Przedmiot zamówienia realizowany jest w związku z przygotowaniem dokumentacji dla projektu „Budowa i wdrożenie zintegrowanego systemu wsparcia usług opiekuńczych opartego na narzędziach TIK na terenie Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (E-Opieka) realizowanego na obszarze 11 gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego  (miasto stołeczne Warszawa, Grodzisk Mazowiecki, Jabłonna, Karczew, Legionowo, Marki, Pruszków Radzymin, Wieliszew, Zielonka, Żyrardów) planowanego do realizacji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020, Działanie 2.1 E-usługi, Poddziałanie 2.1.2 E-usługi dla Mazowsza w ramach ZIT.

Koncepcja projektu stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

Część I: Analiza biznesowa systemu „e-opieka” uwzględniająca procesy i zależności w systemie usług społecznych dla dorosłych osób zależnych obejmuje:

1.      Przygotowanie i przeprowadzenie strategicznego warsztatu wprowadzającego, którego celem jest analiza otoczenia instytucjonalno-prawnego dla projektu „E-opieka”.

1.1.   Wykonawca jest zobowiązany przygotować scenariusz warsztatu;

1.2.    lista uczestników zostanie ustalona we współpracy z Zamawiającym;

1.3.   liczba osób biorących udział w warsztacie to maksymalnie 15 osób;

1.4.   warsztat będzie trwał maksymalnie 4 godziny zegarowe w ciągu jednego dnia roboczego. Dokładny termin przeprowadzenia warsztatu zostanie ustalony z Zamawiający;

1.5.   Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wszelkie materiały (np. papier, flamastry) oraz urządzenia elektroniczne niezbędne do przeprowadzenia warsztatu, np. papier, flamastry, komputer, rzutnik, flipchart itp.

1.6.   Zamawiający udostępni salę na terenie Warszawy, w której przeprowadzony będzie warsztat.

2.      Analizę otoczenia instytucjonalno-prawnego dla projektu „E-opieka”, której przedmiotem będzie:

2.1.   Analiza dokumentów zastanych z zakresu usług opiekuńczych:

·         Statuty 18 ośrodków pomocy społecznej m.st. Warszawy oraz 10 gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (Grodzisk Mazowiecki, Jabłonna, Karczew, Legionowo, Marki, Pruszków, Radzymin, Wieliszew, Zielonka, Żyrardów)

·         Uchwała i statut Centrum Usług Społecznych (Uchwała Rady m.st. Warszawy nr XXXVIII/982/2016 z dnia 16 grudnia 2016 r.)

·         Badanie dotyczące świadczenia usług opiekuńczych w Warszawie (materiał udostępniony przez Zamawiającego)

·         Sprawozdania z udzielonych świadczeń pomocy społecznej - pieniężnych, w naturze
i usługach -MPIPS 03-R lata 2015 i 2016, m.st. Warszawa oraz 10 gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (Grodzisk Mazowiecki, Jabłonna, Karczew, Legionowo, Marki, Pruszków, Radzymin, Wieliszew, Zielonka, Żyrardów)

·         Uchwała Nr XXXVII/843/2004 Rady miasta stołecznego Warszawy z dnia 16 września 2004 roku w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze oraz zasad zwrotu wydatków za świadczenia z pomocy społecznej realizowane przez m.st. Warszawę w zakresie zadań własnych gminy

2.2.   Analiza katalogu usług opiekuńczych z uwzględnieniem usług specjalistycznych i sposoby ich świadczenia w miejscu zamieszkania  w celu opracowania optymalnego katalogu usług, sposobu ich zlecania i koordynacji dystrybucji w oparciu o założenia centralizacyjne dla organizowania usług na terenie m.st. Warszawy oraz 10 gmin WOF.

2.3.    Analiza finansowania świadczonych usług opiekuńczych (z wyłączeniem usług specjalistycznych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) z uwzględnieniem odpłatności w kontekście przyznawania i rozliczania usług opiekuńczych w oparciu o założenia centralizacyjne dla organizowania usług na terenie m.st. Warszawy oraz 11 gmin WOF. Uchwała Nr XXXVII/843/2004 Rady miasta stołecznego Warszawy z dnia 16 września 2004 roku w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze oraz zasad zwrotu wydatków za świadczenia z pomocy społecznej realizowane przez m.st. Warszawę w zakresie zadań własnych gminy

2.4.   Analiza struktury organizacyjnej oraz procesów zarządczych i koordynacyjnych w obszarze usług społecznych, ze szczególnym uwzględnieniem usług opiekuńczych w m.st. Warszawie oraz 10 wskazanych gminach obszaru WOF.

3. Wypracowanie założeń nowego systemu kontraktowania, realizacji i monitorowania usług społecznych, ze szczególnym uwzględnieniem usług opiekuńczych i teleopieki, w tym:

3.1 przygotowanie założeń optymalnego modelu realizacji usług z punktu widzenia zaspokojenia potrzeb odbiorcy końcowego oraz zwiększenia efektywności (zakres
i katalog usług, podmioty realizujące, sposób ich wybierania i kontraktowania),

3.2 przygotowanie założeń optymalnego modelu organizacyjnego (założenia do zmian w strukturze organizacyjnej i warunków niezbędnych, by powstał zauważalny efekt optymalizacji, podział zadań i odpowiedzialności między poszczególne jednostki związane z organizacją pomocy społecznej w Warszawie oraz 10 wskazanych gminach WOF),

3.3  zdefiniowanie założeń mechanizmów koordynacji usług i podmiotów je realizujących (w tym zakładających wykorzystanie nowych technologii),

3.4  opracowanie rekomendacji w zakresie optymalnego modelu koordynacji usług,

3.5  zdefiniowanie sposobu monitoringu realizacji usług (z wykorzystaniem nowych technologii),

3.6  opracowanie rekomendacji w zakresie optymalnego systemu monitorowania usług i współpracy w tym zakresie między centralną jednostką a ośrodkami pomocy społecznej,

3.7   analiza efektywności kosztowej zaproponowanych rozwiązań,

3.8  analiza działania centrum usług społecznych w kontekście realizacji projektu „e-opieka” w Warszawie oraz 10 wskazanych gminach WOF,

3.9  identyfikacja najlepszych praktyk i innowacyjnych rozwiązań w zakresie realizacji usług opiekuńczych, w tym struktur organizacyjnych, metod segmentacji klientów, sposobów dostarczania, efektywnego kontraktowania, wykorzystania zasobów lokalnej społeczności oraz wolontariatu.

4. Analizę funkcjonowania centrum wsparcia 7/24 w kontekście utworzonej centralnej jednostki i relacji z lokalnymi ośrodkami pomocy społecznej, w tym:

4.1  analizę korelacji między centrum usług społecznych, centrum wsparcia 7/24, a 19 115,

4.2  analizę możliwości integracji systemu wsparcia 7/24 z systemem 19 115,

4.3  analizę zależności pomiędzy centrum wsparcia 24/7, a reakcją służb ratunkowych, m.in. pogotowie ratunkowe, straż pożarna, policja, pogotowie gazowe etc.

4.4  analizę merytoryczną i finansową możliwości świadczenia innych usług przez centrum wsparcia, w tym np.: pomoc psychologiczna (telefon zaufania), udzielenie informacji na temat działań i ofert na rzecz osób starszych, pomoc serwisowa (poszukiwanie doradców i produktów),

4.5  analizę (w tym formalno-prawną) możliwości oraz zasadności zastosowania wybranych rozwiązań w m.st. Warszawie oraz na terenie WOF m.in. w kontekście odpłatności teleopieki i monitorowania podstawowych funkcji życiowych wśród odbiorców usług opiekuńczych na terenie m.st. Warszawy oraz wskazanych 10 gmin WOF,

4.6  analizę kosztową wariantów funkcjonowania centrum wsparcia 7/24, uwzględniającą elementy określone w pkt. 4.1-4.5.

5. Opracowanie rekomendacji i wniosków, a w szczególności:

5.1.przygotowanie raportu z rekomendacjami zawierającego co najmniej 2 warianty realizacji projektu „e-opieka” w zakresie m.in. funkcjonowania systemu wsparcia 7/24 wypracowanymi w oparciu o obowiązujące normy i przepisy prawa,

5.2.przygotowanie wizualnej mapy procesów biznesowych związanych ze świadczeniem e- usług.

Część II Analiza systemowych rozwiązań technologicznych w obszarze teleopieki- wypracowanie koncepcji technologicznej dla systemu „e-opieka” obejmuje:

1.      Analizę rozwiązań (warstwa sprzętowa i oprogramowanie) dostępnych na rynku z zakresu teleopieki oraz monitoringu świadczonych usług społecznych ze szczególnym uwzględnieniem usług opiekuńczych.

2.       Analizę dotychczasowych testów technologicznych prowadzonych w DPS „Syrena”.

3.      Analizę możliwości wdrożenia elementów przykładowo systemu „Vincles” opracowanego w Barcelonie, którego celem jest budowa wirtualnej platformy nawiązywania i utrzymywania więzi i relacji międzyludzkich między mieszkańcami miasta a osobami samotnymi (dokumentacja udostępniona przez Zamawiającego w czasie realizacji Umowy).

4.      Analizę wykorzystania narzędzi ubieralnych monitorujących podstawowe parametry takie jak: temperatura ciała/ temperatura skóry, regularny pomiar rytmu serca, ciśnienie, aktywność fizyczna (np. pedometr) system przywoławczy, informacja o tym, czy użytkownik ma przy sobie urządzenie, czy obecnie zostało ono zdjęte, przesyłanie informacji o upadku, a także lokalizator.

5.      Analizę instalowania kiosku diagnostycznego służącego do oceny stanu osób korzystających z usług opiekuńczych i posiadającego następujące funkcje: pomiar
i obserwacja oddechu, pomiar i obserwacja tętna, pomiar ciśnienia tętniczego, pomiar temperatury ciała, ocena stanu świadomości, ocena stanu ogólnego, także procedury
i algorytmy służące do oceny stanu ogólnego, zakres wykonywanych ruchów, koordynacja ruchowa, równowaga ciała, napięcie mięśniowe, reakcja odruchowa, stan powłok skórnych i włosów, czy też stan jamy ustnej i narządu żucia.

6.      Analizę rozwiązań technologicznych z zakresu koordynacji i monitoringu świadczonych usług przez realizujące je podmioty.

7.      Zdefiniowanie sposobu monitoringu realizacji usług z wykorzystaniem nowych technologii co najmniej w 2 wariantach.

8.      Analizę infrastruktury teleinformatycznej niezbędnej do budowy i funkcjonowania systemu „e-opieka”, także pod kątem konieczności przesyłu danych z urządzeń, w które wyposażani będą podopieczni i opiekunowie, w czasie rzeczywistym.  

9.      Opracowanie rekomendacji, wniosków a w szczególności:

9.1     przygotowanie raportu z rekomendacjami zawierającego co najmniej 2 warianty realizacji projektu „e-opieka” w zakresie technologicznym dla teleopieki, podtrzymywania relacji społecznych oraz kontroli realizowanych usług wypracowane w rygorze obowiązujących norm i przepisów prawa.

9.2     przygotowanie koncepcji technologicznej, w formie uzgodnionej z Zamawiającym.

10.  Przygotowanie grafiki prezentującej architekturę technologiczną systemu wraz z zachodzącymi w jej ramach relacjami i procesami.

11.  Opracowanie prognozy kosztorysowej dla wariantów zaproponowanych rozwiązań technologicznych wskazanych w pkt. 1-8.

12.  Przekazanie wszelkich praw do modyfikacji wypracowanych materiałów na wszystkich dozwolonych prawem polach eksploatacji.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Bieżące monitorowanie realizacji  działań i przekazywanie informacji Zamawiającemu.

Wszystkie działania powinny być realizowane przy współpracy z Zamawiającym oraz wszystkie rozwiązania powinny być wypracowane w rygorze obowiązujących norm i przepisów prawa.

3.      WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:

3.1.   Wykażą (załącznik 1 do zapytania ofertowego, Tabela 1), że w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej 4 usługi, w tym:

·         co najmniej 2 analizy biznesowe z zakresu świadczenia usług społecznych,

·         co najmniej 2 analizy technologiczne z zakresu e-usług w sektorze publicznym.

3.2.   oświadczą, że dysponują zespołem realizującym zamówienie, który składa się z co najmniej trzech osób, w tym:

·         1 osoby posiadającej udokumentowane doświadczenie z zakresu prowadzenia analiz ekonomiczno-finansowych,

·         1 osoby posiadającej udokumentowane doświadczenie w realizacji usług/badań/ analiz z zakresu polityki społecznej,  

·         1 osoby posiadającej udokumentowane doświadczenie z zakresu projektowania rozwiązań technologicznych w obszarze usług społecznych.

4.      KRYTERIA OCENY OFERT

4.1 Cena: 50% (maksymalnie 50 pkt). Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawi na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należytego podatku VAT – dla całości zamówienia. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty.

Liczba punktów w kryterium ”cena” będzie obliczona wg poniższego wzoru:

najniższa cena ofertowa brutto

Cena= ---------------------------------------------- x 50 pkt

cena brutto oferty badanej

4.2 Doświadczenie członków zespołu realizującego zamówienie potwierdzone referencjami: 30% (maksymalnie 30 pkt).

Wykonawca otrzyma punkty za wykazane doświadczenie osób wchodzących w skład zespołu realizującego zamówienie, tj. 5 punktów za każdą wykazaną usługę polegającą na realizacji analiz/badań/publikacji w zakresie: prowadzenia analiz ekonomiczno-finansowych, polityki społecznej oraz projektowania rozwiązań technologicznych w obszarze usług publicznych, w której uczestniczył członek zespołu realizującego zamówienie, wykazany w wykazie osób na spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

Jedna osoba z zespołu realizującego zamówienie może otrzymać nie więcej niż 10 punktów. Łącznie Wykonawca może otrzymać nie więcej niż 30 punktów.

Doświadczenie zostanie przedstawione w załączniku nr 1 – tabeli nr 2

UWAGA: Usługi wykazane na potwierdzenie doświadczenia posiadanego przez członków zespołu realizującego zamówienie mogą być tożsame z usługami wykazanymi na potwierdzenie spełnienia przez Wykonawcę warunku przystąpienia do Zapytania Ofertowego, o którym mowa w Warunkach Przystąpienia do Zapytania Ofertowego (pkt. 3.1).

4.3  Przygotowanie wstępnego planu wdrożenia w podziale na etapy i z określeniem czasu potrzebnego na realizację poszczególnych faz: 20% (maksymalnie 20 pkt)

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu koncepcję harmonogramu realizacji wszystkich działań określonych w punkcie 1. Opis przedmiotu zamówienia wraz z kosztorysem każdego działania. Koncepcja zostanie oceniona pod kątem następujących kryteriów:

− kompletność i szczegółowość opracowania: 0-10 pkt;

− realność zaproponowanych terminów: 0-10 pkt.

Łącznie koncepcja może uzyskać od 0 do 20 punktów. Sposób obliczenia wartości punktowej kryterium: 1pkt=1 %.

Koncepcja harmonogramu zostanie przedstawiona w załączniku nr 1 – tabeli nr 3

Uwaga: w przypadku niedołączenia planu wdrożenia Wykonawca otrzyma 0 pkt.
w przedmiotowym kryterium.

5.      TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: do 14 kwietnia 2017 r.

6.      TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.         Oferta powinna zawierać: formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz z wymaganymi załącznikami w postaci referencji potwierdzających należyte wykonanie usług wykazanych na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu oraz kryterium oceny oferty.

2.         Ofertę należy: (niepotrzebne skreślić) , tj.[1]:

- złożyć w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa, albo

-  wysłać faxem na numer: 22 443 14 42, albo

- wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie: Lech Uliasz luliasz@um.warszawa.pl  do 10 lutego 2017 r. do godz. 15.00.

7.      INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA

a)             W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

b)             Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / Zamówieniem.

c)              Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

d)             Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

e)             Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty.

f)              Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.

g)             Nie ma możliwości składania ofert cząstkowych.

h)             Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego
w wysokości do 50% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

i)               Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

j)               Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą.