Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. opracowania standardu i procedur kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej.

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: czwartek, 1 października 2015 - 14:35, ejozwiak

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia: I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest „Opracowanie standardu i procedur kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.


2. Powyższe działania oraz opracowane narzędzie powinno być zgodne z:

a)          Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 332);

b)          Programem operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą Nr LXXXII/2398/2010  Rady m.st. Warszawy z dnia 13 maja 2010 r.;

c)          Programem Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 przyjętego uchwałą Nr LXXI/1845/2013 Rady m.st. Warszawy z dnia 21 listopada 2013 r.

d)          Projektami przygotowywanych aktów prawnych w zakresie nowelizacji ustaw i rozporządzeń dotyczących pieczy zastępczej.

 II WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1.      Zadanie będzie realizowane przy współpracy z przedstawicielami Urzędu m.st. Warszawy – Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

2.      Do zakresu czynności w szczególności należeć będzie:

a)     Przeprowadzenie analizy materiałów, dotyczących realizacji zadań z obszaru pieczy zastępczej w strukturze miasta stołecznego Warszawy;

b)          Przygotowanie harmonogramu określającego etapy realizacji przedmiotu zamówienia i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania, oraz przedłożenie we wskazanym w pkt V terminie (Etap I) harmonogramu do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie);

c)          Przeprowadzenie co najmniej 8 spotkań konsultacyjnych w ramach grupy roboczej, w skład której wejdą przedstawiciele:

- Biura Pomocy i Projektów Społecznych;

- Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie;

- instytucjonalnej pieczy zastępczej;

- rodzinnej pieczy zastępczej;

- organizacji pozarządowych działających w obszarze pieczy zastępczej.

Celem spotkań będzie wspólne wypracowanie standardu kontroli, procedur i narzędzi kontroli, oraz konsultowanie i modyfikowanie kolejnych procedur w trakcie ich powstawania.

Po każdym spotkaniu konsultacyjnym Wykonawca przygotuje raport zawierający w szczególności informacje dotyczące przyjętych założeń oraz listę obecności uczestników spotkania.

d)          Przygotowanie zbioru dokumentów pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, zawierającego:

- opis standardów kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;

- opracowane narzędzia kontroli, w tym w szczególności:

·        wzory ankiet kierowanych do dzieci przebywających w pieczy zastępczej dostosowanych do ich wieku oraz formy pieczy zastępczej w której przebywają;

·        formularz umożliwiający zbieranie danych i bieżące monitorowanie obszarów ryzyka, jako jeden z elementów sprawowanej kontroli, z uwzględnieniem różnych form pieczy zastępczej;

 

Formularz będzie mógł być w przyszłości wykorzystany do stworzenia narzędzia informatycznego służącego do gromadzenia i szerszej analizy danych o jednostkach realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej.

·        kwestionariusz kontroli z określonym szczegółowo zakresem kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;

- procedury kontroli opisujące w szczególności:

·        zakres i przedmiot kontroli,

·        częstotliwość kontroli,

·        obszary ryzyka mające wpływ na działalność jednostek kontrolowanych,

·        wskazówki metodyczne dotyczące sposobu i technik przeprowadzenia kontroli i czynności kontrolnych,

·        wzór protokołu pokontrolnego,

·        sposób weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych,

·        proces odwoławczy;

·        zakres współpracy z jednostkami działającymi w systemie pieczy zastępczej w ramach sprawowanej kontroli.

e)          Przedstawienie projektu dokumentu o którym mowa w pkt II d) do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia korekt w przedstawionym projekcie);

f)            Zaprezentowanie dokumentu o którym mowa w pkt II.2 d) przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

g)          Przeprowadzenie, po akceptacji przez Zamawiającego dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, spotkania z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli;

Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;

Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkania spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli jednostek realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej;

 

III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany wykazać następujące doświadczenie oraz zasoby:

1.    W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej trzy projekty/usługi związane z pieczą zastępczą
(w szczególności: opracowanie procedur kontroli podmiotów pieczy zastępczej, opracowanie standardu lub programu rozwoju pieczy zastępczej, przeprowadzenie badania ewaluacyjnego lub innego, przygotowanie publikacji z zakresu pieczy zastępczej); 

2.        W zakresie potencjału ludzkiego, Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z pieczą zastępczą.

 

IV KRYTERIA OCENY  OFERTY:

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. III „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:

1. Cena brutto – 50 %,  max. 50 pkt, przy czym 50 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;

2. Doświadczenie oferenta w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektu/usługi związanej z kontrolą lub audytem – 30 %, max. 30 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:

 

Liczba zrealizowanych projektów/usług związanych z audytem lub kontrolą

 

Liczba punktów

Od 1 do 2  zrealizowanych projektów

10 pkt

Od 3 do 4   zrealizowanych projektów

20 pkt

5 i więcej    zrealizowanych projektów

30 pkt

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Doświadczenie osoby/osób, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia,
w realizowaniu projektów/usług z obszaru odpowiadającego swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. w opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań z zakresu pieczy zastępczej – 20 %, max. 20 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:

Dysponowanie osobą/osobami mającymi doświadczenie
w  opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań
z zakresu pieczy zastępczej

 

Liczba punktów

TAK

20 pkt

NIE

0 pkt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Zadanie będzie realizowane w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 14 grudnia 2015 r.

Etap I

W terminie 5 dni od podpisania umowy wykonawca przedstawi harmonogramem prac określający etapy realizacji przedmiotu zamówienia i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania.

Etap II

Do dnia 30 listopada 2015 r. Wykonawca opracuje oraz dostarczy pod wskazany przez Zamawiającego adres, w formie elektronicznej (mailem lub na nośniku CD, w formacie PDF) oraz w wersji papierowej, projekt dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.

Etap III

Do dnia 14 grudnia 2015 r. Wykonawca zaprezentuje przygotowany i zaakceptowany przez Zamawiającego „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej” przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych, a także przeprowadzi spotkanie z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.    Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, oraz następujące załączniki:

a)    Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt.  IV KRYTERIA OCENY  OFERTY,  jako elementy doświadczenia Wykonawcy (np. referencje).

b)   CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia zawierające wyraźnie wyróżnione wskazane w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt.  IV KRYTERIA OCENY  OFERTY, elementy doświadczenia.

 

2.    Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie kparnicka@um.warszawa.pl lub wysłać faxem na nr  22 443 14 42 do dnia 5 października 2015 r. do  godz. 15.00.

 

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych, podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub organizacji pozarządowych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

2. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia wynosi 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, zgodnie z Umową / zamówieniem.

3. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone znakiem promocyjnym „Zakochaj się w Warszawie rodzinnej”. Znak promocyjny, o którym mowa, zamieszcza się zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy dotyczącym  „Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy i uprawnień przysługujących m.st. Warszawie w działaniach promocyjnych i informacyjnych; znak promocyjny dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej m.st. Warszawy.

5. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

6. Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego.

7. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

8. Formularz oferty powinien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/-e.

9. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji zamówienia.

 

Załączniki

  1. 1.
    ZAPYTANIE OFERTOWE
    (plik: zapytanie_ofertowe_standard_kontroli_pieczy_zastepczej_1_10.pdf, file size: 2575.57 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    ZAŁĄCZNIK DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
    (plik: formularz_oferty_standard_kontroli_pz_1_10.doc, file size: 75.5 KB)
    Pobierz