Wyjaśnienie do zapytania ofertowego dot. przeprowadzenia ewaluacji Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej

Informacja wyjaśniająca do zapytania ofertowego, opublikowanego w dniu 3.07.2015 r., dotyczącego przeprowadzenia ewaluacji Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej.

Środki finansowe zabezpieczone w budżecie na realizację zamówienia dot. przeprowadzenia ewaluacji Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 wynoszą 20 000 zł netto.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

Zapytanie ofertowe dotyczące przeprowadzenia ewaluacji Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015.

OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu ewaluacji Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015. Program Rozwoju Pieczy Zastępczej został stworzony w oparciu o obowiązujący od 2010 r. Program „Rodzina” na lata 2010-2020. Ponadto zgodnie z art. 180 ustawy z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej do zadań własnych powiatu należy między innymi opracowanie i realizacja 3–letnich powiatowych programów dotyczących rozwoju pieczy zastępczej, zawierających między innymi coroczny limit rodzin zastępczych zawodowych.

II WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Opis przedmiotu ewaluacji:

1.1. Celem ewaluacji jest:

a) analiza i ocena stanu realizacji Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015

b)  opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji realizacji programu oraz narzędzi monitoringu, weryfikacja trafności wskaźników.

c) analiza szczegółowa rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej, w tym obszaru dotyczącego pozyskiwania kandydatów do sprawowania rodzinnych form pieczy zastępczej, w tym:

Þ               rozwój rodzinnych form pieczy zastępczej na przestrzeni 2011 -2015r. w Warszawie oraz 4 dużych miastach (Gdańsk, Wrocław, Kraków,  Poznań)

Þ               analizę porównawczą w zakresie wsparcia Miast w funkcjonowaniu rodzinnych form pieczy zastępczej (rodzina zastępcza zawodowa, w tym zawodowa pełniąca funkcję pogotowia rodzinnego i zawodowa specjalistyczna, rodzinny dom dziecka) , w tym wsparcie merytoryczne finansowe, rzeczowe w Warszawie oraz 4 dużych miastach (Gdańsk, Wrocław, Kraków, Poznań)

Þ               analizę działań mających na celu pozyskiwane kandydatów do prowadzenia rodzinnych form pieczy zastępczej  na przestrzeni 2011 -2015 r. w Warszawie oraz 4 dużych miastach (Gdańsk, Wrocław, Kraków, Poznań)

Þ               sformułowanie wniosków i rekomendacji dotyczących zwiększenia liczby  kandydatów do prowadzenia rodzinnych form pieczy zastępczej

1.2. Zakres badania:

Wykonawca zobowiązany jest do  opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych w odniesieniu do następujących zagadnień:

1.Jak przebiega realizacja programu? 

2. Jakie rezultaty przyniósł program? Czy  rezultaty odpowiadają zakładanym celom? Czy w m.st. .Warszawie  funkcjonuje system pieczy zastępczej odpowiadający na potrzeby mieszkańców, zapewniający wszystkim potrzebującym wsparcia dzieciom odpowiednią ilość miejsc w rodzinnych i instytucjonalnych formach pieczy zastępczej? 

3. Czy system pieczy zastępczej realizuje zadania wynikające z obowiązujących regulacji prawnych, posiada i stosuje standardy świadczenia pomocy w ramach różnych form pieczy zastępczej?                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  4. Jaki jest stopień wdrożenia wypracowanych w ramach programu narządzi i modeli? W jakim stopniu modelowe narzędzia  przyczyniły się do realizacji założonych celów? 
5. Czy pojawiły się jakieś efekty uboczne? Jeśli tak, to czy są one korzystne z punktu widzenia zakładanych celów czy też niekorzystne lub neutralne?
6. Czy program realizowany w takiej formie należy kontynuować? Co należy zmienić, aby poprawić skuteczność programu?
7. Jaki był wpływ czynników wewnętrznych (związanych z realizatorami Programu) i zewnętrznych (uwarunkowań prawnych, rozwiązań systemowych) na:

• skuteczność Programu,
• stopień realizacji celów Programu
• współprace i zaangażowanie realizatorów Programu.

8. Jak współpracują ze sobą realizatorzy Programu i jaki wpływ ma ta współpraca na skuteczność Programu? Co należy zmienić w tej współpracy?

9. Czy przyjęte wskaźniki realizacji celów Programu są adekwatne? Jeśli nie, jakie zmiany w tym zakresie powinny być wprowadzone?

10. Czy realizacja zadania dotycząca promowania idei rodzicielstwa zastępczego wpłynęła na pozyskiwanie kandydatów do sprawowania rodzinnych form pieczy zastępczej?

11. Jakie działania powinni podjąć realizatorzy w celu zwiększenia liczby  kandydatów do prowadzenia rodzinnych form pieczy zastępczej?

12. Jak kształtuje się rozwój rodzinnych form pieczy zastępczej na przestrzeni 2011r. -2015 r. w Warszawie oraz 4 dużych miastach (Gdańsk, Wrocław, Kraków,  Poznań)?

13. Jak kształtuje się wsparcie rodzinnych form pieczy zastępczej w Warszawie oraz 4 dużych miastach (Gdańsk, Wrocław, Kraków,  Poznań)?

Badanie ewaluacyjne zostanie przeprowadzone z uwzględnieniem perspektywy:

- realizatorów programu: Biura Pomocy i Projektów Społecznych oraz Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie

- Ośrodków Pomocy Społecznej

- organizacji pozarządowych

- dyrektorów placówek opiekuńczo-wychowawczych

- koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej

- prowadzących rodzinne formy pieczy zastępczej

Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, ich przeanalizowania oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego.

2. Sposób realizacji badania.

W ramach badania użyte będą następujące techniki badawcze:

Þ               ankiety  ewaluacyjne z koordynatorami rodzinnej pieczy zastępczej (liczba ankiet 29), dyrektorami placówek opiekuńczo-wychowawczych (liczba ankiet 17) przedstawicielami ośrodków  pomocy społecznej (liczba ankiet 18 ),

Þ               analiza danych zastanych,  w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego.

Wywiady pogłębione (IDI)- 4 wywiady pogłębione (IDI)  z przedstawicielami  Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, organizacji pozarządowych (łącznie 4 IDI); 2 wywiady pogłębione (IDI) z prowadzącymi rodziny zastępcze zawodowe oraz 2 wywiady pogłębione (IDI) z prowadzącymi rodzinne domy dziecka (łącznie 4 IDI). Powyższy wybór zostanie skonsultowany z Zamawiającym.

Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.

Techniki badawcze zaproponowane przez Wykonawcę do analizy obszarów wskazanych w warunkach realizacji zamówienia pkt 1.1 lit c) zostaną skonsultowane z Zamawiającym.

3. Raport.

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego. 

Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych (łącznie z narzędziami badawczymi), opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.

Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:

o       Opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania);

o       Kryteria oceny i odpowiedzi na  pytania badawcze;

o       Opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji;

o       Opis wyników badania ewaluacyjnego;

o       Wnioski oraz rekomendacje.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:

o       Raport ewaluacyjny oraz metodologiczny w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na płycie CD lub DVD;

o       Prezentację wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego w wersji papierowej (wydruk kolorowy) oraz elektronicznej w edytorze MS Power Point na płycie CD lub DVD;

o       Narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym :

- transkrypcje wywiadów IDI,

- kwestionariusze rekrutacyjne oraz scenariusze wywiadów w wersji dla przedstawicieli Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, organizacji pozarządowych, rodzin zastępczych zawodowych oraz rodzinnych domów dziecka,

- projekty ankiet w wersji dla koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej , dyrektorów placówek opiekuńczo-wychowawczych, przedstawicieli ośrodków pomocy społecznej  w formacie doc oraz pdf.

Raport ewaluacyjny oraz metodologiczny, prezentacja, narzędzia badawcze Programu Rozwoju Pieczy Zastępczej zostaną dostarczone do Biura Pomocy i Projektów Społecznych, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa.

III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany wykazać następujące doświadczenie oraz zasoby:

1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizował z należytą starannością co najmniej 5 ewaluacji programów społecznych (załącznik nr 1, tabela nr 1). Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami.

2. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą zaangażowaną w realizację przedmiotu zamówienia, która będzie posiadała kwalifikacje i doświadczenie zawodowe w ewaluacji programów społecznych. Doświadczenie zostanie potwierdzone referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 2).

IV KRYTERIA OCENY  OFERTY:

1. Cena brutto oferty – 50% (maksymalnie 50 pkt)

2. Doświadczenie Wykonawcy w zakresie prowadzonych badań, ewaluacji w obszarze pieczy zastępczej w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert – 15% (maksymalnie 15 pkt)

3. Kwalifikacje i doświadczenie zawodowe osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia z zakresu pieczy zastępczej – 10 % (maksymalnie 10 pkt),

4. Techniki badawcze zaproponowane przez Wykonawcę do analizy obszarów wskazanych w warunkach realizacji zamówienia pkt 1.1 lit  c)  - 25% (maksymalnie 25 pkt).

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Od dnia podpisania umowy, nie później niż do dnia 31 sierpnia 2015 roku.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, załącznik pozwalający ocenić doświadczenie oraz potencjał ludzki.

2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie esamsel@um.warszawa.pl lub wysłać faxem na nr  22 443 14 42 do dnia
7 lipca  do  godz. 16.00.

3.      Osoby fizyczne składające ofertę proszone są o przedstawienie wraz z ofertą podpisanego CV. W przypadku firm należy dołączyć podpisane CV osób będących bezpośrednimi realizatorami zamówienia.

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1.      Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych.

2.       W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

3.       Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4.       Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę zostaną oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy.

5.      Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem

6.      Biuro Pomocy i Projektów Społecznych zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.