Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. wynajmu sali

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: czwartek, 4 grudnia 2014 - 16:02, Marta Sadurska

Realizacja zamówienia w ramach projektu pt. „CONSENSIO – platforma współpracy trójstronnej – Decent Work – Poland”.


Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1.  OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:
Realizacja usługi polegającej na wynajęciu sali konferencyjnej w związku z organizacją konferencji podsumowującej projekt pt. „CONSENSIO – platforma współpracy trójstronnej – Decent Work – Poland”, współfinansowanego w ramach Funduszu na rzecz godnej pracy i dialogu trójstronnego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.
Czas udostępnienia sali i świadczenia usługi: w godz. 11.00 – 17.00
Ilość osób: 150
Lokalizacja: Sala konferencyjna musi znajdować się na terenie m.st. Warszawy, w obszarze administracyjnym Dzielnicy Śródmieście.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Zakres przedmiotu zamówienia:

2.1 Sala konferencyjna: 150 osób, powierzchnia sali co najmniej 140 m2, krzesła
w ustawieniu teatralnym, ekran, projektor multimedialny + laptop, nagłośnienie i obsługa akustyczno – techniczna, woda na stołach dla prelegentów, szklanki i tabliczki imienne po 6/8 sztuk. Wykonawca zapewni przestrzeń  dla 6/8 osób prelegentów w części prezydialnej - 6/8 foteli w części prezydialnej, 150 krzeseł dla uczestników z miękkim siedziskiem,  mikrofony bezprzewodowe 3 sztuki, możliwość ustawienia i podłączenia laptopów prelegentów na  niskich stolikach 3 sztuki  lub ława na materiały prelegentów,  stałe oświetlenie. Sala i budynek z dostępem dla osób niepełnosprawnych.

2.2 Foyer przy sali konferencyjnej: pomieszczenie umożliwiające przeprowadzenie rejestracji uczestników (wyposażone w 3 stoły i 3 krzesła) zapewniające swobodny przepływ osób w trakcie poczęstunku, przerw kawowych i lunchu.

2.3 Sala dla grupy ok. 15 dzieci w wieku 0-4 lat: Sala/wydzielona przestrzeń o powierzchni min. 20 m2 do zorganizowania przez Zamawiającego zajęć dla dzieci, znajdująca się na tym samym piętrze, co sala główna; Wyposażenie sali: 4 stoły i 20 krzeseł.

2.4 Catering i obsługa gastronomiczna w oddzielnej sali na tym samym poziomie co  sala konferencyjna:

Przerwa kawowa: herbata, kawa, mleko, cytryna, cukier, napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana z plastrami cytryny, oraz soki owocowe serwowane w dzbankach szklanych (min. 0,3 litra na osobę) ciastka, mini ciastka i/lub ciastka koktajlowe (min po 5 sztuk na osobę). Serwis porcelanowy lub szklany, obrusy materiałowe, sztućce metalowe.
Obsługa kelnerska.

Lunch: Wykonawca zapewni lunch dla gości w formie stołu szwedzkiego. W menu muszą się znaleźć przynajmniej: 3 rodzaje przystawek, 2 rodzaje zup, 3 dania główne (w tym jedno bezmięsne), dodatki skrobiowe, sałatki (min. 3 rodzaje), ciastka/ciasta deserowe w osobnych papilotkach 150 gram/sztuka, min. po 2 sztuki na osobę i owoce (min. 2 rodzaje), herbata, cytryna, kawa, mleko, cukier, napoje zimne w tym woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe serwowane w dzbankach szklanych, (min. 3 rodzaje po min. 0,3 litra na osobę). Menu powinno odpowiadać liczbie przewidzianych uczestników.
b) Najpóźniej 2 dni robocze przed konferencją, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu lunchu do zatwierdzenia.
c)  Serwis porcelanowy lub szklany, obrusy materiałowe, sztućce metalowe.
d) Obsługa kelnerska.

2.5 Zapewnienie moderatora.

Wykonawca zapewnia moderatora, do którego zadań będzie należało: prowadzenie konferencji zgodnie z programem, w tym m.in. zapowiadanie i przedstawianie prelegentów, moderowanie dyskusji. 

2.6 Obsługa zgłoszeń i rejestracji uczestników przez system internetowy Wykonawcy.

Wykonawca odpowiedzialny będzie za przyjmowanie zgłoszeń na konferencję za pośrednictwem formularza rejestracyjnego on-line, który stworzy Wykonawca. System rejestracji powinien zostać uruchomiony najpóźniej na dzień po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązany zostanie do ochrony danych osobowych zgodnie
z obowiązującym prawem.
W odstępach jednodniowych, na koniec każdego dnia do 15.30 Wykonawca będzie zobowiązany do informowania Zamawiającego o liczbie zgłoszeń. Rejestracja zgłoszeń powinna być prowadzona w bazie adresowej. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Zamawiającego o pojawiających się problemach lub trudnościach w dokonaniu naboru uczestników drogą mailową i telefoniczną.

2.7 Obsługa szatni i  dostęp  do  toalet podczas trwania konferencji
Wykonawca zapewni obsługę szatni podczas trwania konferencji. Przestrzeń szatni, liczba wieszaków powinna być dostępna dla zakładanej liczby uczestników. Zapewni nieograniczony i bezpłatny dostęp do pomieszczeń sanitarnych z niezbędnym wyposażeniem.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy wykażą, że w ostatnich 2 latach przed dniem składania oferty zorganizował min. 3 usługi, z których każda usługa polegała na wynajęciu sali konferencyjnej i zorganizowaniu cateringu dla min 150 osób.

4. KRYTERIA OCENY OFERTY:
Cena: 100 %

5. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: 19.12.2014 r.


6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wraz referencjami na potwierdzenie należytego wykonania usług wskazanych w pkt. 3 niniejszego Zapytania oraz wskazaniem lokalizacji sali. 
2. Ofertę należy:
- wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie – kgryglewski@um.warszawa.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 09.12.2014 r. do godz. 12.00.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia do dnia 31 grudnia 2014 r. Wykonawca przedstawi rachunek/fakturę najpóźniej do  dnia 22 grudnia 2014 r. 

c. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

d. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych
z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

e. Wykonawca jest związany ofertą do 31 grudnia 2014 r. od dnia ogłoszenia informacji
o wyborze najkorzystniejszej oferty.

f. Dopuszcza się możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia, nie później niż do 29.12.2014 r. 

Załączniki

  1. 1.
    ZAPYTANIE OFERTOWE
    (plik: zapytanie_ofertowe_sala.pdf, file size: 1917.59 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Załącznik do zapytania
    (plik: zalacznik_nr_2_sala.doc, file size: 136.5 KB)
    Pobierz