Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

 I.     OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

Przeprowadzenie uzgodnień dotyczących funkcjonalności budynku mieszkalnego w celu utworzenia rodzinnego domu pomocy lub mieszkania chronionego dla osób z niepełnosprawnością intelektualną w tym osób z niepełnosprawnością intelektualną ze sprzężeniami oraz przygotowanie programu funkcjonalno-użytkowego dla nieruchomości wraz z projektem koncepcyjnym przebudowy/rozbudowy budynku przy ul. Okuniewskiej 20A.

II.      WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Celem realizacji przedmiotu zamówienia będzie:

-    przeprowadzenie uzgodnień, w tym minimum 1 warsztatu, które pozwolą zidentyfikować potrzeby i oczekiwania osób z niepełnosprawnością intelektualną (głównych użytkowników) – wobec docelowego charakteru nieruchomości,

-    opracowanie programu funkcjonalno-użytkowego w tym wymagania dotyczące: architektury, konstrukcji, instalacji, wykończenia i zagospodarowania terenu zgodnie z:

1.      Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004r. sprawie szczegółowego zakresu
i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz.U.z 2013r., poz. 1129).

2.      Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012 r. (Dz.U. 2018r., poz. 734)w sprawie rodzinnych domów pomocy.

3.      Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 kwietnia 2018r.  (Dz.U. 2018r., poz. 822) w sprawie mieszkań chronionych.

Planowane jest przeprowadzenie remontu nieruchomości przy ul. Okuniewskiej 20, w której utworzony zostanie rodzinny dom pomocy dla maksimum 8 osób z niepełnosprawnością intelektualną lub mieszkanie chronione dla maksimum 7 osób z niepełnosprawnością intelektualną.

W pomieszczeniach powinna zostać zaplanowana funkcjonalność odpowiadająca potrzebom potencjalnych użytkowników, w tym w szczególności możliwość świadczenia usług bytowych i opiekuńczych uwzględniających stan zdrowia, sprawność fizyczną i intelektualną oraz indywidualne potrzeby i możliwości osób przebywających w rodzinnym domu pomocy, a także prawa człowieka, w tym w szczególności prawo do poszanowania i ochrony godności, wolności, intymności i poczucia bezpieczeństwa, oraz ochronę dóbr osobistych.

Wyniki uzgodnień posłużą również do przygotowania wytycznych do konkursu na operatora tego miejsca.

Informacje o istniejącym obiekcie na podstawie inwentaryzacji obiektu z  marca 2018r.
lokalizacja: Warszawa, Praga - Południe

Powierzchnia zabudowy – 127,30 m²;
Powierzchnia całkowita – 421,51 m²;
Powierzchnia netto – 204,318 m²;
Rodzaj konstrukcji – tradycyjna murowana;
Wymiary budynku – 1055 x 1222;
Konstrukcja stropów – typu Kleina nad piwnicą, nad parterem i I piętrem drewniany ze ślepym pułapem;
Konstrukcja ścian nośnych – cegła ceramiczna pełna na zaprawie wapiennej i piaskowo – wapiennej;

Konstrukcja fundamentów – cegła pełna na zaprawie wapiennej;

Obiekt składa się z dwóch kondygnacji nadziemnych, poddasza nieużytkowego oraz częściowego podpiwniczenia.
Wykonawca analizy funkcjonalnej zobowiązany jest do zweryfikowania aktualności w/w danych z natury.

Wymagania dotyczące budynku rodzinnego domu pomocy określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012 r. (Dz.U. 2012r., poz. 964) w sprawie rodzinnych domów pomocy. Program funkcjonalno-użytkowy powinien uwzględniać alternatywnie możliwość utworzenia w obiekcie funkcji mieszkania chronionego dla maksymalnie 7 osób uwzględniającego zasady określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 kwietnia 2018r.  (Dz.U. 2018r., poz. 822) w sprawie mieszkań chronionych.

W ramach PFU wymagane jest zawarcie opisu zakładanej dostępności obiektu dla osób z niepełnosprawnościami na podstawie wzorcowego opisu dostępności stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Podczas realizacji zadania wymagane jest uwzględnienie zapisów Standardów dostępności dla m.st. Warszawy określonych w zał. nr 1 Zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy nr 1682/2017 z dnia 23.10.2017r.                     

Zamawiający przewiduje udział Miasta Stołecznego Warszawy w przedmiocie zapytania:

a)        pomoc w dotarciu do środowiska osób z niepełnosprawnością intelektualną oraz osób indywidualnych zainteresowanych przedmiotem uzgodnień

b)       możliwość wykorzystania do celów przeprowadzenia uzgodnień przestrzeni, którymi dysponuje Urząd m.st. Warszawy,

c)        udział przedstawicieli Miasta w prowadzonych uzgodnieniach,

d)       możliwość konsultacji zagadnień technicznych z zarządcą nieruchomości,

e)        możliwość wizji lokalnej przedmiotowej nieruchomości.

Na przedmiot zamówienia składają się:

Etap 1. Opracowanie harmonogramu oraz  przeprowadzenie procesu uzgodnień.

Etap 2. Sporządzenie opracowań z realizacji zamówienia:

a) raportu podsumowującego wyniki uzgodnień wraz ze sformułowaniem wniosków wskazujących potrzeby głównych użytkowników – w ciągu 10 dni od zakończenia uzgodnień,

b) programu funkcjonalno-użytkowego wraz z projektem koncepcyjnym zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego. 

Wszystkie materiały informacyjne i raport przygotowane przez wykonawcę muszą być proste w odbiorze, czytelne, jasno, przystępnie opisane z uwzględnieniem specyfiki grupy docelowej. Wszystkie materiały i raport będą akceptowane przez Zamawiającego

III.          WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1. Posiadanie doświadczenia w zakresie przeprowadzenia konsultacji społecznych

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże, iż w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, był realizatorem minimum dwóch konsultacji społecznych rozumianych jako proces dialogu składający się z akcji informacyjnej, zbierania uwag w co najmniej dwóch formach i podsumowania w postaci raportu lub sprawozdania

Wykaz przeprowadzonych konsultacji społecznych potwierdzających doświadczenie Oferenta, należy przedstawić w tabeli nr 1, znajdującej się w formularzu ofertowym. Powyższe wymaganie tj. doświadczenie w zakresie przeprowadzenia konsultacji społecznych lub realizacji warsztatów/spotkań  należy wykazać jako doświadczenie Oferenta (jako firmy lub instytucji) lub jako doświadczenie osób wchodzących w skład zespołu przewidzianego do realizacji przedmiotu zamówienia.

W przypadku osób niebędących pracownikami stałymi Oferenta, należy w tabeli nr 3, znajdującej się w Formularzu ofertowym, złożyć oświadczenie o dysponowaniu wskazaną kadrą.

Ocena spełnienia ww. warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Oferenta referencji dołączonych do formularza ofertowego. Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Oferent spełnia ww. warunek.

2. Posiadanie doświadczenia w zakresie opracowania projektów funkcjonalno-użytkowych.

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże, iż w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, był autorem minimum dwóch programów funkcjonalno-użytkowych.

Wykaz opracowanych programów funkcjonalno-użytkowych potwierdzających doświadczenie Oferenta, należy przedstawić w tabeli nr 2, znajdującej się w formularzu ofertowym. Powyższe wymaganie tj. doświadczenie w zakresie opracowania projektów funkcjonalno-użytkowych należy wykazać jako doświadczenie Oferenta (jako firmy lub instytucji).

Ocena spełnienia ww. warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Oferenta referencji dołączonych do formularza ofertowego. Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Oferent spełnia ww. warunek.

3. Dysponowanie zespołem realizującym zamówienie, w tym ekspertami:

-   psychologa społecznego lub socjologa z udokumentowanym doświadczeniem w prowadzeniu konsultacji społecznych dotyczących programów lub programów funkcjonalnych instytucji (np. instytucji pomocy społecznej, domu sąsiedzkiego, domu kultury);

-    architekta wnętrz z doświadczeniem projektowania przestrzeni przeznaczonych dla osób starszych lub osób z niepełnosprawnościami.

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeżeli wskaże i udokumentuje wykształcenie i doświadczenie ww. ekspertów. Wykaz osób należy przedstawić w tabeli nr 3, znajdującej się w formularzu ofertowym.

Ocena spełnienia ww. warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Oferenta dokumentów poświadczających wykształcenie i doświadczenie ekspertów.

IV.          KRYTERIA OCENY OFERTY:

Wybór najkorzystniejszej oferty opierać się będzie o rozpatrywane łącznie kryteria jakościowe oraz cenę na podstawie informacji zawartych w formularzu oferty, wg. następujących zasad:

1.      Kryterium „Opis propozycji realizacji przedmiotu zamówienia”

W celu oceny oferty ze względu na wskazane powyżej kryterium Wykonawca zobowiązany jest przedstawić propozycję przeprowadzenia procesu uzgodnień dotyczących funkcjonalności budynku z potencjalnymi użytkownikami, ich opiekunami, rodzicami zainteresowanymi przedmiotem uzgodnień, a także przedstawić harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia (tabela nr 4 formularza ofertowego)

W opisie należy uwzględnić:

-       opis scenariusza i harmonogramu planowanych uzgodnień,

-       przedstawienie harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia.

W tym kryterium punkty zostaną przyznane według następujących zasad:

a)      Komisja oceni przedstawione przez Wykonawcę propozycje przez przyznanie punktów cząstkowych za:

-  przygotowanie i przeprowadzenie procesu uzgodnień – rozumiana jako trafność doboru środowisk, grup i osób zainteresowanych przedmiotem uzgodnień, zaproponowanie metod i scenariusza planowanych uzgodnień,

-  harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia – rozumiana jako trafność doboru czasu w celu prawidłowej i  rzetelnej realizacji przedmiotu zamówienia.

b)     Punkty za poszczególne elementy zostaną zsumowane. Maksymalna liczba punktów przyznanych każdej z ofert w niniejszym kryterium wynosi 10 pkt.

c)      W przypadku, gdy Wykonawca nie załączy do oferty opisu przygotowanie i przeprowadzenie konsultacji oraz harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia, to kryterium zostanie ocenione na 0 pkt.

2.      Kryterium „Doświadczenie i referencje w zakresie opracowania programów funkcjonalno-użytkowych i prowadzenia konsultacji społecznych

W celu oceny oferty we wskazanym powyżej kryterium Wykonawca zobowiązany jest przedstawić liczbę i opis opracowanych programów funkcjonalno-użytkowych (tabela 2 Formularza ofertowego), przy uwzględnieniu w szczególności powierzchni użytkowej nieruchomości dla której został opracowany program funkcjonalno-użytkowy, oraz liczbę i opis przeprowadzonych konsultacji, rozumianych jako proces dialogu składający się z akcji informacyjnej, zbierania uwag w co najmniej dwóch formach i podsumowania w postaci raportu lub sprawozdania (tabela 1 Formularza ofertowego)

W danym kryterium punkty oceny ofert zostaną przyznane według następujących zasad:

a)      W ramach kryterium punktowana będzie liczba opracowanych programów funkcjonalno-użytkowych dla nieruchomości, których powierzchnia użytkowa wynosiła min.400 m2 (w okresie wskazanym w pkt 3 Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego).

b)     Maksymalna liczba punktów przyznanych każdej z ofert w niniejszym kryterium wynosi 30 pkt.

c)      W przypadku, gdy Wykonawca wskaże opracowania programów funkcjonalno-użytkowych dla nieruchomości których powierzchnia użytkowa wynosiła poniżej 400 m², to kryterium zostanie ocenione na 0 pkt.

3.      Kryterium „Cena”

Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawi na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należytego podatku VAT – dla całości zamówienia. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty.

 Ocena ofert dokonywana będzie w kryterium cena brutto za realizację całego zamówienia według następującego wzoru:

najniższa cena ofertowa brutto

Cena = ---------------------------------------------- x 60 pkt

cena brutto oferty badanej

Oferent zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego kosztorysu realizacji zamówienia zgodnie z tabelą 5 Formularza ofertowego.

V.          TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: do 10 grudnia 2018r.

VI.          TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.      Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 – Załącznik do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki.

2.      Ofertę należy: wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie mgwarda@um.warszawa.pl do dnia 24.10.2018 r. do godz.13.00.  

Przesyłany Załącznik nie może przekroczyć rozmiaru 10 MB.

VII.          INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

a.        W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

b.       Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową.

c.        Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy. Materiały związane z konsultacjami będą zgodne z identyfikacją wizualną konsultacji społecznych, którą przekaże Zamawiający.

d.       Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty

e.        Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

f.        Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

g.       Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000z późn.zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). Oferent oświadczy, że zapoznał się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody.

h.       Oferent wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy. W szczególności przedmiot umowy
i wysokość wynagrodzenia stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1330), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy. Oferent wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na udostępnienie całości treści złożonej oferty z załącznikiem (w tym m.in. wysokość złożonej oferty, nazwę firmy, adres, referencje, doświadczenie). Przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia zostaną opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

i.         Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

j.         W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest  posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu  prowadzonej przez nią  działalności gospodarczej.

k.       Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

l.         Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie negocjacji w zakresie przedstawionej koncepcji harmonogramu oraz przeprowadzenia uzgodnień.

VIII.            UWAGI:

Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie z powyższymi kryteriami oceny uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.