1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przeprowadzenie procesu opisania i wartościowania ok. 110 stanowisk pracy (ok. 1300 etatów/pracowników) w 1 centrum pomocy społecznej i 17 ośrodkach pomocy społecznej m.st. Warszawy.  

2.   WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA

 a)       Etap I. Przygotowanie procesu i metody wartościowania stanowisk pracy w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej m.st. Warszawy, obejmujący:

·         zapoznanie się w porozumieniu z Zamawiającym z pełną, niezbędną do przeprowadzenia opisania i wartościowania stanowisk pracy, dokumentacją dotyczącą specyfiki funkcjonowania centrum pomocy społecznej i ośrodków pomocy społecznej, zasadami finansowania oraz kwestiami związanymi ze sprawami kadrowymi pracowników (m.in. obecna polityka kadrowa, personalna i wynagrodzeń, wykaz funkcjonujących stanowisk),

·         zaprojektowanie we współpracy z Zamawiającym i poprzez zorganizowanie w siedzibie Zamawiającego ok. 2-3 spotkań z zespołem powołanym przez Zamawiającego do spraw wartościowania stanowisk pracy, metody wartościowania pracy (określenie metody wartościowania, określenie kryteriów i kluczy analitycznych, zbudowanie kwestionariusza wyceny stanowiska, wyznaczenie stanowisk kluczowych), uwzględniającą specyfikę funkcjonowania ośrodków pomocy społecznej oraz obowiązujących przepisów prawa, np. ustawa o pracownikach samorządowych, rozporządzenie w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, ustawa o pomocy społecznej, rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych,

·         przygotowanie raportu i prezentacja wyników etapu zawierająca m.in.: opis metody wartościowania ze wskazówkami praktycznego stosowania procesu, zdefiniowane kryteria wartościowania stanowisk i ich wagi oraz opis i harmonogram dalszego wdrażania procesu - w okresie maksymalnie 4 tygodni od dnia podpisania umowy ;

·         zatwierdzenie metody i koncepcji procesu wdrażania przez Zamawiającego.  

b)       Etap II. Przeprowadzenie szkolenia z zakresu wyceny trudności pracy i metodyki wartościowania:

·       przeprowadzenie szkolenia (min. 7 godzin dydaktycznych) z zakresu wyceny trudności pracy i metodyki wartościowania i przedstawienie celów i metody wartościowania pracy,

·       szkolenie zostanie przeprowadzone dla maksymalnie 50 osób (jedna grupa szkoleniowa może liczyć maksymalnie 10 osób), pracowników Zamawiającego oraz przedstawicieli 1 centrum pomocy społecznej, 17 ośrodków pomocy społecznej i związków zawodowych, w tym członków zespołu powołanego przez Zamawiającego do spraw wartościowania stanowisk pracy,

·       szkolenie odbędzie się w siedzibie Zamawiającego (Zamawiający udostępni salę dydaktyczną z rzutnikiem),

·       Wykonawca zapewni wykładowcę posiadającego odpowiedni zasób wiedzy z zakresu tematycznego szkolenia oraz przygotowanie pedagogiczne do przeprowadzenia szkolenia, a także zabezpieczenie prowadzonych zajęć w potrzebny sprzęt i materiały (laptop, materiały biurowe, materiały merytoryczne dla każdego uczestnika szkolenia, listę obecności etc.),

·       zatwierdzenie przez Zamawiającego realizacji etapu II.

c)       Etap III. Dostosowanie opisów stanowisk pracy w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej m.st. Warszawy do zaplanowanego procesu wartościowania:

·         inwentaryzacja opisów stanowisk pracy aktualnie obowiązujących w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej oraz pozyskiwanie od przedstawicieli centrum pomocy społecznej i ośrodków pomocy społecznej danych dotyczących specyfiki poszczególnych stanowisk pracy w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej i ich analizowanie na potrzeby procesu wartościowania,

·         wskazanie możliwości zoptymalizowania liczby opisów stanowisk pracy,

·         zorganizowanie i przeprowadzenie w siedzibie Zamawiającego (Zamawiający udostępni salę dydaktyczną z rzutnikiem) minimum 2 warsztatów z zakresu tworzenia odpowiedniego wzoru opisu stanowiska pracy (po min. 3 godziny dydaktyczne każdy) z udziałem zespołu do spraw wartościowania stanowisk pracy i przedstawicieli związków zawodowych,- z zapewnieniem przez Wykonawcę osoby/osób prowadzącej/ych warsztaty, niezbędnego sprzętu i materiałów (laptop, materiały biurowe, materiały merytoryczne dla każdego uczestnika szkolenia, lista obecności etc.) i opracowaniem protokołów z warsztatów,

·       opracowanie wzoru opisu stanowiska pracy do wykorzystania przy wartościowaniu wraz z procedurą modyfikacji opisów tych stanowisk na potrzeby naborów na wolne stanowiska pracy i innych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi,

·       przeprowadzenie konsultacji opracowanego wzoru opisu stanowiska pracy z zespołem do spraw wartościowania stanowisk pracy,

·       opracowanie we współpracy i po konsultacjach z przedstawicielami centrum pomocy społecznej, ośrodków pomocy społecznej i związków zawodowych modelowych opisów stanowisk pracy dla wszystkich stanowisk i przygotowanie ich do procesu wartościowania,

·       przygotowanie raportu z przebiegu prac etapu III,

·       zatwierdzenie przez Zamawiającego realizacji etapu III.

d)       Etap IV. Przeprowadzenie wartościowania stanowisk pracy w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej:

·         przeprowadzenie procesu wartościowania wszystkich stanowisk pracy poprzez organizację, moderację i prowadzenie w siedzibie Zamawiającego minimum 6 (lub tylu, ile będzie niezbędne do przeprowadzenia wartościowania wszystkich stanowisk) warsztatów (po min. 4 godzin dydaktycznych każdy) z udziałem zespołu do spraw wartościowania stanowisk pracy, przedstawicieli związków zawodowych i przedstawicieli centrum pomocy społecznej i ośrodków pomocy społecznej,,

·         warsztaty będą się odbywać w siedzibie Zamawiającego (Zamawiający udostępni salę dydaktyczną z rzutnikiem),

·         zapewnienie osoby/osób prowadzącej/ych warsztaty, niezbędnego sprzętu i materiałów (laptop, materiały biurowe, materiały merytoryczne dla każdego uczestnika szkolenia, lista obecności etc.) i opracowanie protokołów z warsztatów,

·         ustalenie hierarchii stanowisk oraz nadanie wartości wszystkim stanowiskom pracy poprzez analityczno -  punktową ocenę pracy na każdym ze stanowisk w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej

·         zdefiniowanie kategorii zaszeregowania stanowisk (liczby kategorii oraz rozpiętości punktowych, zaklasyfikowanie stanowisk do kategorii),

·         przygotowanie,  po konsultacjach z zespołem do spraw wartościowania stanowisk pracy i przedstawicielami związków zawodowych, raportu zawierającego:

­       wartościowanie wszystkich stanowisk pracy występujących w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej,

­       wypracowaną hierarchię stanowisk pracy,

­       grupy/kategorie zaszeregowania stanowisk pracy,

·         zatwierdzenie przez Zamawiającego realizacji etapu IV.

e)       Etap V. Opracowanie systemu wynagradzania, w tym taryfikatora płac zasadniczych i zmiennych dla stanowisk pracy występujących w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej:

·         przeprowadzenie analiz rynkowych poziomu wynagrodzeń na stanowiskach porównywalnych do stanowisk występujących w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej,

·         przygotowanie rekomendacji dotyczących zmiany polityki wynagrodzeń i jej powiązania z rezultatami wartościowania,

·         opracowanie taryfikatora płac zasadniczych i zmiennych (przyporządkowanie przedziałów płacowych do kategorii zaszeregowania, określenie stopnia przenikania się przedziałów),

·         przygotowanie raportu zawierającego symulację kosztów proponowanych zmian w stawkach płac,

·         opracowanie projektu jednolitego regulaminu wynagradzania w centrum pomocy społecznej i ośrodkach pomocy społecznej,

·         zatwierdzenie przez Zamawiającego realizacji etapu V.

f)         Etap VI. Podsumowanie zrealizowanych prac:

·       przygotowanie prezentacji dla kadry kierowniczej Zamawiającego oraz centrum pomocy społecznej i ośrodków pomocy społecznej, przedstawiającej wyniki prac zrealizowanych w ramach przedmiotu zamówienia.

 3.        WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO  ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

a)              Doświadczenie:      

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali należycie co najmniej jedno zamówienie o wartości minimum 20.000 zł brutto i odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia tj. związane z:

•     opisaniem i wartościowaniem wszystkich (co najmniej 40) stanowisk pracy w jednostce sektora finansów publicznych oraz przełożeniem wyników wartościowania na wynagrodzenia

oraz

•     dostosowaniem metody wartościowania stanowisk pracy do potrzeb ww. jednostki oraz zaimplementowaniem powyższej metody w tej jednostce.

Na potwierdzenie spełnienia w/w wymagania, Zamawiający żąda przedstawienia dokumentów wystawionych przez zleceniodawców potwierdzających należytą realizację usług.

b)              Potencjał osobowy:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują osobą, posiadającą:

•     wykształcenie wyższe

oraz

•     doświadczenie w pełnieniu funkcji kierowniczych lub konsultanta w co najmniej 1 projekcie / zamówieniu, którego przedmiotem było opisanie i wartościowanie wszystkich (co najmniej 40) stanowisk pracy w jednostce sektora finansów publicznych oraz przełożenie wyników wartościowania na wynagrodzenia, zdobyte w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie

oraz

- doświadczenie pedagogiczne/trenerskie w przeprowadzeniu w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu  składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 szkoleń zamkniętych z zakresu wartościowania stanowisk pracy . 

Uwaga! Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa, może wytypować do przeprowadzenia warsztatów i szkolenia osobę inną niż wskazana w ofercie (TABELA NR 2 Formularza ofertowego), tylko pod warunkiem spełniania przez nią warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i tylko w uzasadnionym przypadku. Zmiana taka wymaga pisemnego zgłoszenia Zamawiającemu min. 7 dni przed terminem szkolenia/warsztatów.

 4.          KRYTERIA OCENY  OFERTY

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. 3 „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:

a)              50% – cena za realizację przedmiotu zamówienia;

b)              40% – doświadczenie Wykonawcy (opisane w TABELI NR 3 Formularza ofertowego) w realizacji usługi wartościowania stanowisk (tj. wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie zamówienie o wartości minimum 20.000 zł brutto i odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia tj. związane z: opisaniem i wartościowaniem wszystkich (co najmniej 40) stanowisk pracy w jednostce sektora finansów publicznych oraz przełożeniem wyników wartościowania na wynagrodzenia; dostosowaniem metody wartościowania stanowisk pracy do potrzeb ww. jednostki oraz zaimplementowaniem powyższej metody w tej jednostce. Wykonawca otrzyma punkty za wykazanie w/w usługi według skali punktowej:

•     10 pkt: 1 usługa,

•     20 pkt: 2-3 usługi,

•     30 pkt: 4-5 usługi,

•     40 pkt: 6 i więcej usług;

Uwaga! Usługa wskazana na potwierdzenie spełniania warunków określonych w pkt. 3a „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, nie będzie oceniana w części 4b „Kryteria oceny oferty”. Każda wykazana usługa związana z opisaniem i wartościowaniem wszystkich (co najmniej 40) stanowisk pracy w jednostce pomocy społecznej oraz przełożeniem wyników wartościowania na wynagrodzenia; dostosowaniem metody wartościowania stanowisk pracy do potrzeb ww. jednostki oraz zaimplementowaniem powyższej metody w tej jednostce będzie premiowana dodatkowo 2 punktami, przy czym Wykonawca może otrzymać w ramach tego kryterium maksymalnie 40 pkt.

c)     10% – potencjał osobowy dotyczący osób zaangażowanych do realizacji przedmiotu zamówienia (opisany w TABELI NR 4 Formularza ofertowego) – za dodatkową osobę, która zostanie zaangażowana w realizację przedmiotu zamówienia, poza osobą wskazaną na potwierdzenie spełniania określonych w pkt 3b  „Warunków przystąpienia do zapytania ofertowego”. Wykazanie dodatkowej osoby w TABELI NR 4 Formularza ofertowego jest równoznaczne ze zobowiązaniem  Wykonawcy do zaangażowania jej w realizację przedmiotu zamówienia.

Uwaga! Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa, może wytypować do przeprowadzenia warsztatów i szkolenia osobę inną niż wskazana w ofercie (TABELA NR 4 Formularza ofertowego), tylko pod warunkiem spełniania przez nią warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i tylko w uzasadnionym przypadku. Zmiana taka wymaga pisemnego zgłoszenia Zamawiającemu min. 7 dni przed terminem szkolenia/warsztatów.

Doświadczenie i potencjał osobowy Wykonawcy, wykazane w kryterium oceny oferty, muszą spełniać warunki określone w pkt. 3a i 3b „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”.

5.        TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA:  nie później niż do 15 kwietnia 2016 r.

6.        TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.        Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz  

powinna uwzględniać wszystkie koszty wyszczególnione w zapytaniu.

2. Ofertę należy: (niepotrzebne skreślić) , tj.:[1]

- złożyć w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa, albo

-  wysłać faxem na numer: 22 443 14 42, albo

- wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie:

Ewa Wrzosek,  ewrzosek@um.warszawa.pl  do dnia 2 grudnia 2015 r. do  godz. 12:00

7.        INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

a.        W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

b.        Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

c.        Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

d.        Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

e.        Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty.

f.         Nie ma możliwości składania ofert cząstkowych.

g.        Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

h.        Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

i.          Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą.

8.              UWAGI: Zamawiający dopuszcza modyfikację poszczególnych etapów, o których mowa w Warunkach realizacji zamówienia. Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację zamówienia maksymalnie 80 000,00 zł brutto.