1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przeprowadzenia doradztwa z zakresu klauzul społecznych w zamówieniach publicznych dla jednostek  m.st. Warszawy. Planowany wymiar godzinowy: 236 godzin zegarowych.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

2.1. Zamawiający planuje objęcie doradztwem indywidualnym przedstawicieli maksymalnie 118 jednostek m.st. Warszawy w łącznej liczbie maksymalnie 236 godzin zegarowych w tym:

- 25 godzin zegarowych w roku 2018;

- 211 godzin zegarowych w roku 2019.

Podział godzin pomiędzy latami jest orientacyjny i może ulec zmianie w zależności od zgłaszanych potrzeb, z zastrzeżeniem, że liczba godzin w 2018 roku nie będzie większa niż 25. 

Jednostki m.st. Warszawy to komórki organizacyjne Urzędu m.st. Warszawy, jednostki pomocnicze oraz jednostki organizacyjne m.st. Warszawy.   

2.2. Doradztwo dla jednostek, o których mowa w pkt. 2.1 Zapytania ofertowego będzie polegało na pomocy pracownikom jednostek m.st. Warszawy w wyborze klauzuli społecznej odpowiedniej do zastosowania w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, doradztwie przy wprowadzeniu do dokumentacji postępowania (tj. m.in. ogłoszenia o zamówieniu, SIWZ, umowy, zapytania ofertowego) zapisów dotyczących danej klauzuli społecznej (tj. klauzuli z art. 22 ust.2,  art. 29 ust. 3a lub art. 29 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych). 

2.3. Doradztwo będzie odbywało się w siedzibie danej jednostki, na terenie m.st. Warszawy, w przedziale godzinowym 8.00-16.00. 

2.4. Dopuszcza się możliwość realizacji usługi w jednym dniu w kilku jednostkach.

2.5. W wypadku wykazania więcej niż jednej trenerki / jednego trenera dopuszcza się możliwość przeprowadzenia doradztwa w tym samym terminie dla więcej niż jednej jednostki.

2.6. Oferent będzie zobowiązany do:

a) prowadzenia list obecności na każdym spotkaniu doradczym;

b) przesyłania karty informacyjnej dotyczącej każdego spotkania doradczego (zawierającej m.in. datę spotkania, informację komu zostało udzielone doradztwo, w ramach jakiego postępowania, jaką klauzulę zastosowano, jakie dokumenty konsultowano) do 5 dni roboczych od dnia udzielenia doradztwa, w formie elektronicznej. Wzór karty informacyjnej zostanie określony przez Zamawiającego;

c) sporządzenia z realizacji zamówienia: raportu rocznego za 2018 r. i raportów lub zestawień kwartalnych w roku 2019.

2.7. O zapotrzebowaniu danej jednostki na doradztwo, Oferent będzie informowany przez Zamawiającego w formie telefonicznej lub mailowej. Termin spotkania będzie ustalany wspólnie przez Zamawiającego i Oferenta. Usługa doradztwa powinna być zrealizowana w terminie maksymalnie 7 dni roboczych od dnia poinformowania Oferenta o potrzebie doradztwa.

2.8. Wykonawca winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. 2018 poz. 1000) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). 

2.9. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy a w szczególności przedmiotu umowy i wysokości wynagrodzenia, stanowiących informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1764), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy, oraz wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres Wykonawcy, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na publikację treści złożonej oferty (w tym m.in. wysokość złożonej oferty, nazwę firmy, adres).

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy dysponują / będą dysponować co najmniej jedną trenerką / jednym trenerem, realizującym przedmiot zamówienia, który przeprowadził 

w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) co najmniej 2 usługi doradztwa z tematyki klauzul społecznych w zamówieniach publicznych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego. 

Na potwierdzenie wykonania usług należy dołączyć referencje zawierające terminy oraz temat doradztwa. Doradztwo musi być świadczone na podstawie umowy zawartej z jednostką samorządu terytorialnego. Protokoły zdawczo-odbiorcze nie będą traktowane jako referencje z realizacji usług.

Dopuszcza się w postępowaniu udział osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które przeprowadziły w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 2 usługi doradztwa z tematyki klauzul społecznych w zamówieniach publicznych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego. Doradztwo musi być świadczone na podstawie umowy zawartej z jednostką samorządu terytorialnego. Protokoły zdawczo-odbiorcze nie będą traktowane jako referencje z realizacji usług. 

W przypadku wykazania więcej niż jednej trenerki / jednego trenera, każda wykazana trenerka / każdy wykazany trener musi spełniać warunki przystąpienia do zapytania ofertowego.

4. KRYTERIA OCENY OFERTY

4.1. Cena brutto oferty – 40%

Każdej ofercie zostaną przyznane punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

                    Najniższa cena brutto za wykonanie oferty

Pcb = --------------------------------------------------------------------------------   x 40% x 100

          Cena brutto za wykonanie oferty przez danego Oferenta  

4.2. Doświadczenie zawodowe trenerki / trenera / trenerów – 60%

4.3. Przez doświadczenie zawodowe trenerki / trenera / trenerów rozumie się:

a) liczbę należycie przeprowadzonych w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) usług doradztwa z tematyki klauzul społecznych w zamówieniach publicznych. Wykazane usługi doradztwa nie mogą obejmować usług, o których mowa 

w pkt. 3 Zapytania ofertowego (warunki przystąpienia do zapytania ofertowego). Doradztwo musi być świadczone na podstawie umowy na rzecz Zamawiającego, 

w rozumieniu ustawy Pzp (Dz. U. 2017 r., poz. 1579 z późn.zm.). Na potwierdzenie wykonania usług należy dołączyć referencje zawierające terminy oraz temat doradztwa. Protokoły zdawczo-odbiorcze nie będą traktowane jako referencje z realizacji usług. W przypadku wykazania 2 usług, doradztwo musi być zrealizowane dla 2 różnych Zamawiających. W przypadku wykazania 3 lub więcej usług, doradztwo musi być zrealizowane dla minimum 3 różnych Zamawiających. Za każde wykazane, zgodnie z powyższymi warunkami, doradztwo Oferent otrzyma 10 pkt., przy czym maksymalnie może wykazać 4 usługi doradztwa. Maksymalnie Oferent może otrzymać 40 pkt (za cztery wykazane, zgodne z powyższymi warunkami, doradztwa) – 40%. 

b) liczbę należycie przeprowadzonych w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) szkoleń o tematyce klauzul społecznych, trwających minimum 4 godziny zegarowe. Szkolenie musi być świadczone na podstawie umowy na rzecz Zamawiającego, 

w rozumieniu ustawy Pzp (Dz. U. 2017 r., poz. 1579 z późn.zm.). Na potwierdzenie wykonania usług należy dołączyć referencje zawierające terminy oraz temat szkolenia. Protokoły zdawczo-odbiorcze nie będą traktowane jako referencje z realizacji usług. W przypadku wykazania 2 szkoleń, szkolenia muszą być zrealizowane dla 2 różnych Zamawiających. W przypadku wykazania 3 lub więcej szkoleń, szkolenia muszą być zrealizowane dla minimum 3 różnych Zamawiających. Za każde wykazane, zgodnie z powyższymi warunkami, szkolenie Oferent otrzyma 5 pkt, przy czym maksymalnie może wykazać 4 szkolenia. Maksymalnie oferent może otrzymać 20 pkt (za cztery wykazane, zgodne 

z powyższymi warunkami, szkolenia) – 20%.

4.4. Całkowita punktacja będzie liczona w następujący sposób: 

           Pc = Pcb + Pzaw 

Pc – całkowita liczba uzyskanych punktów

Pcb – cena brutto wyliczona wg wzoru, o którym mowa w pkt 4.1. Zapytania ofertowego

Pzaw – doświadczenie zawodowe trenerki / trenera: Pzaw = Pb + Psz

Pb – punkty trenerki / trenera uzyskane w ramach pkt. 4.3.a) Zapytania ofertowego - kryterium oceny ofert (doradztwo z zakresu klauzul społecznych w zamówieniach publicznych)

Psz – punkty trenerki / trenera uzyskane w ramach pkt. 4.3.b) Zapytania ofertowego – kryterium oceny ofert (szkolenia z tematyki klauzul społecznych) 

4.5. W przypadku wykazania więcej niż jednej trenerki / jednego trenera punkty w kryterium doświadczenia zawodowego będą liczone w następujący sposób: 

                               Pb + Psz

                Pzaw = ------------------

            Lt  

Pzaw – doświadczenie zawodowe

Pb – suma punktów uzyskanych przez wszystkich wykazanych trenerów w ramach 

pkt. 4.3.a) Zapytania ofertowego - kryterium oceny ofert (doradztwo z zakresu klauzul społecznych w zamówieniach publicznych)

Psz – suma punktów uzyskanych przez wszystkich wykazanych trenerów w ramach pkt. 4.3.b) Zapytania ofertowego - kryterium oceny ofert (szkolenia z tematyki klauzul społecznych)

Lt – liczba wykazanych trenerek / trenerów, którzy spełnili warunek udziału w postępowaniu.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 

25 godzin zegarowych doradztwa od dnia podpisania umowy do 10.12.2018 r., 211 godzin zegarowych doradztwa od 02.01.2019 r. do 10.12.2019 r. Końcowy termin realizacji zamówienia może ulec zmianie w przypadku wcześniejszego wykorzystania maksymalnej liczby godzin doradztwa.

Częstotliwość spotkań doradczych będzie uzależniona od potrzeb jednostek m.st. Warszawy, o których mowa w pkt. 2.1. Zapytania ofertowego.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT

6.1. Oferta powinna zawierać: 

a) formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego;

b) potwierdzenie spełniania warunków przystąpienia do zapytania ofertowego – Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego;

c) referencje potwierdzające należyte wykonanie usług wymienionych w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego;

d) potwierdzenie spełniania kryteriów oceny oferty - Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego (jeśli dotyczy);

e) referencje potwierdzające należyte wykonanie usług wymienionych w Załączniku nr 3 do Zapytania ofertowego (jeśli dotyczy).

6.2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres e-mailowy osoby prowadzącej postępowanie: smikulec@um.warszawa.pl do dnia 01.10.2018 r. do godziny 12.00.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA

7.1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

7.2. Wynagrodzenie zostanie obliczone i wypłacone w częściach w wysokości odpowiadającej liczbie godzin świadczonych na rzecz realizacji zadania, o którym mowa w pkt. 1 i stanowić będzie iloczyn liczby faktycznie świadczonych godzin oraz godzinowej stawki brutto wskazanej w ofercie Wykonawcy. 

7.3. Pierwsza część wynagrodzenia obejmie świadczenie usługi w okresie do 14.12.2018 r. Wynagrodzenie za świadczenie usługi w roku 2019 będzie obliczane i wypłacane kwartalnie. 

7.4. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową. 

7.5. Wszystkie materiały przygotowane przez Oferenta powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy. 

7.6. Oferent jest związany ofertą nie dłużej niż 60 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty.

7.7. Dopuszcza się możliwość przesunięcia terminu realizacji zadań wymienionych w przedmiocie zapytania ofertowego. 

7.8. Dopuszcza się możliwość udzielenia Oferentowi w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego.

7.9. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie Umowy.

7.10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.

7.11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podawania przyczyny.

7.12. Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. 2018 poz. 1000) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). Oferent oświadczy, że zapoznał się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody. 

7.13. Oferent wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1330), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy, oraz wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na publikację treści złożonej oferty (w tym m.in. wysokość złożonej oferty, nazwę firmy, adres). Treść umowy z wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.