Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot.kompleksowej organizacji konferencji podsumowującej projekt „AGE – Działania na rzecz aktywnego i godnego starzenia się w Warszawie”

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: środa, 15 lutego 2017 - 14:55, Anna Jaźwińska

Zapytanie ofertowe dot. kompleksowej organizacji konferencji podsumowującej projekt „AGE – Działania na rzecz aktywnego i godnego starzenia się w Warszawie”, dofinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.


1. OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:
1.1 Przedmiot Zamówienia: Kompleksowa organizacja konferencji podsumowującej projekt „AGE – Działania na rzecz aktywnego i godnego starzenia się w Warszawie”, dofinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.
1.2 Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia:
1.2.1 Teren i miejsce konferencji: Centrum Alzheimera, al. Wilanowska 257, Warszawa. Część programowa konferencji zostanie przeprowadzona w ogrodzie jednostki, a część gastronomiczna w ogrodzie i w wyznaczonej sali Centrum Alzheimera. Teren i miejsce konferencji są
w dyspozycji Zamawiającego i nie stanową kosztu Wykonawcy.
1.2.2 Termin konferencji: 11 kwietnia 2017 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu konferencji z zastrzeżeniem, że konferencja odbędzie się w kwietniu 2017 r., a Wykonawca
o zmianie terminu zostanie poinformowany nie później niż na 14 dni kalendarzowych przed pierwotnym terminem konferencji.
1.2.3 Uczestnicy konferencji: 150 osób, w tym przedstawiciele władz m.st. Warszawy, publicznych i prywatnych jednostek działających na rzecz osób starszych i osób z niepełnosprawnością, przedstawiciele organizacji pozarządowych, pracownicy i mieszkańcy domów pomocy społecznej prowadzonych przez m.st. Warszawę.
1.2.4 Czas trwania konferencji: około 5 godzin zegarowych
a) Planowany program konferencji:
• 9.30-10.00 Rejestracja uczestników;
• 10.00-10.10 Powitanie i wystąpienie przedstawiciela władz m.st. Warszawy;
• 10.10-10.30 Przedstawienie celów i wyników osiągniętych w ramach projektu „AGE – Działania na rzecz aktywnego i godnego starzenia się w Warszawie”;
• 10.30-11.30 Prelekcja na temat hortiterapii i aktywnego wykorzystania ogrodów sensorycznych;
• 11.30-12.00 Przerwa kawowa;
• 12.00-13.00 Panel dyskusyjny na temat „Aktywnego i godnego życia Seniorów”;
• 13.00-14.00 Występ artystyczny;
• 14.00-14.05 Zakończenie konferencji
• 14.05-15.00 Obiad
b) Program zawarty w lit. a) może ulec zmianie i zostanie ostatecznie ustalony na etapie realizacji zamówienia. Ponadto Zamawiający zastrzega możliwość skrócenia lub wydłużenia czasu konferencji, jak również zmiany długości poszczególnych punktów programu.
c) Przygotowanie i realizacja tematów merytorycznych i artystycznych, zawartych w Programie pozostaje w dyspozycji Zamawiającego.
d) Wykonawca w dniu konferencji jest zobowiązany uwzględnić dodatkowy czas na przygotowanie wszystkich elementów, stanowiących przedmiot zamówienia, przed rozpoczęciem Programu, a także ich usunięcie z terenu Centrum Alzheimera po zakończeniu konferencji. 
1.2.5 Organizacja miejsca konferencji:
1.2.5.1 Wykonawca na terenie ogrodu Centrum Alzheimera zapewni biały namiot/halę wraz
z wyposażeniem, w której odbędzie się część konferencyjna oraz część gastronomiczna, spełniający następujące wymagania:
a) rozmiar namiotu/hali: co najmniej 10x25 m, ściana boczna co najmniej 2,5 m wysokości, dostosowany do udziału 150 osób;
b) podłoga, zapewniająca izolację wilgoci i temperatury od ziemi, umożliwiająca poruszanie się osobom na wózku;
c) ściany namiotu z dostępem światła słonecznego z możliwością zasłonięcia;
d) oświetlenie i doprowadzenie prądu do wnętrza namiotu;
e) ogrzewanie wewnątrz namiotu, zapewniające w przypadku wystąpienia takiej potrzeby temperaturę co najmniej 20 stopni Celsjusza wewnątrz namiotu/hali na całej powierzchni;
f) obie części (konferencyjna i gastronomiczna) powinny być wyraźnie oddzielone zapewniając bezproblemowe prowadzenie konferencji, jednocześnie umożliwiając swobodne korzystanie z części gastronomicznej;
g) co najmniej dwa wejścia/wyjścia: jedno główne – otwarte , drugie zapasowe/ewakuacyjne – zamknięte;
h) teren na którym odbędzie się konferencja powinien być dostosowany do potrzeb osób
z niepełnosprawnością i niesamodzielnych, w tym poruszających się na wózku lub o lasce. Wykonawca zapewni m.in. odpowiednie podjazdy/zjazdy, przejścia o parametrach umożliwiających udział w konferencji ww. grupie osób.
i) szatnia: Wykonawca w namiocie/hali wydzieli część na potrzeby szatni oraz zapewni jej obsługę i wyposażenie (wieszaki stojące);
j) dostęp do Internetu (Wi-Fi);
k) część konferencyjna powinna być wyposażona w co najmniej:
• wyposażenie techniczne: nagłośnienie namiotu/hali i obsługę akustyczno-techniczną; ekran umiejscowiony na ścianie namiotu/ekranu w rozmiarze odpowiadającym wielkości namiotu/ekranu, umożliwiający odczyt wyświetlanego materiału z ostatniego rzędu krzeseł; rzutnik; niezbędne okablowanie; 4 mikrofony bezprzewodowe; mównica, 2 stoły biurowe, 4 krzesła;     
• ergonomiczne krzesła z obiciem materiałowym w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji, ustawione w układzie teatralnym/kinowym;
• 4 fotele z obiciem skórzanym oraz stolik na potrzeby panelu dyskusyjnego, ustawione przy ekranie;
l) część gastronomiczna w namiocie/hali powinna być wyposażona w co najmniej:
• wyposażenie techniczne: stoliki koktajlowe obite materiałem w ilości dostosowanej do liczby uczestników; 10 standardowych stolików z obiciem materiałowym wraz
z fotelami/krzesłami (3-4 krzesła na 1 stolik) - dla osób poruszających się na wózku,
o lasce lub innych osób mających problemy z poruszaniem się;
• zastawę bankietową (typu porcelanowa), sztućce (metalowe), serwetki składane na 4,
w ilości dostosowanej do liczby uczestników;
1.2.5.2 dostęp do sanitariatów zostanie zapewniony przez Zamawiającego;
1.2.6 Wykonawca zapewni catering podczas konferencji zakładający:
a) bufet kawowo-herbaciany serwowany w części gastronomicznej namiotu dla 150 osób:
• zapewniony w czasie trwania konferencji, począwszy od kawy powitalnej, kończąc na bufecie kawowym podczas ciepłego posiłku;
• kawa, herbata (różne rodzaje), cytryna, mleko, cukier, woda, soki/napoje owocowe (co najmniej 2 smaki), owoce (co najmniej 2 rodzaje), ciastka kruche (co najmniej 2 rodzaje), ciasto;
• Wykonawca zapewni obsługę kelnerską bufetu.
b) danie ciepłe serwowane w części gastronomicznej namiotu/hali dla 150 osób, w formie stołu szwedzkiego:
• przystawki: co najmniej 2 rodzaje typu tartinki, roladki, faszerowane ptysie;
• zupa np. żurek;
• danie drugie: co najmniej 2 rodzaje (mięsne i bezmięsne), 3 dodatki skrobiowe, co najmniej 2 rodzaje surówek;
c) danie serwowane w sali Centrum Alzheimera dla 40 osób w formie stołu szwedzkiego:
• przystawki: co najmniej 3 rodzaje typu tartinki, jajka faszerowane, roladki, faszerowane ptysie;
• zupa np. żurek;
• danie ciepłe co najmniej 2 rodzaje (mięsne i bezmięsne), 3 dodatki skrobiowe, co najmniej 2 rodzaje surówek;
• wykonawca w sali Centrum Alzheimera zapewni również serwis kawowo-herbaciany tj. kawę, herbatę, cytrynę, mleko, soki, wodę, cukier, owoce, ciastka kruche i ciasto;
• Wykonawca zapewni obsługę kelnerską oraz zastawę bankietowa (typu porcelanowa), sztućce (metalowe), serwetki składane na 4, w ilości dostosowanej do liczby uczestników;
1.2.7 Wykonawca zapewni dekorację świąteczną (wielkanocną) stołów gastronomicznych
w namiocie/hali oraz w sali Centrum Alzheimera: co najmniej: gałązki: bukszpanu, bazi, rzeżuchy; stroiki; figurki: baranka, zajączka; sztuczne pisanki; zielona trawka w ziemi.
1.2.8 Wykonawca dostarczy wydruk zdjęć wielkoformatowych według grafik przekazanych przez Zamawiającego, zgodnie ze specyfikacją:
a) ilość 20 sztuk;
b) rodzaj wydruku: fotoboard;
c) format: ok. 50 cm x 70 cm lub ok. 60 cm x 60 cm (w zależności od zdjęcia);
d) materiał: pianka PCV 5mm zabezpieczona folią UV;
e) oprawa: alu ramki;
f) kolor: full, 4+0;
g) wyposażenie dodatkowe: wydruki powinny być wykonane w sposób umożliwiający ich powieszenie na ścianie w pionie i poziomie.
h) wymagania jakościowe: wydruki powinny być wykonane w sposób przejrzysty oraz czytelny.
1.2.9 Wykonawca zapewni na czas konferencji 20 szt. jednakowych sztalug w rozmiarze umożliwiającym ekspozycję zdjęć wielkoformatowych, o których mowa w ppkt. 1.2.8;
1.2.10  Wykonawca dostarczy sadzonki kwiatów:
a) 150 szt. krokusów pojedynczo sadzonych (1 cebulka) w doniczce, różne kolory;
b) 200 szt. sadzonek kwiatów jednorocznych typu bratki, aksamitki, szałwia, bez doniczek w kolorach: żółty, niebieski, czerwony, biały;
c) 200 szt. rękawiczek lateksowych, jednorazowych.
1.2.11 Wykonawca dostarczy materiały reklamowe spełniające następującą specyfikację:
a) doniczka zawierająca 5-8 nasion kwiatu typu petunia:
• ilość: 200 szt;
• rozmiar doniczki: ok. 6x6 cm;
• materiał doniczki: biodegradowalny;
• kolor doniczki: 3 rodzaje;
• opakowanie jednostkowe: kartonowe;
• technologia nadruku: czytelna, trwała, odporna na warunki atmosferyczne;
• oznakowanie opakowania jednostkowego w kolorze: zgodnie z pkt. 1.3;
b) wachlarz składany:
• ilość: 100 szt;
• wykonanie: materiał/plastik;
• kolor: 4 rodzaje;
• rozmiar po rozłożeniu: ok. 25x45 cm;
• technologia nadruku: czytelna, trwała, odporna na warunki atmosferyczne;
• oznakowanie w kolorze: zgodnie z pkt. 1.3;
c) długa łyżka do butów z drapaczką w jednym:
• ilość: 100 szt.;
• materiał: polistyren;
• wymiary: ok. 40x5 cm;
• kolor: 3 rodzaje;
• technologia nadruku: czytelna, trwała, odporna na warunki atmosferyczne;
• oznakowanie w kolorze: zgodnie z pkt. 1.3;
d) fartuch ogrodowy z trzema kieszonkami na akcesoria ogrodnicze, zakładany na szyję
i wiązany z tyłu:
• ilość 35 szt.;
• materiał: poliester 600D;
• kolor: ciemnozielony;
• pakowanie: pojedynczo, w folię;
• oznakowanie: nadruk na fartuchu, zgodnie z pkt. 1.3 + nadruk napisu „HORTITERAPEUTA” lub „HORTIENTUZJASTA”;
• technologia nadruku: czytelna, trwała, odporna na warunki atmosferyczne.
e) torba papierowa ekologiczna ze skręcanym uchem:
• ilość: 160 szt.;
• gramatura: 90-100 g/m2;
• wymiary: ok. 25 x 10 x 30 cm;
• nadruk: 1 kolor;
• kolor torby: 3 rodzaje;
• oznakowanie: zgodnie z pkt. 1.3;
1.3 Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania materiałów, o których mowa w pkt. 1.2.8 oraz pkt. 1.2.11 logotypem Zamawiającego oraz informacją o współfinansowaniu projektu ze środków mechanizmu EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, zgodnie
z wytycznymi Zamawiającego.
 
UWAGA! Zaleca się, aby Wykonawca przed złożeniem oferty dokonał wizji lokalnej miejsca organizacji konferencji, zapoznał się z terenem objętym zamówieniem oraz na swoją odpowiedzialność i ryzyko uzyskał wszelkie istotne informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty.

2. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA (jeśli dotyczy)
2.1 Zamawiający i Wykonawca po podpisaniu Umowy ustalą szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia, w tym harmonogram realizacji oraz menu gastronomiczne.
2.2 Materiały, o których mowa w pkt. 1.2.8-1.2.11 Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do siedziby Zamawiającego lub na miejsce organizacji konferencji oraz wnieść je do miejsca/pomieszczenia wskazanego przez Zamawiającego.
3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO (jeśli  dotyczy) :
Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy wykażą,
że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizowali co najmniej 2 usługi, gdzie każda z nich polegała na organizacji wydarzenia zakładającego co najmniej: zapewnienie namiotu z podłogą i ogrzewaniem, catering (zupa, danie drugie, bufet kawowo-herbaciany) dla co najmniej 150 osób i obsługę kelnerską, nagłośnienie.
4. KRYTERIA OCENY  OFERTY:
4.1 Cena: 60 pkt (waga: 60 %)
4.2 Aspekt społeczny: zaangażowanie bezpośrednio do realizacji przedmiotu zamówienia osoby/osób z niepełnosprawnością – 40 pkt (waga 40%).
a) 10 pkt za zaangażowanie 1 osoby;
b) 25 pkt za zaangażowanie 2 osób;
c) 40 pkt za zaangażowanie 3 osób.
4.2.1 Zamawiający „zaangażowanie osoby” rozumie jako oddelegowanie do realizacji przedmiotu zamówienia osoby już zatrudnionej na podstawie umowy o pracę/umowy cywilno-prawnej lub zatrudnienie nowej osoby na podstawie umowy o pracę/umowy cywilno-prawnej.
4.2.2 Osoba z niepełnosprawnością rozumiana jest jako osoba posiadająca status osoby
z niepełnosprawnością, spełniająca przesłanki określone w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U.2016.2046), przy czym status niepełnosprawności jest określony posiadanym aktualnym orzeczeniem o niepełnosprawności wydanym przez właściwy zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności, bądź aktualnym orzeczeniem lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także innym aktualnym orzeczeniem równoważnym do orzeczeń wyżej wymienionych.
4.2.3 Zamawiający wymaga, aby zaangażowana osoba/osoby z niepełnosprawnością w dniu organizacji konferencji odpowiadały za realizację takich zadań/czynności jak: obsługa szatni i/lub obsługa kelnerska i/lub obsługa organizacyjna. 
4.2.4 Na potwierdzenie spełnienia kryterium „Aspekt społeczny - zaangażowanie do realizacji przedmiotu zamówienia osoby/osób z niepełnosprawnością”:
a)  Wykonawca w dniu podpisania Umowy przekaże Zamawiającemu wykaz osób (zawierający podstawę dysponowania), którymi będzie dysponował w dniu realizacji konferencji oraz dokumenty potwierdzające posiadanie przez osobę/osoby statusu osoby z niepełnosprawnością, w rozumieniu przepisów o których mowa w ppkt. 4.2.2 lub przekaże oświadczenie o braku dysponowania na dzień podpisania Umowy wymaganymi osobami, jednocześnie zobowiązując się do zaangażowania tych osób na dzień realizacji konferencji.
b) W przypadku złożenia w dniu podpisania Umowy oświadczenia, o którym mowa w lit. a), Wykonawca najpóźniej w dniu organizacji konferencji, przed jej rozpoczęciem przekaże Zamawiającemu wykaz osób (zawierający m.in. podstawę dysponowania), którymi będzie dysponował w dniu realizacji konferencji oraz dokumenty potwierdzające posiadanie przez osobę/osoby statusu osoby z niepełnosprawnością, w rozumieniu przepisów o których mowa w ppkt. 4.2.2.
c) W przypadku wystąpienia zmiany osób wskazanych w wykazie osób złożonym w dniu podpisania Umowy, o czym mowa w lit. a), Wykonawca zobowiązany jest do złożenia zaktualizowanego wykazu osób wraz ze stosownymi dokumentami potwierdzającymi posiadanie statusu osoby z niepełnosprawnością najpóźniej w dniu organizacji konferencji, przed jej rozpoczęciem. 
4.2.5 Zamawiającej zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia w dniu organizacji konferencji weryfikacji formalnej i „na miejscu” spełnienia przez Wykonawcę obowiązków związanych
z zaangażowaniem bezpośrednio do realizacji przedmiotu zamówienia zadeklarowanej liczby osób z niepełnosprawnością.
5. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania Umowy do 20.04.2017 r., w tym:
a) dostawa materiałów, o których mowa w pkt. 1.2.8 i 1.2.11 w terminie do 31.03.2017 r.
b) dostawa materiałów, o których mowa w pkt. 1.2.10 w terminie do 10.04.2017 r.
c) organizacja konferencji w dniu 11.04.2017 r.
6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
6.1 Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 – Załącznik do zapytania ofertowego.
6.2 Formularz ofertowy należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie: bborawska@um.warszawa.pl, tel. 22 443-02-37, do dnia 22.02.2017 r. do godz. 9.00 
6.3 Do oferty należy dołączyć dokumenty (np. referencje, protokół odbioru) potwierdzające, że usługi wykazane w Formularzu ofertowym, na spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego, zostały wykonane należycie.
7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
7.1 Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę 42 000,00 zł brutto;
7.2 W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną
do reprezentowania konsorcjum.
7.3 Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie
z Umową.
7.4 Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
7.5 Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej  oferty.
7.6 Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie Umowy.
7.7 Zgodnie z wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień
w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, w przypadku braku otrzymania w ramach postępowania co najmniej dwóch ważnych ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania.

Załączniki

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe.pdf, file size: 3157.68 KB)
    Pobierz
  2. 2.

    (plik: zal._nr_1_formularz_oferty.doc, file size: 393 KB)
    Pobierz