Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA :
1. Opracowanie projektu graficznego na:
a) Kalendarz książkowy na 2019 r. w formacie A5,
b) Wkładkę do kalendarza (od 6 do 8 stron) zawierającą dane teleadresowe jednostek organizacyjnych pomocy społecznej. Wykaz jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej zostanie przekazany przez Zamawiającego.

2. Wykonanie 200 szt. kalendarzy o następujących parametrach:
a) format: A5,
b) twarda oprawa,
c) metalowe okucia narożników,
d) max. 4 rodzaje okładek materiałowych wykonanych ręcznie z jednolitych lub różnobarwnych (w kolorach stonowanych z ewentualnym delikatnym wzorem) tkanin bawełnianych,
e) min. 70 ale nie więcej niż 105 kalendarzy spersonalizowanych (personalizacja na okładce kalendarza zawierająca imię i nazwisko na podstawie listy przekazanej przez Zamawiającego),
f) każda z okładek zostanie oznakowana znakiem promocyjnym „Zakochaj się w Warszawie” – umieszczonym na gładkim tle – w miejscu zaakceptowanym przez Zamawiającego (kolorystyka i zasady stosowania zgodnie z Katalogiem Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy dostępnym na stronie http://symbole.um.warszawa.pl/system-identyfikacji-wizualnej-mst-warszawy ),
g) wkładka do kalendarza zawierająca dane teleadresowe jednostek organizacyjnych pomocy społecznej – od 6 do 8 stron według projektu ustalonego z Zamawiającym,
h) układ: 1 dzień na stronie, sobota i niedziela na jednej stronie,
i) papier: chamois,
j) kapitałka i wstążkowa zakładka, zakończona ozdobną zawieszką,
k) registry,
l) część informacyjna (zawierająca min. następujące elementy: kalendarium PL, D, GB, alfabetyczny skorowidz teleadresowy; plan roku 2020; skrócony kalendarz na 2018, 2019, 2020; numery kierunkowe połączeń telefonicznych w Polsce; numery kierunkowe międzynarodowych połączeń telefonicznych, mapy).

2. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA (jeśli dotyczy)
1. Przygotowane przez Wykonawcę projekty graficzne, o których mowa w pkt 1.1, będą podlegać akceptacji Zamawiającego.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru liczby rodzajów okładek, o których mowa w pkt. 1.2 lit. d – liczba kalendarzy w wybranych wersjach okładek zostanie uzgodniona z Zamawiającym.
3. Projekt graficzny kalendarza musi uwzględniać  co najmniej 2 rodzaje personalizacji, o której mowa w pkt 1.2 lit e oraz co najmniej 3 rodzaje ozdobnej zawieszki, o której mowa w pkt 1.2 lit. j.
4. Po akceptacji przez Zamawiającego projektów graficznych, o których mowa w pkt 1.1, Wykonawca dostarczy kalendarze do dnia 13 grudnia 2018 r.
5. Wszystkie kalendarze Wykonawca dostarczy w godzinach 8:00 – 16:00 do Biura Pomocy i Projektów Społecznych, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa oraz wniesie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO  ZAPYTANIA OFERTOWEGO (jeśli  dotyczy) :O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, u których minimum 30 % zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu należy przedłożyć oświadczenie Wykonawcy o zatrudnianiu minimum 30 % osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego – jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w innych państwach.

4. KRYTERIA OCENY  OFERTY:
4.1  cena: 50% (max. 50 pkt)
4.2 projekt okładki oraz próbki materiałów – łącznie 45% (max. 45 pkt) w tym:
a) estetyka 20% (max. 20 pkt)
b) trwałość materiałów 20% (max. 20 pkt)
c) dodatkowe elementy dekoracyjne 5% (max. 5 pkt)
4.3  zawartość kalendarza – 5% (max. 5 pkt)  - Wykonawca może otrzymać 5 pkt pod warunkiem wykazania w części informacyjnej, obok minimum wskazanego w Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 1.2 lit. l, dodatkowego elementu: planu Warszawy.

5. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: do 13 grudnia 2018 r.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki:
a. Projekt graficzny okładki wraz z dołączonymi min. 4 próbkami materiału/tworzywa dla każdej z okładek
 (w celu weryfikacji struktur i odcienia tkanin), min. 2 próbkami materiału/tworzywa dla każdego
 z proponowanych rodzajów personalizacji oraz min. 1 próbką materiału/tworzywa, dla każdego
 z proponowanych rodzajów zawieszki do zakładki wstążkowej.
b. Oświadczenie Wykonawcy o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

2. Ofertę należy: (niepotrzebne skreślić) , tj.:
 - złożyć osobiście w nieprzekraczalnym terminie do 29 października 2018 r. w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa, pok. nr 107 lub
 - przesłać pocztą lub przesyłką kurierską na adres: Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa do dnia 29 października 2018 r. (liczy się data wpływu do Biura Pomocy i Projektów Społecznych).

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.
b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: Wykonawca dostarczy do dnia
 14 grudnia 2018 r. rachunek/fakturę do Biura Pomocy i Projektów Społecznych, zgodnie
 z Umową/Zamówieniem. Płatność za realizację przedmiotu zamówienia nastąpi do dnia 28 grudnia 2018 r.
c. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie
 z Wytycznymi do tych funduszy
d. Oferent jest związany z ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji
 o  wyborze najkorzystniejszej oferty.
e. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.
f. Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). Oferent oświadczy, że zapoznał się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody.
g. Oferent wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy. W szczególności przedmiot umowy
 i wysokość wynagrodzenia stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1330), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy. Oferent wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na udostępnienie całości treści złożonej oferty wraz z załącznikami (w tym m.in. wysokość złożonej oferty, nazwę firmy, adres, referencje, doświadczenie). Przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia zostaną opublikowane
 w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
h. Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
i. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest  posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu  prowadzonej przez nią  działalności gospodarczej.