Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. usługi wsparcia w przygotowaniu konferencji pn. REHA FOR THE BLIND IN POLAND

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: piątek, 14 września 2018 - 15:31, bgolab

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:


1.   OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA: 

 

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wsparciu w przygotowaniu konferencji pn. REHA FOR THE BLIND IN POLAND – Virtual Warsaw – miasto przyjazne dla niewidomych, odbywającej się w Centrum Konferencyjnym Kopernik w Warszawie. 

 

2.   WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 

 

1. Termin i miejsce organizacji konferencji: 

Centrum Konferencyjne Kopernik, ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20, 00-390 Warszawa, 

termin: 13 – 15 października 2018 r. 

2. Wykonawca będzie zobowiązany do: 

2.1. Moderowania panelu dotyczącego dostępności przestrzeni miasta i usług miejskich dla osób z dysfunkcjami narządu wzroku. W ramach realizacji zadania Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania scenariusza panelu, zaproponowania i zaproszenia uczestników panelu, opracowania pytań do uczestników panelu oraz prowadzenia panelu dyskusyjnego – czas trwania panelu: ok. 40 min., odbędzie się w dniu 13 października 2018 r.,

2.2. Zaangażowania oraz przygotowania wystąpienia eksperta z zakresu tematyki dostosowania stron internetowych oraz aplikacji mobilnych do standardu WCAG 2.1 – wystąpienie eksperta powinno trwać ok. 20-30 min., odbędzie się w dniu 15 października 2018 r., w przypadku ekspertów zagranicznych możliwe jest zorganizowanie wystąpienia z użyciem narzędzi komunikacji online (Wykonawca ma obowiązek zapewnić warunki umożliwiające wystąpienie w tej formie),

2.3. Przygotowaniu i poprowadzeniu warsztatów dla przedstawicieli firm, organizacji pozarządowych, instytucji publicznych dotyczących dostępności przestrzeni i usług, w tym cyfrowych (strony internetowe, aplikacje, mobilne) dla osób z dysfunkcjami wzroku. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania programu warsztatów, zaproszenia wraz z Zamawiającym uczestników warsztatów, stworzenia formularza umożliwiającego rejestrację uczestników przez Internet na warsztaty, przyjmowania zgłoszeń na warsztaty, kontaktu z uczestnikami warsztatów, zarządzania listą obecności prowadzenia warsztatów. Wykonawca powinien zorganizować 2 warsztaty o tej samej tematyce, o różnych porach dnia, czas trwania jednego warsztatu: ok. 2 godziny, ilość uczestników jednego warsztatu ok. 30 osób, warsztaty odbędą się w dniu 15 października 2018 r.,

2.4. Przeprowadzenia promocji ww. konferencji w serwisach branżowych, sieciach networkingowych, mediach społecznościowych itp.,

2.5. Zaproponowania listy potencjalnych gości konferencji, uczestników panelu dyskusyjnego, uczestników warsztatów oraz przesłania zaproszeń na konferencję w porozumieniu z Zamawiającym,

2.6. Przygotowania materiału promocyjnego w postaci filmu podsumowującego konferencję. W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do materiału filmowego na wszystkie pola eksploatacji. 

Parametry filmu:

Czas trwania: do 5 minut, 

Scenariusz powinien zostać ustalony z Zamawiającym, 

Film powinien zawierać podkład muzyczny, 

Napisy do filmu w języku polskim i angielskim, 

Film w formacie Full HD musi być nagrany na nośnik cyfrowy (pendrive),

Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania materiału do umieszczenia w sieci oraz materiału wyjściowego,

Wykonawca zobowiązany jest także do przygotowania filmu w formatach opisanych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu filmu podsumowującego konferencję wraz z przekazaniem praw autorskich maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia Konferencji.

 

3. Wszelkie wyżej wymienione działania muszą być konsultowane oraz zaakceptowane przez Zamawiającego. Zamawiający wymaga obecności Wykonawcy podczas konferencji w dniu 15 października. Dokładne godziny prac w dniach konferencji zostaną ustalone z Wykonawcą do dnia 5 października 2018 r.

4. Wykonawca zobowiązuje się do uczestnictwa w spotkaniach z Zamawiającym, celem zapewnienia prawidłowego przebiegu realizacji zadania. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o stanie prac na każde jego żądanie. 

 

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

 

Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy wykażą, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie należycie zrealizował co najmniej:  

a) 3 usługi polegające na moderowaniu paneli dyskusyjnych podczas konferencji,

b) 3 usługi polegające na zapewnieniu udziału w konferencji prelegenta/eksperta lub samodzielnym wystąpieniu w roli prelegenta/eksperta podczas panelu dyskusyjnego lub wystąpienia lub warsztatów, 

c) 3 usługi polegające na wykonaniu materiałów promujących wydarzenie o charakterze konferencji (np. materiały drukowane, filmy, spoty, strony internetowe). 

Na potwierdzenie spełnienia warunku Oferent zobowiązany jest do załączenia dokumentów potwierdzających wykonanie usług – tj. referencje i/lub protokoły odbioru. 

 

4. KRYTERIA OCENY OFERTY: 

 

Cena: 60% - przy czym 60 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę,

Doświadczenie Oferenta: 40% - przy czym punkty przyznawane są oferentom, którzy wykażą, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizowali: 

a) Usługi polegające na przeprowadzeniu warsztatów grupowych – za każdą realizację usługi po 5 punktów, maksymalnie 20 punktów, 

b) Zaangażowanie w minimum 2 realizacje polegające na organizacji warsztatów lub konferencji lub paneli dyskusyjnych dotyczących kwestii niepełnosprawności – 20 pkt. 

Usługi wykazane w kryterium „Doświadczenie Oferenta” nie mogą pokrywać się z usługami wykazanymi w punkcie 3. „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”. Doświadczenie musi być wykazane poprzez dokumenty potwierdzające wykonanie zadania – tj. referencje i/lub protokoły odbioru.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

 

5. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania umowy do 15 listopada 2018 r. 

 

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

 

1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 2 – Formularz oferty oraz inne wymagane załączniki.

2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie: acieciera@um.warszawa.pl do dnia 21.09.2018 r. do godz. 12.00

3. Plik stanowiący załącznik do maila nie może przekraczać 10 MB.

 

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

 

a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową.

c. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

d. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

e. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.

f. Wykonawca będzie zobowiązany do współpracy z podmiotami wskazanymi przez Zamawiającego.

g. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

h. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

i. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

j. Wykonawca winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. 2018 poz. 1000) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) . Oferent oświadczy, że zapoznał się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody. 

k. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej) (Dz. U. z 2018 r. poz. 1330 z późn. zm.), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy, oraz wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres Wykonawcy, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na publikację treści złożonej oferty (w tym m.in. wysokość złożonej oferty, nazwę firmy, adres). 

Załączniki

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe.pdf, file size: 2566.52 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Załącznik nr 1
    (plik: zalacznik_nr_1.pdf, file size: 282.86 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    Załącznik nr 2 - Formularz oferty
    (plik: zalacznik_nr_2_-_formularz_oferty.docx, file size: 20.51 KB)
    Pobierz