Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. zaprojektowania koncepcji oraz realizacji i koordynacji kampanii informacyjno-promocyjnej w ramach projektu Virtualna Warszawa

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: wtorek, 25 lipca 2017 - 16:28, dnowinska

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:


1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Kompleksowa usługa polegająca na zaprojektowaniu koncepcji oraz realizacji i koordynacji kampanii informacyjno-promocyjnej na rzecz zadania pn. „Dofinansowanie do zakupu telefonów komórkowych typu smartphone dla osób z dysfunkcją narządu wzroku”, wdrażanego w ramach projektu pn. „Virtualna Warszawa” finansowanego ze środków Fundacji Bloomberg Philanthropies. Szczegółowy opis zadania zawiera Załącznik nr 1 – Załącznik do Zapytania Ofertowego.

W ramach przedmiotu zamówienia:
1.1. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej z zastosowaniem następujących narzędzi - nośników informacyjno-promocyjnych: plakat informacyjny, ulotka informacyjna, słupy reklamowe, ekrany w komunikacji miejskiej: autobusach i tramwajach, ekrany multimedialne w przejściach podziemnych metra na stacji Metro Świętokrzyska, rozgłośnie radiowe, portal społecznościowy Facebook – profil projektu Virtualna Warszawa, ulotka informacyjna i formularz zgłoszeniowy do zadania przekazany przez Zamawiającego przygotowane w brajlu.
1.2. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej zgodnie z niżej zamieszczoną specyfikacją:
1.2.1. Key Visual:
a) Przygotowanie w uzgodnieniu i w oparciu o informacje pozyskane od Zamawiającego do wyboru minimum dwóch projektów graficznych.
1.2.2. Plakat informacyjny:
a) Przygotowanie w uzgodnieniu i w oparciu o informacje pozyskane od Zamawiającego do wyboru minimum dwóch projektów graficznych;
b) Realizacja trwającej minimum dwa tygodnie kampanii plakatowej na słupach reklamowych na terenie m.st. Warszawy z użyciem minimum 30 słupów reklamowych, w czasie realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej, w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę w projekcie planu kampanii, zaakceptowanym przez Zamawiającego. W kalkulację kosztów kampanii plakatowej powinien zostać wliczony druk plakatów na potrzeby realizacji ww. kampanii.
c) Druk plakatów informacyjnych:
• Ilość: 100 sztuk,
• Rozmiar: A3,
• Materiał: kreda błysk,
• Gramatura: 150 g.
1.2.3. Ulotka informacyjna:
a) Przygotowanie w uzgodnieniu i w oparciu o informacje pozyskane od Zamawiającego do wyboru minimum dwóch projektów graficznych;
b) Przygotowanie projektu ulotki informacyjnej w brajlu;
c) Druk ulotek informacyjnych:
• Ilość: 4000 sztuk,
• Rozmiar: A4,
• Druk brajlem w tym samym polu,
• Gramatura: 160 g.
1.2.4. Formularz zgłoszeniowy do zadania:
a) Przygotowanie projektu formularza zgłoszeniowego do zadania przekazanego przez Zamawiającego, stanowiącego Załącznik nr 2 – Załącznik do Zapytania Ofertowego w brajlu;
b) Druk formularza zgłoszeniowego:
• Ilość: 3000 sztuk,
• Rozmiar: A4,
• Druk brajlem w tym samym polu,
• Gramatura: 160 g.
1.2.5. Spot reklamowy (animacja):
a) Przygotowanie w uzgodnieniu i w oparciu o informacje pozyskane od Zamawiającego do wyboru minimum dwóch projektów graficznych spotu reklamowego (animacja)
o długości 10 – 15 sekund, zgodnego ze specyfikacją techniczną przygotowania materiału do emisji na ekranach w komunikacji miejskiej: autobusach i tramwajach oraz w przejściach podziemnych metra na stacji Metro Świętokrzyska.
b) Emisja przez minimum dwa tygodnie spotu reklamowego (animacji) na ekranach
w komunikacji miejskiej: autobusy i tramwaje oraz w przejściach podziemnych metra na stacji Metro Świętokrzyska, w czasie realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej,
w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę w projekcie planu kampanii, zaakceptowanym przez Zamawiającego. Za proces realizacji emisji spotu reklamowego (animacji) na ekranach w komunikacji miejskiej: autobusy i tramwaje odpowiada Zamawiający.
1.2.6. Spot radiowy:
a) Produkcja i emisja minimum 20 sekundowego spotu informacyjnego w radiu z lektorem
i podkładem muzycznym, informującego o rekrutacji uczestników do zadania pn. „Dofinansowanie do zakupu telefonów komórkowych typu smartphone dla osób
z dysfunkcją narządu wzroku”, wdrażanego w ramach projektu pn. „Virtualna Warszawa”;
b) Emisja ww. spotu o długości minimum 20 sekund w minimum dwóch stacjach radiowych o zasięgu warszawskim, których słuchalność w Warszawie w okresie styczeń – czerwiec 2017 wynosiła co najmniej 1% (wg Raportu Radio Track, Instytut Millward Brown, opracowanego przez portal Wirtualnemedia.pl). Nie dopuszcza się emisji spotu w rozgłośniach radiowych nadających jedynie w Internecie;
c) Emisja spotu powinna odbywać się przez minimum tydzień w obu stacjach radiowych, w czasie trwania kampanii informacyjno-promocyjnej, w terminach i częstotliwości zaproponowanej przez Wykonawcę w projekcie planu kampanii, zaakceptowanych przez Zamawiającego.
1.2.7. Portal społecznościowy Facebook – profil projektu Virtualna Warszawa:
a) Prowadzenie przez okres minimum dwóch miesięcy działań reklamowych na portalu społecznościowym Facebook polegających na prowadzeniu profilu projektu Virtualna Warszawa jako profilu kampanii;
b) Publikacja postów informacyjno-promocyjnych przy użyciu zróżnicowanych form przekazu informacji: tekstu, zdjęć, filmów, quizów itp.;
c) Publikacja minimum jednego postu informacyjno-promocyjnego dziennie;
d) Publikacja minimum trzech postów informacyjno-promocyjnych w tygodniu.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
2.1. Wykonawca przygotuje opis wstępnego zarysu koncepcji kampanii informacyjno-promocyjnej wraz z wstępnymi propozycjami kreacji graficznych i tekstowych oraz projekt media planu kampanii zgodny z przedmiotem zamówienia, uwzględniający ewentualny wybór dodatkowych nośników informacyjno-promocyjnych wraz z harmonogramem proponowanych terminów działań reklamowych oraz ilością i częstotliwością emisji materiałów informacyjno-promocyjnych łącznie
z szczegółową kalkulacją kosztów, co stanowić będzie załącznik do składanej oferty.
2.2. Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej zgodnie
z zaakceptowaną przez Zamawiającego koncepcją oraz harmonogramem działań kampanii.
2.3. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego uwzględnienia uwag Zamawiającego do przedstawionych projektów graficznych materiałów informacyjno-promocyjnych i przesłania poprawionych wersji projektów graficznych w terminie jednego dnia roboczego od dnia przesłania ww. uwag.
2.4. Wykonawca przystąpi do produkcji materiałów informacyjno-promocyjnych po uzyskaniu akceptacji projektów graficznych, przekazanej przez Zamawiającego drogą elektroniczną.
2.5. W przypadku przygotowania materiałów informacyjno-promocyjnych niezgodnie z postanowieniami Zapytania Ofertowego oraz wytycznymi Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie poprawić ww. materiały na własny koszt i ryzyko.
2.6. Wykonawca zobowiązany będzie do emisji i publikacji materiałów informacyjno-promocyjnych zaakceptowanych przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez zastosowane nośniki informacyjno-promocyjne bez utraty jakości obrazu i czytelności przekazu.
2.7. Wykonawca zobowiązany będzie do druku materiałów informacyjno-promocyjnych zgodnie
z przedmiotem zamówienia po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego, przekazanej droga elektroniczną na przedstawione wcześniej próbne egzemplarze wykonanych druków ww. materiałów.
2.8. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia druków materiałów informacyjno-promocyjnych własnymi środkami i na własny koszt do siedziby Zamawiającego, na adres Niecała 2, 00-098 Warszawa, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Wykonawca będzie zobowiązany do wniesienia dostarczonych druków w miejscu ich dostawy do wskazanego pomieszczenia.
2.9. Wykonawca zobowiązany będzie do udzielania Zamawiającemu informacji na temat aktualnego stanu kampanii oraz raportowania stanu swoich prac na każde żądanie Zamawiającego.
2.10. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawa autorskie do opracowanej koncepcji i materiałów
kampanii informacyjno-promocyjnej.
2.11. Po zakończeniu kampanii, Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) Przekazania Zamawiającemu na odpowiednich nośnikach kompletu wszystkich materiałów
informacyjno-promocyjnych użytych podczas kampanii;
b) Przygotowania i przekazania Zamawiającemu dokumentu podsumowującego realizację
działań reklamowych w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej na rzecz zadania pn.
„Dofinansowanie do zakupu telefonów komórkowych typu smartphone dla osób z dysfunkcją
narządu wzroku”, wdrażanego w ramach projektu pn. „Virtualna Warszawa”.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
3.1. Warunek przystąpienia do Zapytania Ofertowego stanowi doświadczenie Wykonawcy
w projektowaniu koncepcji oraz realizacji i koordynacji kompleksowych kampanii informacyjno-promocyjnych z użyciem różnorodnych nośników informacyjno-promocyjnych.
3.2. Wykonawca składając ofertę wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 2 zamówienia polegające na zaprojektowaniu koncepcji oraz realizacji i koordynacji kompleksowej kampanii informacyjno-promocyjnej z użyciem minimum 3 różnych nośników informacyjno-promocyjnych, na kwotę minimum 50 000,00 złotych brutto każda.
3.3. Ocena niniejszego warunku nastąpi na postawie przedstawionego przez Wykonawcę
w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 3 – Załącznik do Zapytania Ofertowego, wykazu 2 zrealizowanych kampanii informacyjno-promocyjnych z podaniem ich tematu, opisu zastosowanych działań reklamowych wraz z wykorzystanymi nośnikami informacyjno-promocyjnymi, wartości zamówienia, daty wykonania zamówienia oraz nazwy i adresu odbiorcy zamówienia.

4. KRYTERIA OCENY OFERTY:
4.1. Cena brutto - 30 % (maksymalnie 30 punktów)

cena najniższej oferty
Liczba punktów = --------------------------------- * 30
cena badanej oferty

4.2. Przedstawiona koncepcja i harmonogram działań projektu kompleksowej kampanii informacyjno-promocyjnej na rzecz zadania pn. „Dofinansowanie do zakupu telefonów komórkowych typu smartphone dla osób z dysfunkcją narządu wzroku”, wdrażanego w ramach projektu pn. „Virtualna Warszawa”, zawierająca zarówno wymagane, zgodne z przedmiotem zamówienia oraz dodatkowe, zaproponowane przez Wykonawcę, elementy kampanii z zastosowaniem różnorodnych nośników informacyjno-promocyjnych – 70 % (maksymalnie 70 punktów)
a) Pomysł na realizację kampanii – 35 % (maksymalnie 35 punktów)
Ocenie podlegać będą następujące cechy:
• Dopasowanie i siła oddziaływania względem grupy docelowej zadania,
• Kreatywność i unikalność,
• Innowacyjna i nowatorska forma przekazu,
• Kompleksowość i spójność.
b) Atrakcyjność zaproponowanych terminów działań reklamowych oraz ilości i częstotliwości emisji materiałów informacyjno-promocyjnych – 25 % (maksymalnie 25 punktów)
c) Zastosowanie dodatkowych niż wymagane w przedmiocie zamówienia nośników informacyjno-promocyjnych – 10 % (maksymalnie 10 punktów)
Ocenie podlegać będzie ilość oraz rodzaj dodatkowo zaproponowanych nośników informacyjno-promocyjnych.
4.3. Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Wybrana zostanie oferta Wykonawcy, któremu zostanie przyznana największa liczba punktów. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze spośród tych ofert, ofertę z najniższą ceną.
4.4. W toku oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Planowany termin realizacji kampanii: II połowa sierpnia – II połowa października 2017 r.
Zasięg terytorialny kampanii: m.st. Warszawa.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
6.1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 3 – Załącznik do Zapytania Ofertowego oraz inne wymagane załączniki. Do oferty należy załączyć:
a) Opis wstępnego zarysu koncepcji kampanii informacyjno-promocyjnej wraz z wstępnymi propozycjami kreacji graficznych i tekstowych;
b) Projekt media planu kampanii informacyjno-promocyjnej zgodny z przedmiotem zamówienia, uwzględniający ewentualny wybór dodatkowych nośników informacyjno-promocyjnych wraz
z harmonogramem proponowanych terminów działań reklamowych oraz ilością i częstotliwością emisji materiałów informacyjno-promocyjnych łącznie z szczegółową kalkulacją kosztów.
6.2. Ofertę należy przesłać pocztą elektroniczną na adres mailowy: asanbak@um.warszawa.pl
w nieprzekraczalnym terminie do dnia 1 sierpnia 2017 r.
6.3. Ocenie podlegać będą tylko oferty kompletne, przygotowane według wytycznych wskazanych
w Zapytaniu Ofertowym, otrzymane przez Zamawiającego w wyznaczonym terminie.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
7.1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.
7.2. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/faktury
w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie
z Umową.
7.3. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
7.4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie
z Wytycznymi do tych funduszy.
7.5. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.
7.6. Określenie ewentualnych warunków zmian Umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie Umowy.
7.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny.
7.8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Załączniki do Zapytania Ofertowego :
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis zadania pn. „Dofinansowanie do zakupu telefonów komórkowych typu smartphone dla osób z dysfunkcją narządu wzroku”, wdrażanego w ramach projektu pn. „Virtualna Warszawa”.
Załącznik nr 2 – Formularz zgłoszeniowy do zadania pn. „Dofinansowanie do zakupu telefonów komórkowych typu smartphone dla osób z dysfunkcją narządu wzroku”, wdrażanego w ramach projektu pn. „Virtualna Warszawa”.
Załącznik nr 3 – Formularz ofertowy.

Załączniki

  1. 1.
    Załącznik nr 1
    (plik: zalacznik_nr_1_do_zapytania_ofertowego_kamp_inf-prom_smartfony.pdf, file size: 56.76 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Załącznik nr 2
    (plik: zalacznik_nr_2_do_zapytania_ofertowego_kamp_inf-prom_smartfony.pdf, file size: 68.86 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    Załącznik nr 3 - Formularz oferty
    (plik: zalacznik_nr_3_-_formularz_oferty.docx, file size: 14.41 KB)
    Pobierz
  4. 4.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe_kampania_inf-prom_smartfony-nowe.pdf, file size: 394.18 KB)
    Pobierz