Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. ewaluacji i opracowania Programu Wspierania Rodziny

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: piątek, 30 marca 2018 - 12:02, Marzena Skóra-Nowak

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia


I. PRZEDMIOT  ZAMÓWIENIA:

Usługa polegająca na przeprowadzeniu ewaluacji Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018 oraz opracowaniu Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019-2021

Program Wspierania Rodziny na lata 2016-2018 został przyjęty przez Radę m.st. Warszawy uchwałą Nr XXIII/580/2016 z dnia 28 stycznia 2016 r.

 

II. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1.    

Cele i zakres:

 

Część I.  

Celem ewaluacji Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018 jest:

a)      

analiza i ocena stanu realizacji Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata
2016-2018,

b)      

opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji realizacji programu w tym szczegółowa analiza i weryfikacja struktury celów i wskaźników realizacji zadań w Programie (poszczególnych celów strategicznych, zadań, wskazanych realizatorów poszczególnych zadań, wskaźników realizacji celów oraz sposobów mierzenia poziomu wskaźników) a także narzędzi monitoringu.

 

Zakres ewaluacji:

Wykonawca zobowiązany jest do  opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych w odniesieniu
do następujących zagadnień:

1.      

Jak przebiega realizacja programu?

2.      

Jakie efekty przyniósł program?

3.      

Czy  efekty odpowiadają zakładanym celom?

4.      

Jaki jest stopień wdrożenia wypracowanych w ramach programu narzędzi, modeli i standardów?

5.      

W jakim stopniu modelowe narzędzia przyczyniły się do realizacji założonych celów?

6.      

Czy pojawiły się jakieś efekty uboczne? Jeśli tak, to czy są one korzystne z punktu widzenia zakładanych celów czy też niekorzystne lub neutralne?

7.      

Czy program realizowany w takiej formie należy kontynuować? Co należy zmienić, aby poprawić skuteczność programu?

8.      

Jaki był wpływ czynników wewnętrznych (związanych z realizatorami Programu) i zewnętrznych (uwarunkowań prawnych, rozwiązań systemowych) na:

Þ    

skuteczność Programu,

Þ    

stopień realizacji celów Programu,

Þ    

współpracę i zaangażowanie realizatorów Programu.

9.      

Jak współpracują ze sobą realizatorzy Programu i jaki wpływ ma ta współpraca na skuteczność Programu? Co należy zmienić w zakresie tej współpracy?

10.  

Czy przyjęta struktura celów i wskaźników realizacji zadań w Programie jest właściwie skonstruowana oraz czy wskaźniki realizacji celów Programu oraz sposoby mierzenia poziomu wskaźników są adekwatne? Jeśli nie, jakie zmiany, w tym zakresie powinny być wprowadzone w nowej edycji Programu?

11.  

Jak przeprowadzano monitoring Programu, co w tym zakresie należy zmienić? Czy założone w Programie narzędzia monitoringu są właściwe? Czy podmioty zbierające dane potrzebne do monitorowania zbierają je na bieżąco i czy te dane są wykorzystywane w celu analizy stopnia realizacji poszczególnych celów i zadań Programu?

Badanie ewaluacyjne zostanie przeprowadzone z uwzględnieniem perspektywy realizatorów programu:

Þ    

Biura Pomocy i Projektów Społecznych,

Þ    

Wydziałów Spraw Społecznych i Zdrowia w dzielnicach,

Þ    

Ośrodków Pomocy Społecznej,

Þ    

CWR Rodzinna Warszawa,

Þ    

organizacji pozarządowych.

Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, ich przeanalizowania oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego.

 

Część II. 

Opracowanie Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019-2021, którego celem jest przedstawienie treści Programu w tym określenie struktury celów i wskaźników realizacji zadań m.in. w oparciu o analizę wniosków z przeprowadzonej ewaluacji Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018

 

Zawartość merytoryczna Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019-2021:

Program powinien być zgodny w szczególności z:

a)     ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. 2017.697 z późn. zm),

b)     Programem Operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą Nr LXXXII/2398/2010 z dnia 13 maja 2010 r.

Program powinien nawiązywać do działań rozpoczętych w trakcie realizacji „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018.

Program powinien zawierać m.in.:

a)      

założenia programowe,

b)      

charakterystykę społeczno-demograficzną Warszawy zwłaszcza w kontekście sytuacji rodzin warszawskich,

c)      

opis aktualnych zasobów (w tym m.in. programy, usługi, instytucje, standardy i modele) z obszaru wspierania rodziny w m.st. Warszawie wraz z analizą mocnych i słabych stron istniejącego systemu wspierania rodziny w m.st. Warszawie,

d)      

aktualną diagnozę problemów i potrzeb z obszaru wspierania rodziny w m.st. Warszawie,

e)      

strukturę celów i wskaźników realizacji zadań (poszczególne cele strategiczne, zadania, realizatorzy poszczególnych zadań, wskaźniki realizacji celów oraz sposoby mierzenia poziomu wskaźników),

f)        

system monitorowania i ewaluacji Programu,

g)      

inne elementy/treści, które zostaną wypracowane w toku prac nad Programem (m.in. na podstawie wniosków z przeprowadzonej ewaluacji, warsztatów i spotkań konsultacyjnych).

 

2.    

Sposób realizacji zamówienia.

 

Część I. W ramach ewaluacji Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018  użyte będą następujące techniki badawcze:

Minimum metodologiczne:

Þ    

analiza danych zastanych,  w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego (np. sprawozdania z realizacji Programu za rok 2016 i rok 2017),

Þ    

wywiady pogłębione (IDI) :

a)   

z przedstawicielami  Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Wydziałami Spraw Społecznych i Zdrowia w dzielnicach, ośrodkami pomocy społecznej i CWR Rodzinna Warszawa  - łącznie minimum 20 IDI,

b)   

z przedstawicielami organizacji pozarządowych – łącznie minimum 10 IDI.

Dobór grupy badawczej do przeprowadzenia IDI zostanie przygotowany przez Wykonawcę i przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego.

Wywiady IDI będą prowadzone według scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wywiady IDI będą prowadzone przez moderatora doświadczonego w prowadzeniu badań jakościowych.

 

 

Proponowany zakres zagadnień do objęcia wywiadami ma charakter otwarty. W zależności od przyjętej przez Wykonawcę koncepcji metodologii dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie zagadnień przez Wykonawcę. Ostateczna lista zagadnień badawczych zostanie opracowana na podstawie oferty Wykonawcy we współpracy
z Zamawiającym, po podpisaniu umowy z Wykonawcą.

 

 

Część II. W ramach opracowania Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019-2021 użyte będą następujące techniki badawcze:

Þ    

analiza danych zastanych – materiałów dotyczących realizacji zadań z obszaru wspierania rodzin w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego,

Þ    

przeprowadzenie minimum 3 warsztatów konsultacyjnych mających na celu ustalenie założeń i treści programu ze szczególnym uwzględnieniem struktury celów i wskaźników realizacji zadań w Programie, minimum po 4 godziny każdy; z przedstawicielami organizacji pozarządowych, przedstawicielami Wydziałów Spraw Społecznych i Zdrowia Urzędów Dzielnic m.st. Warszawy, ośrodków pomocy społecznej, CWR Rodzinna Warszawa oraz Biura Pomocy i Projektów Społecznych

Na każdym warsztacie powinno być obecnych minimum 12 uczestników.

Þ    

przeprowadzenie minimum 3 spotkań konsultacyjnych z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych w celu przedyskutowania projektu przygotowanego Programu, który uwzględniał będzie m.in. wnioski z ewaluacji Programu na lata 2016-2018 i efekty warsztatów tj. wnioski i wypracowane podczas warsztatów założenia i treści  Programu na lata 2019-2021.

 

Warsztaty i konsultacje odbywać się będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkań spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację Programu Wspierania Rodziny.
Listy uczestników grup warsztatowych będą przygotowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego.

 

Wykonawca uwzględni w Programie wnioski i rekomendacje z przeprowadzonej przez Wykonawcę ewaluacji „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018”

 

Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.

 

3.        

Efekty realizacji zamówienia

 

Część I.

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego. 

Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego wraz zagadnieniami, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych, opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.

Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:

a)      

opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania),

b)      

kryteria oceny i odpowiedzi na  pytania badawcze,

c)      

opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji,

d)      

opis wyników badania ewaluacyjnego,

e)      

wnioski oraz rekomendacje.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:

a)      

raport ewaluacyjny oraz metodologiczny w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz
w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

b)      

prezentację wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego w wersji elektronicznej w edytorze MS Power Point na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

c)      

narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym, w tym transkrypcje wywiadów IDI (sporządzone w sposób pozwalający zachować anonimowość osób badanych), kwestionariusze rekrutacyjne oraz scenariusze wywiadów wersji dla przedstawicieli Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Wydziałów Spraw Społecznych i Zdrowia w dzielnicach, ośrodków pomocy społecznej, CWR Rodzinna Warszawa oraz organizacji pozarządowych.

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do raportu metodologicznego, raportu ewaluacyjnego oraz do prezentacji  wyników i rekomendacji przekazanych przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji raportów i prezentacji.

 

 

Część II

Wykonawca przygotuje i dostarczy Zamawiającemu:

a)      

dokument „Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019-2021” zawierający elementy wymienione w pkt. 1 Cele i zakres – Część II w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

b)      

raporty z warsztatów konsultacyjnych zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkania, analizę wypracowanych założeń do programu, listę obecności uczestników warsztatów,

c)      

raporty ze spotkań konsultacyjnych z pracownikami Biura Pomocy i Projektów Społecznych zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkania, uwagi do konsultowanego Programu, listę uczestników spotkań.

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do dokumentu „Program Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019-2021”  przekazanego przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji Programu.

 

 

4.        

Dodatkowe informacje dotyczące usługi

Wykonawca jest zobowiązany do:

a)      

przygotowania harmonogramu określającego etapy przeprowadzenia ewaluacji Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2016-2018 oraz opracowania Programu Wspierania Rodziny w m.st. Warszawie na lata 2019 i przedstawienia go do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W harmonogramie badania Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego,

b)      

pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednio do potrzeb na terenie Warszawy, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego),

c)      

niezwłocznego przedstawiania na żądanie Zamawiającego drogą mailową raportu z postępu w realizacji usługi oraz informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji usługi w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi.

 

 

 

III. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Za spełniających  warunki przystąpienia do zapytania ofertowego Zamawiający uzna Wykonawców, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia:

1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizował z należytą starannością co najmniej 3 ewaluacje programów społecznych. Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 1).

2. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą* zaangażowaną
w realizację przedmiotu zamówienia, która posiada doświadczenie w stosowaniu jakościowych
i ilościowych metod gromadzenia danych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co najmniej
2 badaniach ewaluacyjnych programów społecznych, przy czym w badaniu tym zastosowano ilościowe i   jakościowe techniki zbierania danych. Doświadczenie zostanie potwierdzone referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 2).

3. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą* zaangażowaną
w realizację przedmiotu zamówienia, która
w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, brała udział w przygotowaniu co najmniej jednego programu  społecznego. Doświadczenie zostanie potwierdzone referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 3).

 

Powyższe doświadczenie, może być łączone, tj. 1 osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w pkt. 2. i 3.

 

* należy dołączyć CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV
Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

 

 

IV. KRYTERIA OCENY  OFERTY:

1.         

Cena brutto oferty - 30% (maksymalnie 30 pkt.). Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

 

                         cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty

             Liczba punktów = -------------------------------  x 30%

                                   cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

 

 

 

2.         

Doświadczenie Wykonawcy w zakresie prowadzonych ewaluacji w obszarze wspierania rodzin w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie  20% (maksymalnie 20 pkt) opisane w Tabeli nr 4 Załącznika nr 1 – po 5 pkt za każdą przeprowadzoną ewaluację w zakresie wspierania rodzin.

 

3.         

Doświadczenie Wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie przygotowywania programów z obszaru wspierania rodziny – 20% (maksymalnie 20 pkt) opisane w Tabeli nr 5 Załącznika nr 1 – po 5 pkt za udział w każdym przygotowanym programie.

 

4.         

Doświadczenie osób* zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia z zakresu wspierania rodzin – 15 % (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 6 Załącznika nr 1 -  po 5 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi, posiadającej doświadczenie w stosowaniu jakościowych
i ilościowych metod gromadzenia danych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co  najmniej 2 badaniach, analizach, ewaluacjach programów społecznych z obszaru wspierania rodzin, gdzie stosowano jakościowe i ilościowe metody gromadzenia danych.

 

5.         

Doświadczenie osób* zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia w przygotowywaniu programów z obszaru wspierania rodziny – 15% (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 7 Załącznika nr 1 – 5 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi posiadającej doświadczenie w przygotowaniu programów z obszaru wspierania rodziny, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w przygotowaniu co  najmniej 2 programów z obszaru wspierania rodzin

 

Powyższe doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia, może być łączone, tj. 1 osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w pkt. 4. i 5.

 

* należy dołączyć CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV.

Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

 

UWAGA: Doświadczenie Wykonawcy / Doświadczenie osób spełniające powyższe wymagania, wskazane przez Wykonawcę jako spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy kryteriach oceny oferty Doświadczenie Wykonawcy/ Doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia

 

V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Od dnia podpisania umowy, nie później niż do 30 czerwca 2018 roku.

 

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.        

Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz załączniki pozwalające ocenić doświadczenie oraz potencjał ludzki.

2.        

Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie mskora@um.warszawa.pl  do dnia 9.04.2018 do godz. 16.00

3.        

Osoby fizyczne składające ofertę proszone są o przedstawienie wraz z ofertą podpisanego CV.

 

VII. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1.      

Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych.

2.      

 W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną
do reprezentowania konsorcjum.

3.      

 Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4.      

 Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę zostaną oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy.

5.      

Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury
w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

6.      

Biuro Pomocy i Projektów Społecznych zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

7.      

Dopuszcza się zmianę (w tym przedłużenie) terminu realizacji zamówienia.

Załączniki

  1. 1.
    zapytanie ofertowe_ewaluacja i opracowanie PWR
    (plik: zapytanie_ofertowe_30.03.2018.pdf, file size: 2774.16 KB)
    Pobierz
  2. 2.

    (plik: zal_1_formularz_oferty.doc, file size: 72 KB)
    Pobierz