Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. świadczenia usługi cateringowej

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: środa, 4 kwietnia 2018 - 11:25, bgolab

Zwracam się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:


OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.1 Przedmiot Zamówienia: Świadczenie usługi cateringowej podczas konferencji „Klauzule społeczne w samorządach terytorialnych”, organizowanej przez Miasto Stołeczne Warszawa we współpracy z Biurem Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 10 maja 2018 r.
1.2 Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia:
1.2.1 Teren i miejsce konferencji: Obiekt zlokalizowany w Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy. Teren i miejsce konferencji będą w dyspozycji Zamawiającego i nie stanową kosztu Wykonawcy.
1.2.2 Termin konferencji: 10 maja 2018 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu konferencji z zastrzeżeniem, że konferencja odbędzie się w maju 2018 r., a Wykonawca o zmianie terminu zostanie poinformowany nie później niż na 14 dni kalendarzowych przed pierwotnym terminem konferencji.
1.2.3 Uczestnicy konferencji: 200 osób, w tym przedstawiciele władz m.st. Warszawy i jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju, Urzędu Zamówień Publicznych, Najwyższej Izby Kontroli, Państwowej Inspekcji Pracy oraz samorządów terytorialnych.
1.2.4 Czas trwania konferencji: około 6 godzin zegarowych
a) Planowany program konferencji:
• 9.30-10.00 Kawa powitalna (parter);
• 13.00-13.15 Przerwa kawowa (parter i I piętro);
• 15.00-15.30 Obiad (parter).
b) Program zawarty w lit. a) może ulec zmianie i zostanie ostatecznie ustalony na etapie realizacji zamówienia. Ponadto Zamawiający zastrzega możliwość skrócenia lub wydłużenia czasu konferencji, jak również zmiany długości poszczególnych punktów programu.
c) Wykonawca w dniu konferencji jest zobowiązany uwzględnić dodatkowy czas na przygotowanie wszystkich elementów, stanowiących przedmiot zamówienia, przed rozpoczęciem konferencji, a także usunięcie ich z terenu obiektu konferencyjnego po zakończeniu konferencji. 
1.2.5 Organizacja miejsca konferencji:
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni co najmniej:
• wyposażenie techniczne: stoliki koktajlowe w ilości dostosowanej do liczby uczestników, (minimum 30 stolików); 10 standardowych stolików wraz z fotelami/krzesłami (3-4 krzesła na 1 stolik) - dla osób poruszających się na wózku, o lasce lub innych osób mających problemy z poruszaniem się;
• zastawę bankietową (ceramiczną lub szklaną), sztućce (metalowe), serwetki składane na 4, w ilości dostosowanej do liczby uczestników;
• osoby do obsługi;
• sprzątanie i odbiór naczyń / opakowań po zakończonym serwisie.
1.2.6 Wykonawca zapewni catering podczas konferencji zakładający:
a) bufet kawowo-herbaciany serwowany na obu poziomach obiektu konferencyjnego (parter
i I piętro):
• zapewniony w czasie trwania konferencji w systemie ciągłym, począwszy od kawy powitalnej, kończąc na bufecie kawowym podczas ciepłego posiłku;
• kawa, herbata (różne rodzaje, łącznie co najmniej 3 filiżanki napoju na uczestnika), serwowane w formie do samodzielnego przygotowania, ekspresy do kawy (minimum 2), cytryna krojona w plasterki, mleko, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, podawana w dzbankach lub butelkach (minimum 500 ml na osobę), soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje, serwowane w opakowaniach przyjaznych dla środowiska, minimum 200 ml na osobę), owoce (co najmniej 3 rodzaje, porcja dla każdego uczestnika), ciasta i kruche ciastka (co najmniej 2 rodzaje ciast i co najmniej 2 rodzaje ciastek, minimum 150 g na uczestnika);
• Wykonawca zapewni obsługę kelnerską bufetu.
b) danie ciepłe serwowane w części gastronomicznej dla 200 osób, w formie stołu szwedzkiego:
• zupa: co najmniej 2 rodzaje (w tym jedna wegetariańska);
• danie drugie (co najmniej 2 rodzaje mięsne, 1 rybne i 1 wegetariańskie, przy czym danie wegetariańskie stanowiło będzie 15% dań, minimum 200 g na osobę), 3 dodatki skrobiowe (minimum 200 g na osobę), co najmniej 2 rodzaje surówek (minimum 140 g na osobę).
1.2.7 Wykonawca zapewni transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go w sposób i przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami, zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia.
1.2.8 Wykonawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r.o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171, poz. 1125 z późn. zm.)

2. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA (jeśli  dotyczy):

2.1 Zamawiający i Wykonawca po podpisaniu Umowy ustalą szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia, w tym harmonogram realizacji oraz menu gastronomiczne.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO (jeśli  dotyczy):

3.1 Wykonawca musi posiadać prawo do świadczenia usług cateringowych (np. wpis do KRS) będących przedmiotem oferty.
3.2 Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie) należycie zrealizowali minimum 2 usługi cateringowe, zakładające catering (zupa, danie drugie, bufet kawowo-herbaciany) dla co najmniej 200 osób i obsługę kelnerską oraz wyposażenie techniczne: stoły. Na potwierdzenie wykonania usług należy dołączyć referencje.
3.3  W zapytaniu ofertowym Zamawiający stosuje klauzulę społeczną na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579). Wykonawcy zobowiążą się do zaangażowania minimum 2 osób pracujących przy realizacji zamówienia (obsługa kelnerska i /lub gotowanie) na umowę o pracę.
 Na potwierdzenie spełnienia wymogu zaangażowania minimum 2 osób, o których mowa powyżej, na umowę o pracę:
a) Wykonawca w dniu podpisania Umowy przekaże Zamawiającemu imienny wykaz osób (zawierający podstawę dysponowania), którymi będzie dysponował w dniu realizacji konferencji oraz dokumenty potwierdzające zatrudnienie minimum 2 osób na podstawie umowy o pracę lub przekaże oświadczenie o braku dysponowania na dzień podpisania Umowy wymaganymi osobami, jednocześnie zobowiązując się do zatrudnienia tych osób na umowę o pracę na dzień realizacji konferencji.
b) W przypadku złożenia w dniu podpisania Umowy oświadczenia, o którym mowa w lit. a), Wykonawca najpóźniej w dniu organizacji konferencji, przed jej rozpoczęciem przekaże Zamawiającemu wykaz osób (zawierający m.in. podstawę dysponowania), którymi będzie dysponował w dniu realizacji konferencji oraz dokumenty potwierdzające zatrudnienie minimum dwóch osób na umowę o pracę.
c) W przypadku wystąpienia zmiany osób wskazanych w wykazie osób złożonym w dniu podpisania Umowy, o czym mowa w lit. a), Wykonawca zobowiązany jest do złożenia zaktualizowanego wykazu osób wraz ze stosownymi dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie na umowę o pracę najpóźniej w dniu organizacji konferencji, przed jej rozpoczęciem. 
d) Zamawiający uprawniony jest do żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania wymogu zatrudnienia minimum dwóch pracowników, wykonujących czynności w ramach realizacji zamówienia (obsługa kelnerska i/lub gotowanie) na umowę o pracę.  Na potwierdzenie spełniania powyższego wymogu, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu:
• oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy zapytanie ofertowe (obsługa kelnerska i/lub gotowanie). Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że wymienione powyżej czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz
ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy;
• poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.

4. KRYTERIA OCENY OFERTY:

4.1 Cena: 70 pkt (waga: 70 %)
4.2 Aspekt społeczny: zaangażowanie bezpośrednio do realizacji przedmiotu zamówienia osoby/osób
z niepełnosprawnością – 15 pkt (waga 15%).
a) 5 pkt za zaangażowanie 1 osoby;
b) 10 pkt za zaangażowanie 2 osób;
c) 15 pkt za zaangażowanie 3 lub więcej osób.
4.2.1 „Zaangażowanie osoby” rozumiane jest przez Zamawiającego jako oddelegowanie do realizacji przedmiotu zamówienia osoby już zatrudnionej na podstawie umowy o pracę/umowy cywilno-prawnej lub zatrudnienie nowej osoby na podstawie umowy o pracę/umowy cywilno-prawnej.
4.2.2 Osoba z niepełnosprawnością rozumiana jest jako osoba posiadająca status osoby z niepełnosprawnością, spełniająca przesłanki określone w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
(Dz. U. z 2016, poz. 2046), przy czym status niepełnosprawności jest określony posiadanym aktualnym orzeczeniem o niepełnosprawności wydanym przez właściwy zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności, bądź aktualnym orzeczeniem lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także innym aktualnym orzeczeniem równoważnym do orzeczeń wyżej wymienionych.
4.2.3 Zamawiający wymaga, aby zaangażowana osoba/osoby z niepełnosprawnością w dniu organizacji konferencji odpowiadały za realizację takich zadań/czynności jak: obsługa kelnerska i/lub gotowanie. 
4.2.4 Na potwierdzenie spełnienia kryterium „Aspekt społeczny - zaangażowanie do realizacji przedmiotu zamówienia osoby/osób z niepełnosprawnością”:
a) Wykonawca w dniu podpisania Umowy przekaże Zamawiającemu imienny wykaz osób (zawierający podstawę dysponowania), którymi będzie dysponował w dniu realizacji konferencji oraz dokumenty potwierdzające posiadanie przez osobę/osoby statusu osoby
z niepełnosprawnością, w rozumieniu przepisów o których mowa w ppkt. 4.2.2 lub przekaże oświadczenie o braku dysponowania na dzień podpisania Umowy wymaganymi osobami, jednocześnie zobowiązując się do zaangażowania tych osób na dzień realizacji konferencji.
b) W przypadku złożenia w dniu podpisania Umowy oświadczenia, o którym mowa w lit. a), Wykonawca najpóźniej w dniu organizacji konferencji, przed jej rozpoczęciem przekaże Zamawiającemu wykaz osób (zawierający m.in. podstawę dysponowania), którymi będzie dysponował w dniu realizacji konferencji oraz dokumenty potwierdzające posiadanie przez osobę/osoby statusu osoby z niepełnosprawnością, w rozumieniu przepisów o których mowa w ppkt. 4.2.2.
c) W przypadku wystąpienia zmiany osób wskazanych w wykazie osób złożonym w dniu podpisania Umowy, o czym mowa w lit. a), Wykonawca zobowiązany jest do złożenia zaktualizowanego wykazu osób wraz ze stosownymi dokumentami potwierdzającymi posiadanie statusu osoby z niepełnosprawnością najpóźniej w dniu organizacji konferencji, przed jej rozpoczęciem. 
4.3 Liczba należycie zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie) usług cateringowych – 15 pkt (waga 15 %).
Brane pod uwagę usługi zakładają catering (zupa, danie drugie, bufet kawowo-herbaciany) dla
co najmniej 200 osób i obsługę kelnerską oraz wyposażenie techniczne: stoły.
a) 5 pkt za należycie zrealizowane w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie) 3 opisane powyżej usługi cateringowe;
b) 10 pkt za należycie zrealizowane w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie) 4 lub 5 opisane powyżej usługi cateringowe;
c) 15 pkt za należycie zrealizowanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie) 6 lub więcej opisanych powyżej usług cateringowych.
Wykazane usługi cateringowe nie mogą obejmować usług cateringowych, o których mowa w pkt. 3 Zapytania ofertowego (Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego). Na potwierdzenie należytego wykonania usług należy dostarczyć referencje. 

Sposób obliczania punktacji:
Ps – całkowita liczba uzyskanych punktów;
Pc – liczba punktów  uzyskanych w ramach kryterium „Cena”;
Pn – liczba punktów uzyskanych w ramach kryterium „Aspekt społeczny – zaangażowanie do realizacji przedmiotu zamówienia osoby/osób z niepełnosprawnością”;
Pd – liczba punktów uzyskanych w ramach kryterium „Liczba należycie wykonanych usług cateringowych realizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert”.

Ps = Pc + Pn + Pd

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

5. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: usługa cateringowa podczas konferencji w dniu 10.05.2018 r.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

6.1 Oferta powinna zawierać:
• Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
• Potwierdzenie spełniania warunków przystąpienia do zapytania ofertowego – Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
• Referencje potwierdzające należyte wykonanie usług wymienionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego;
• Potwierdzenie spełniania kryteriów oceny oferty – Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego (jeśli dotyczy);
• Referencje potwierdzające należyte wykonanie usług cateringowych, wymienionych
w Załączniku nr 3 do Zapytania ofertowego (jeśli dotyczy).
6.2 Formularz ofertowy należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie: smikulec@um.warszawa.pl, tel. 22 443-14-28, do dnia 09.04.2018 r. do godz. 15.00. 

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

7.1 W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną
do reprezentowania konsorcjum.
7.2 Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową.
7.3 Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
7.4 Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 60 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty.
7.5 Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie Umowy.
7.6 Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.
7.7 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podawania przyczyny.

 

Załączniki

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe_catering.pdf, file size: 593.67 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Załącznik nr 1
    (plik: zalacznik_nr_1_do_zapytania_ofertowego_catering.doc, file size: 185 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    Załącznik nr 2
    (plik: zalacznik_nr_2_do_zapytania_ofertowego_catering.doc, file size: 170.5 KB)
    Pobierz
  4. 4.
    Załącznik nr 3
    (plik: zalacznik_nr_3_do_zapytania_ofertowego_catering.doc, file size: 181 KB)
    Pobierz