Zapytanie ofertowe dot. przygotowania i przeprowadzenia działań informacyjnych w mediach w związku z rekrutacją uczestników do projektu „Argos - Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu dzieci i młodzieży w Warszawie"
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:
1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przygotowanie i przeprowadzenie działań informacyjnych w mediach dotyczących rekrutacji uczestników do projektu „Argos - Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu dzieci i młodzieży
w Warszawie” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej - Działanie 3: „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion” Osi Priorytetowej 8: „Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki” Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z poniższymi informacjami:
1. Przeprowadzenie we współpracy z Zamawiającym oraz w siedzibie Zamawiającego wywiadu
z osobą wskazaną przez Zamawiającego, w szczególności na temat naboru uczestników do projektu „Argos – Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu dzieci i młodzieży w Warszawie” oraz publikacja w dniu 26 września 2014 r. materiału promocyjnego (w formie wywiadu) w wydaniu gazety-dziennika, o objętości minimum jednej strony redakcyjnej, w wersji kolorowej. Dziennik powinien: ukazywać się co najmniej 3 razy w tygodniu, być o zasięgu ogólnopolskim, o średnim nakładzie jednorazowym nie mniejszym niż 80 000 egzemplarzy. Dopuszcza się dziennik
o zasięgu ogólnopolskim, zawierający dodatek lokalny – warszawski.
2. Produkcja do dnia 1 września 2014 r., minimum 30 sekundowego spotu z lektorem, informującego
o naborze uczestników do projektu „Argos – Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu dzieci
i młodzieży w Warszawie”, do którego Zamawiający otrzyma wyłączną licencję na korzystanie
z autorskich praw majątkowych do spotu i praw pokrewnych związanych ze spotem wraz z prawem do emisji w rozgłośniach radiowych na terenie Polski.
2a Emisja ww. spotu o długości minimum 30 sekund w terminach 8,9,26,29 września 2014 r., w co najmniej 3 rozgłośniach radiowych, których udział w Warszawie w okresie styczeń 2014
– czerwiec 2014 wynosił co najmniej 2% (wg. raportu Radio Track Millward Brown przygotowanego dla portalu Wirtualnemedia.pl.) Nie dopuszcza się emisji spotu w rozgłośniach radiowych nadających jedynie w Internecie.
2b Emisja spotów powinna odbywać się w każdej stacji radiowej:
· w każdym z wyżej wymienionych dni (łącznie 4 dni);
· w dwóch przedziałach godzinowych, tj. 6.00-10.00 oraz 16.00-20.00;
· łącznie minimum 7 emisji (minimum 4 emisje rano, minimum 3 emisje po południu);
· w odstępach czasowych minimum 1 godzina;
· łączna liczba emisji – minimum 28.
3. Przygotowanie zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i publikacja w dniach 8 i 29 września 2014 r. ogłoszenia o rekrutacji uczestników do projektu w wydaniu gazety-dziennika, na stronie redakcyjnej w wersji kolorowej, na powierzchni co najmniej 1/3 strony. Dziennik powinien: być bezpłatny dla odbiorców, ukazywać się co najmniej 3 razy w tygodniu, być o zasięgu warszawskim, o średnim nakładzie jednorazowym nie mniejszym niż 80 000 egzemplarzy.
4. Przygotowanie zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i publikacja w dniach 9 i 24 września 2014 r. ogłoszenia o rekrutacji uczestników do projektu w wydaniu gazety-dziennika, na stronie redakcyjnej w wersji kolorowej, na powierzchni co najmniej 1/3 strony. Dziennik powinien: ukazywać się co najmniej 3 razy w tygodniu, być o zasięgu ogólnopolskim, o średnim nakładzie jednorazowym nie mniejszym niż 80 000 egzemplarzy. Dopuszcza się publikację ogłoszenia w dniach 9 i 24 września, w dwóch różnych dziennikach.
2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA (jeśli dotyczy)
a) Materiały i informacje dotyczą rekrutacji uczestników do projektu „Argos – Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu dzieci i młodzieży w Warszawie”. Uczestnikami projektu będą dzieci
i młodzież uczące się, w wieku 11-16 lat. Głównymi odbiorcami publikowanych i emitowanych informacji są osoby z wyżej opisanej grupy, a także ich rodzice/opiekunowie. W związku
z powyższym konkretna gazeta-dziennik oraz rozgłośnia radiowa powinny być w miarę możliwości, swoim programem/profilem skierowane do tej grupy odbiorców.
b) Wykonawca zapewni nadzór dziennikarski (w tym korektę redakcyjną) nad przygotowanymi materiałami informacyjnymi oraz przedstawi do akceptacji Zamawiającemu.
c) Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego 2 egzemplarze wydania każdego dziennika
z każdym opublikowanym materiałem, w terminie 3 dni od dnia ich publikacji, najpóźniej do 30 września 2014r.
3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO (jeśli dotyczy) : Nie dotyczy
4. KRYTERIA OCENY OFERTY: cena: 100 %
5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA od dnia podpisania umowy do 30 września 2014 r.
6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 2 – Załącznik do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki.
2. Ofertę należy: (niepotrzebne skreślić) , tj.:[1]
- złożyć w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa, albo
- wysłać faxem na numer: 22 443 14 42, albo
- wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie mswiderski@um.warszawa.pl do dnia 19.08.2014 r. do godz. 13.00.
7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.
b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa- pok. 7.
c. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
d. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy oraz zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, które są zamieszczone w „Przewodniku
w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów i Instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu”, które zamieszczone są na stronie internetowej www.poig.gov.pl
e. Wykonawca jest związany ofertą 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty
8. UWAGI: .....................................................................................................................................................................