PYTANIE:

Po czyjej stronie leżą koszty związane z wynajmem Sali w celu przeprowadzenia tych spotkań oraz cateringiem?

ODPOWIEDŹ:

Koszty związane z wynajmem Sali oraz cateringiem ponosi Zamawiający – Miasto stołeczne Warszawa

PYTANIE:

Jak ma wyglądać catering na tych spotkaniach?

ODPOWIEDŹ:

Podczas warsztatów i konsultacji Miasto zapewni kawę oraz herbatę.

PYTANIE:

W pkt II WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, w pkt 5. jest mowa o przeprowadzeniu po 1 spotkaniu konsultacyjnym z przedstawicielami rodzinnej pieczy zastępczej, instytucjonalnej pieczy zastępczej, przedstawicielami Ośrodków Pomocy Społecznej, z organizacjami pozarządowymi zajmującymi się tematyką pieczy zastępczej - czy oznacza to 4 spotkania, każde z nich z inna kategorią osób (odpowiednio: 1. przedstawiciele rodzinnej pieczy zastępczej, 2. przedstawiciele instytucjonalnej pieczy zastępczej, 3. przedstawiciele Ośrodków Pomocy Społecznej, 4. z organizacjami pozarządowymi zajmującymi się tematyką pieczy zastępczej) czy jedno spotkanie z reprezentantami czterech wyżej wymienionych środowisk?

ODPOWIEDŹ:

Do zakresu czynności Wykonawcy w ramach realizacji zamówienia należy między innymi przeprowadzenie konsultacji w następujący sposób:

- 1 spotkanie konsultacyjne z przedstawicielami rodzinnej pieczy zastępczej;

- 1 spotkanie konsultacyjne z przedstawicielami instytucjonalnej pieczy zastępczej;

- 1 spotkanie konsultacyjne z przedstawicielami Ośrodków Pomocy Społecznej;

- 1 spotkania z organizacjami pozarządowymi zajmującymi się tematyką pieczy zastępczej;

- 3 spotkania konsultacyjne z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie.

ZAPYTANIE OFERTOWE:

1.Przedmiotem zamówienia jest opracowanie „Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2016-2018”  uwzględniające przeprowadzenie warsztatów i konsultacji z przedstawicielami instytucjonalnej i rodzinnej pieczy zastępczej, Ośrodków Pomocy Społecznej, Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, z organizacjami pozarządowymi zajmującymi się tematyką pieczy zastępczej służących weryfikacji celów „Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015” oraz określeniu założeń i celów kolejnego programu.

 2. Zawartość merytoryczna Programu powinna być zgodna z:

a) Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. 2015.332)

b) Programem operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą
Nr LXXXII/2398/2010 z dnia 13 maja 2010 r.

c) Programem Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 przyjętego uchwałą Nr LXXI/1845/2013 Rady m.st. Warszawy z dnia 21 listopada 2013 r.

d) Projektami przygotowywanych aktów prawnych w zakresie nowelizacji ustaw i rozporządzeń dotyczących pieczy zastępczej.

3. Program powinien nawiązywać do działań rozpoczętych w trakcie realizacji „Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015”

II WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Do zakresu czynności w szczególności należeć będzie:
1. Przeprowadzenie analizy materiałów, dotyczących realizacji zadań z obszaru pieczy zastępczej w strukturze miasta stołecznego Warszawa.

2. Przygotowanie harmonogramu określającego etapy projektowania Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej. Przedłożenie harmonogramu do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie.

3. Przygotowanie zarysu Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej zawierającego w szczególności strukturę celów i wskaźniki i przedstawienie go do akceptacji Zamawiającemu.

4. Przeprowadzenie 2 warsztatów strategicznych mających na celu ustalenie założeń programu, minimum po 8 godzin każdy z przedstawicielami pieczy zastępczej, Ośrodków Pomocy Społecznej, Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie. Po każdym warsztacie Wykonawca przygotuje raport zawierający w szczególności informacje: temat spotkania, analizę wypracowanych założeń do programu, listę obecności uczestników warsztatów.

5. Przeprowadzenie po 1 spotkaniu konsultacyjnym z przedstawicielami rodzinnej pieczy zastępczej, instytucjonalnej pieczy zastępczej, przedstawicielami Ośrodków Pomocy Społecznej, z organizacjami pozarządowymi zajmującymi się tematyką pieczy zastępczej oraz 3 spotkań konsultacyjnych z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie w celu przedyskutowania zarysu przygotowanego Programu, który uwzględniał będzie wypracowane podczas warsztatów założenia do Programu. Po każdym spotkaniu konsultacyjnym Wykonawca przygotuje raport zawierający w szczególności informacje dotyczące uwag do konsultowanego Programu oraz listę obecności uczestników spotkania.

Warsztaty i konsultacje odbywać się będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkań spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację pieczy zastępczej.  

6. Przygotowanie dokumentu „Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2016-2018” zawierającego w szczególności diagnozę z obszaru pieczy zastępczej w m.st. Warszawie, system monitorowania i wdrażania, strukturę celów i wskaźniki ich realizacji oraz wytycznych do harmonogramu działań. Wykonawca uwzględni w Programie rekomendacje z przeprowadzonej ewaluacji „Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015”  

Wykonawca dokona również prezentacji przygotowanego materiału dla wszystkich realizatorów Programu w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.

 III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują co najmniej 1 osobą która: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, przygotowała co najmniej jeden program związany z pieczą zastępczą.*

*CV osób/osoby, które będą zaangażowane w przygotowanie Programu. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV

IV KRYTERIA OCENY OFERTY:

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. III „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:

1. Cena brutto – 50 %, max. 50 pkt, przy czym 50 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;

2 Doświadczenie Wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie przygotowywania programów/opracowań z obszaru pieczy zastępczej – 40%, max. 40 pkt.

* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie usługi polegającej na przygotowaniu programów /opracowań z obszaru pieczy zastępczej.

3. Doświadczenie osoby/osób w przygotowywaniu programów z obszaru pieczy zastępczej – 10%, max 10 pkt – za każdą kolejną osobę, która będzie zaangażowana do realizacji przedmiotu zamówienia powyżej osoby wskazanej w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO, zgodnie z punktacją zawartą w tabeli poniżej.

 V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Etap I

W terminie 5 dni od podpisania umowy wykonawca przedstawi harmonogramem prac uwzględniający spotkania, konsultacje oraz warsztaty z realizatorami Programu oraz zarys Programu o którym mowa w pkt. II.6

Etap II

Do dnia 15 października 2015 r. Wykonawca dostarczy „Program Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2016-2018” pod wskazany przez Zamawiającego adres w formacie PDF oraz na nośniku CD.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz następujące załączniki:

a)  CV osób/osoby, które będą zaangażowane w przygotowanie Programu. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osoby/osób powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV – załącznik nr 1, tabela 2.

4. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie ext.abernacka@um.warszawa.pl lub wysłać faxem na nr 22 443 14 42 do dnia 31 lipca 2015r. do  godz. 12.00.

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

2.Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

3. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone znakiem promocyjnym „Zakochaj się w Warszawie rodzinnej”. Znak promocyjny, o którym mowa, zamieszcza się zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy dotyczącym „Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy i uprawnień przysługujących m.st. Warszawie w działaniach promocyjnych i informacyjnych; znak promocyjny dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej Miasta.

5. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

6. Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego.

7. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

8. Formularz oferty powinien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/-e.