1.  OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

Przeprowadzenie:

Etap I - procesu opisania i wartościowania 2 stanowisk pracy - fizjoterapeuty i technika fizjoterapii (ok. 42 etatów/pracowników) w 14 Domach Pomocy Społecznej m.st. Warszawy oraz analiza wynagrodzeń i kontynuacja regulacji płac (ok.1200 etatów/pracowników) w 14 DPS;

Etap II - procesu opisania i wartościowania ok. 20 stanowisk pracy (ok. 70 etatów/pracowników) w 2 placówkach m.st. Warszawy – Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” oraz Centrum Usług Społecznych „Społeczna Warszawa”.

2.    WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Etap I. Proces opisania i wartościowania 2 stanowisk pracy - fizjoterapeuty i technika fizjoterapii (ok. 42 etatów/pracowników) w 14 Domach Pomocy Społecznej m.st. Warszawy oraz analiza wynagrodzeń i kontynuacja regulacji płac w 14 DPS (ok.1200 etatów/pracowników): 

·       uzupełnienie katalogu stanowisk występujących w DPS o modelowe opisy stanowisk pracy fizjoterapeuty i technika fizjoterapii,  

·       przeprowadzenie procesu wartościowania 2 stanowisk pracy w 14 DPS m.st. Warszawy – fizjoterapeuty oraz technika fizjoterapii, z uwzględnieniem analiz rynkowych poziomu wynagrodzeń na stanowiskach porównywalnych; 

·       aktualizacja istniejącego jednolitego regulaminu DPS w zakresie uzupełnienia załączników o 2 ww. stanowiska oraz  opracowania taryfikatora płac zasadniczych i zmiennych (przyporządkowanie przedziałów płacowych do kategorii zaszeregowania, określenie stopnia przenikania się przedziałów), 

·       agregacja i analiza danych finansowych zebranych z 14 DPS, niezbędnych do dokonania weryfikacji wyników wdrożenia w 2016 roku procesu wartościowania stanowisk pracy i obliczenia kosztów kontynuacji procesu regulacji płac w DPS,  

·       przygotowanie minimalnie 3 (słownie: trzech), a maksymalnie 5 (słownie: pięciu) symulacji finansowych oraz ostatecznej analizy finansowej kosztów kontynuacji procesu regulacji płac w 14 DPS, w roku 2018 i następnym, w podziale na jednostki,

·       przygotowanie 14 finansowych tabel wdrożeniowych z podziałem na stanowiska występujące w DPS,

·       opracowanie tabeli optymalnych wynagrodzeń zasadniczych wskazanych dla każdego stanowiska pracy na podstawie przeprowadzonych analiz,

·       opracowanie raportu podsumowującego etap I.

Etap II. Proces opisania i wartościowania ok. 20 stanowisk pracy (ok. 70 etatów/pracowników) w Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” oraz Centrum Usług Społecznych „Społeczna Warszawa”:

a)       Przygotowanie procesu i metody wartościowania stanowisk pracy w Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” (zwanego dalej CAM) oraz Centrum Usług Społecznych „Społeczna Warszawa” (zwanego dalej CUS) funkcjonujących na terenie m.st. Warszawy:

·         zapoznanie się w porozumieniu z Zamawiającym z pełną, niezbędną do przeprowadzenia opisania i wartościowania stanowisk pracy, dokumentacją dotyczącą specyfiki funkcjonowania zespołów i placówek, zasadami finansowania oraz kwestiami związanymi ze sprawami kadrowymi pracowników (m.in. obecna polityka kadrowa, personalna
i wynagrodzeń, wykaz funkcjonujących stanowisk);

·         zaprojektowanie we współpracy z Zamawiającym i poprzez zorganizowanie w siedzibie Zamawiającego ok. 2-3 spotkań z członkami powołanej przez Zamawiającego grupy roboczej, metody wartościowania pracy (określenie metody wartościowania, określenie kryteriów i kluczy analitycznych, zbudowanie kwestionariusza wyceny stanowiska, wyznaczenie stanowisk kluczowych), uwzględniającą specyfikę funkcjonowania CUS i CAM oraz obowiązujących przepisów prawa, np. ustawa o pracownikach samorządowych, rozporządzenie w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, ustawa o pomocy społecznej, rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej zmieniające rozporządzenie w sprawie klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego;

·         przygotowanie raportu i prezentacja wyników etapu zawierająca m.in.: opis metody wartościowania ze wskazówkami praktycznego stosowania procesu, zdefiniowane kryteria wartościowania stanowisk i ich wagi oraz opis
i harmonogram dalszego wdrażania procesu;

·         zatwierdzenie przez Zamawiającego metody i koncepcji procesu wdrażania. 

b)       Zapoznanie zainteresowanych stron z celami i metodą wartościowania:

·       przeprowadzenie szczegółowej prezentacji połączonej z wykładem (min. 7 godzin dydaktycznych) na temat wyceny trudności pracy i metodyki wartościowania wraz z przedstawieniem celów i metody wartościowania pracy;

·       prezentacja/wykład zostanie przeprowadzona dla maksymalnie 20 osób, w tym dla:

·         pracowników Zamawiającego;

·         przedstawicieli CAM i CUS;

·         członków grupy roboczej;

·       prezentacja/wykład odbędzie się w siedzibie Zamawiającego (Zamawiający udostępni salę dydaktyczną
z rzutnikiem),

·       Wykonawca zapewni:

·         specjalistę posiadającego odpowiedni zasób wiedzy oraz przygotowanie i doświadczenie niezbędne
do przeprowadzenia prezentacji/wykładu;

·         niezbędny sprzęt i materiały (laptop, materiały biurowe, materiały merytoryczne dla każdego uczestnika, listę obecności etc.);

·       zatwierdzenie wyników prac przez Zamawiającego.

c)        Dostosowanie opisów stanowisk pracy w CAM i CUS do zaplanowanego procesu wartościowania:

·         inwentaryzacja opisów stanowisk pracy aktualnie obowiązujących w CAM i CUS oraz pozyskiwanie
od przedstawicieli CAM i CUS danych dotyczących specyfiki poszczególnych stanowisk pracy, a następnie ich analiza na potrzeby procesu wartościowania;

·         wskazanie możliwości zoptymalizowania liczby opisów stanowisk pracy;

·         zorganizowanie i przeprowadzenie w siedzibie Zamawiającego (Zamawiający udostępni salę dydaktyczną
z rzutnikiem) minimum 1 warsztatu z zakresu tworzenia odpowiedniego wzoru opisu stanowiska pracy (min. 3 godziny dydaktyczne) z udziałem członków grupy roboczej i przedstawicieli CAM i CUS,

·         Wykonawca zapewni osoby/osobę prowadzące/prowadzącą warsztaty, niezbędny sprzęt i materiały (laptop, materiały biurowe, materiały merytoryczne dla każdego uczestnika warsztatów, lista obecności etc.) oraz opracuje protokoły z warsztatów;

·       opracowanie wzoru opisu stanowiska pracy do wykorzystania przy wartościowaniu wraz z procedurą modyfikacji opisów tych stanowisk na potrzeby naborów na wolne stanowiska pracy i innych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi;

·       przeprowadzenie konsultacji opracowanego wzoru opisu stanowiska pracy z grupą roboczą;

·       opracowanie we współpracy i po konsultacjach z przedstawicielami CAM i CUS modelowych opisów stanowisk pracy dla wszystkich stanowisk i przygotowanie ich do procesu wartościowania.

·       zatwierdzenie wyników prac przez Zamawiającego.

d)       Przeprowadzenie wartościowania stanowisk pracy w CAM i CUS:

·         przeprowadzenie procesu wartościowania wszystkich stanowisk pracy poprzez organizację, moderację
i prowadzenie w siedzibie Zamawiającego minimum 1 (lub tylu, ile będzie niezbędne do przeprowadzenia wartościowania wszystkich stanowisk) warsztatu (min. 4 godziny dydaktyczne lub tyle, ile będzie niezbędne)                              z udziałem grupy roboczej, przedstawicieli CAM i CUS;

·         warsztat odbędzie się w siedzibie Zamawiającego (Zamawiający udostępni salę dydaktyczną
z rzutnikiem),

·         Wykonawca zapewni osoby/osobę prowadzące/prowadzącą warsztaty, niezbędny sprzęt i materiały (laptop, materiały biurowe, materiały merytoryczne dla każdego uczestnika warsztatów, lista obecności etc.) oraz opracuje protokoły z warsztatów;

·         ustalenie hierarchii stanowisk oraz nadanie wartości wszystkim stanowiskom pracy poprzez analityczno -  punktową ocenę pracy na każdym ze stanowisk w CUS i CAM;

·         zdefiniowanie kategorii zaszeregowania stanowisk (liczby kategorii oraz rozpiętości punktowych, zaklasyfikowanie stanowisk do kategorii);

·         przygotowanie, po konsultacjach z zespołem ds. wartościowania i przedstawicielami CAM i CUS, raportu zawierającego:

­    wartościowanie wszystkich stanowisk pracy występujących w CAM i CUS,

­    wypracowaną hierarchię stanowisk pracy,

­    grupy/kategorie zaszeregowania stanowisk pracy.

• zatwierdzenie wyników prac przez Zamawiającego.

e)       Opracowanie i wdrożenie systemu wynagradzania, w tym taryfikatora płac zasadniczych i zmiennych dla stanowisk pracy występujących w CAM i CUS:

·         przeprowadzenie analiz rynkowych poziomu wynagrodzeń na stanowiskach porównywalnych do stanowisk występujących w CAM i CUS;

·         przygotowanie rekomendacji dotyczących zmiany polityki wynagrodzeń i jej powiązania z rezultatami wartościowania;

·         opracowanie taryfikatora płac zasadniczych i zmiennych (przyporządkowanie przedziałów płacowych do kategorii zaszeregowania, określenie stopnia przenikania się przedziałów);

• przygotowanie minimum 3, a maksymalnie 5 symulacji kosztów proponowanych zmian w stawkach płac;
• opracowanie materiałów do wdrożenia wyników wartościowania stanowisk pracy w CAM i CUS, obejmujących:

­    analizę danych zebranych z CAM i CUS, a w szczególności danych finansowych niezbędnych
do dokonania symulacji, wyliczeń kosztów wdrożenia wyników wartościowania stanowisk pracy w roku 2018 i następnym, w podziale na jednostki oraz opracowania 2 finansowych tabel wdrożeniowych z podziałem na stanowiska występujące w CUS i CAM,

­    analizę obecnie funkcjonujących regulaminów wynagrodzeń i premiowania, regulaminów pracy oraz innych danych niezbędnych do wdrożenia wyników wartościowania,

• opracowanie projektu jednolitego regulaminu wynagradzania w CAM, CUS, 
• zatwierdzenie wyników prac przez Zamawiającego.

f)         Podsumowanie zrealizowanych prac:

·       przygotowanie prezentacji dla kadry kierowniczej Zamawiającego oraz CAM i CUS, przedstawiającej wyniki prac zrealizowanych w ramach przedmiotu zamówienia.;

·       opracowanie raportu podsumowującego etap II.

3.                                  WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO  ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

a)              Doświadczenie (wskazane w TABELI NR 1 Formularza ofertowego):               

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali należycie co najmniej jedno zamówienie o wartości minimum 30.000 zł brutto i odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. związane z:

•     opisaniem i wartościowaniem wszystkich (co najmniej 50) stanowisk pracy w jednostce sektora finansów publicznych oraz przełożeniem wyników wartościowania na wynagrodzenia

oraz

•     dostosowaniem metody wartościowania stanowisk pracy do potrzeb ww. jednostki oraz zaimplementowaniem powyższej metody w tej jednostce.

Na potwierdzenie spełnienia w/w wymagania, Zamawiający żąda przedstawienia dokumentów wystawionych przez zleceniodawców potwierdzających należytą realizację usług.

b)              Potencjał osobowy (wskazany w TABELI NR 2 Formularza ofertowego):

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują osobą, posiadającą:

•     wykształcenie wyższe

oraz

•     doświadczenie w pełnieniu funkcji kierowniczych lub konsultanta w co najmniej 1 projekcie / zamówieniu, którego przedmiotem było opisanie i wartościowanie wszystkich (co najmniej 50) stanowisk pracy w jednostce sektora finansów publicznych oraz przełożenie wyników wartościowania na wynagrodzenia, zdobyte w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie

oraz

- doświadczenie pedagogiczne/trenerskie w przeprowadzeniu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu  składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 szkoleń zamkniętych z zakresu wartościowania stanowisk pracy . 

Uwaga! Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa, może wytypować do przeprowadzenia warsztatów i szkolenia osobę inną niż wskazana w ofercie (TABELA NR 2 Formularza ofertowego), tylko pod warunkiem spełniania przez nią warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i tylko w uzasadnionym przypadku. Zmiana taka wymaga pisemnego zgłoszenia Zamawiającemu min. 7 dni przed terminem szkolenia/warsztatów.

4.          KRYTERIA OCENY  OFERTY

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. 3 „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie
wg poniższych kryteriów:

a)              60% – doświadczenie Wykonawcy (wskazane w TABELI NR 3 Formularza ofertowego) w realizacji usługi wartościowania stanowisk (tj. wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie zamówienie
o wartości minimum 30.000 zł brutto i odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia tj. związane z: opisaniem i wartościowaniem wszystkich (co najmniej 50) stanowisk pracy
w jednostce sektora finansów publicznych oraz przełożeniem wyników wartościowania na wynagrodzenia; dostosowaniem metody wartościowania stanowisk pracy do potrzeb ww. jednostki oraz zaimplementowaniem powyższej metody w tej jednostce. Wykonawca otrzyma punkty za wykazanie w/w usługi według skali punktowej:

•     10 pkt: 1 usługa,

•     30 pkt: 2-3 usługi,

•     40 pkt: 4-5 usług,

•     60 pkt: 6 i więcej usług;

Uwaga!

1. Usługa wskazana na potwierdzenie spełniania warunków określonych w pkt. 3a „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, nie będzie oceniana w części 4b „Kryteria oceny oferty”.

2. Każda wykazana usługa związana z opisaniem i wartościowaniem wszystkich (co najmniej 50) stanowisk pracy w jednostce pomocy społecznej oraz przełożeniem wyników wartościowania na wynagrodzenia, dostosowaniem metody wartościowania stanowisk pracy do potrzeb ww. jednostki oraz zaimplementowaniem powyższej metody w tej jednostce będzie premiowana dodatkowo 5 punktami, przy czym Wykonawca może otrzymać w ramach tego kryterium maksymalnie 60 pkt.

b)              30% – cena za realizację przedmiotu zamówienia;

c)               10% – potencjał osobowy dotyczący osób zaangażowanych do realizacji przedmiotu zamówienia (opisany w TABELI NR 4 Formularza ofertowego) – za dodatkową osobę, która zostanie zaangażowana w realizację przedmiotu zamówienia, poza osobą wskazaną na potwierdzenie spełniania określonych w pkt 3b  „Warunków przystąpienia do zapytania ofertowego”. Wykazanie dodatkowej osoby w TABELI NR 4 Formularza ofertowego jest równoznaczne ze zobowiązaniem  Wykonawcy do zaangażowania jej w realizację przedmiotu zamówienia.

Uwaga! Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa, może wytypować do przeprowadzenia warsztatów i szkolenia osobę inną niż wskazana w ofercie (TABELA NR 4 Formularza ofertowego), tylko pod warunkiem spełniania przez
nią warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i tylko w uzasadnionym przypadku. Zmiana taka wymaga pisemnego zgłoszenia Zamawiającemu min. 7 dni przed terminem szkolenia/warsztatów.

Doświadczenie i potencjał osobowy Wykonawcy, wykazane w kryterium oceny oferty, muszą spełniać warunki określone
w pkt. 3a i 3b „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”.

5.        TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: 

Etap I nie później niż do 30 września 2018 r. 

Etap II nie później niż do 30 listopada 2018 r.

6.        TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

a)              Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz
z załącznikami. 

b)              Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie: Małgorzata Borys-Dziedzic, mborys@um.warszawa.pl do dnia 29 lipca 2018 r. 

c)               Plik stanowiący załącznik do wiadomości e-mail nie może przekraczać 10 MB. 

7.                                       INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

a)              W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

b)              Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze,
a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku
w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

c)               Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana
w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

d)              Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

e)              Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty. 

f)                Nie ma możliwości składania ofert cząstkowych.

g)              Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

h)              Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

i)                Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą.

UWAGI: Zamawiający dopuszcza modyfikację poszczególnych etapów, o których mowa w Warunkach realizacji zamówienia