.  IV KRYTERIA OCENY  OFERTY, elementy doświadczenia.

 

2.    Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie kparnicka@um.warszawa.pl  lub wysłać faxem na nr  22 443 14 42 do dnia 28 września 2015 r.  do  godz. 15.00.

 

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

2. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia wynosi 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, zgodnie z Umową / zamówieniem.

3. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone znakiem promocyjnym „Zakochaj się w Warszawie rodzinnej”. Znak promocyjny, o którym mowa, zamieszcza się zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy dotyczącym  „Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy i uprawnień przysługujących m.st. Warszawie w działaniach promocyjnych i informacyjnych; znak promocyjny dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej m.st. Warszawy.

5. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

6. Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego.

7. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

8. Formularz oferty powinien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/-e.

9. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji zamówienia.

 

 

Załączniki

  1. 1.
    ZAPYTANIE OFERTOWE
    (plik: zapytanie_ofertowe_standard_kontroli_24_09.pdf, file size: 2818.92 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    ZAŁĄCZNIK - FORMULARZ OFERTY
    (plik: formularz_oferty_-_zalacznik_nr_1_do_zapytania_ofertowego.doc, file size: 75.5 KB)
    Pobierz