Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dotyczące przeprowadzenia badania ewaluacyjnego projektu

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: środa, 30 kwietnia 2014 - 15:38, ejozwiak

Zapytanie ofertowe dotyczące przeprowadzenia badania ewaluacyjnego projektu pn. „METROPOLIS – Wsparcie rozwoju administracji samorządowej obszaru metropolitalnego Warszawy” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego


W związku z realizacją projektu „METROPOLIS – Wsparcie rozwoju administracji samorządowej obszaru metropolitalnego Warszawy” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu badania ewaluacyjnego projektu
pn. „METROPOLIS – Wsparcie rozwoju administracji samorządowej obszaru metropolitalnego Warszawy” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Poddziałanie 5.2.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Projekt realizowany jest przez m.st. Warszawa (UMW) w partnerstwie z Powiatem Pruszkowskim (SPP), Instytutem Rachunkowości i Podatków Sp. z o.o. (IRiP) oraz F5 Konsulting Sp. z o.o. (F5).

1. Opis projektu, będącego przedmiotem ewaluacji:
Celem głównym projektu jest poprawa jakości usług publicznych świadczonych przez administrację samorządową obszaru metropolitalnego Warszawy, tj. m.st. Warszawy i Powiatu Pruszkowskiego w okresie od 01.03.2012 do 30.06.2014 r.

Cele szczegółowe:
 modernizacja zarządzania w Urzędzie m.st. Warszawy i Starostwie Powiatowym w Pruszkowie poprzez wdrożenie skutecznego i efektywnego systemu zarządzania ryzykiem;
 usprawnienie i uproszczenie kontaktu obywateli z administracją Warszawy (Urząd m.st. Warszawy
i miejskie jednostki organizacyjne) poprzez uruchomienie Centrum Komunikacji z Mieszkańcami;
 usprawnienie współpracy m.st. Warszawy i Powiatu Pruszkowskiego z podmiotami III sektora w zakresie zlecenia realizacji zadań poprzez zaktualizowanie wiedzy nt. współpracy i wyposażenie SPP
w odpowiednie narzędzia elektroniczne;
 podniesienie kwalifikacji 651 pracowników UMW i 100 SPP w obszarach mających wpływ na jakość
i efektywność pracy urzędów.

Założone rezultaty realizacji projektu:
 zmniejszenie wskaźnika spraw nieuregulowanych przez JST w drodze przepisów prawa miejscowego, dla których istnieje ustawowy obowiązek takiej regulacji, o 1 sprawę dotyczącą wdrożenia kontroli zarządczej w Urzędzie m.st. Warszawy i Starostwie Powiatowym w Pruszkowie (przyjęcie procedur, zarządzenia),
 stworzenie Centrum Komunikacji z Mieszkańcami (przyjęcie procedur funkcjonowania CKM),
 wdrożenie Mapy Aktywności NGO w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie,
 usprawnienie procedury i wzrost liczby zadań publicznych realizowanych przez podmioty III sektora na terenie Powiatu Pruszkowskiego o 5 punktów procentowych (wartość bazowa w 2010 r.: 0),
 podniesienie poziomu wiedzy i skuteczne ukończenie szkoleń przez minimum 80% uczestników, (ankiety ewaluacyjne, badanie ewaluacyjne),
 u minimum 75% uczestników objętych szkoleniami nastąpi wzrost umiejętności obsługi komputera, obsługi klienta, motywowania pracowników, zarządzania czasem i stresem, wiedzy o aspektach prawnych dotyczących pracy JST i funkcjonowania administracji (ankiety ewaluacyjne, badanie ewaluacyjne),
 u minimum 75% uczestników objętych szkoleniami językowymi nastąpi wzrost poziomu kompetencji językowych o 1 poziom (ankiety ewaluacyjne, certyfikaty językowe, badanie ewaluacyjne),
 poprawa motywacji do podnoszenia swoich kwalifikacji oraz wzrost samooceny u ok. 151 pracowników JST w wieku 45+ (ankiety ewaluacyjne, badanie ewaluacyjne),
 wyrównanie dostępu kobiet i mężczyzn do oferty szkoleniowej pracodawcy (proporcjonalnie do liczby kobiet i mężczyzn zatrudnionych w urzędach) (listy obecności),
 zwiększenie świadomości mieszkańców Warszawy nt. funkcjonowania Centrum Komunikacji
z Mieszkańcami (badanie ewaluacyjne, rejestr spraw, liczba wysłanych sms-ów i e-maili)
 nawiązane stałej wymiany doświadczeń 2 urzędów JST (spotkania, e-maile)
 polepszenie warunków dla szerszej współpracy sektora publicznego z sektorem pozarządowym (baza organizacji pozarządowych, liczba zrealizowanych zadań przez organizacje pozarządowe).
 usprawnienie komunikacji mieszkańców Warszawy z administracją Urzędu m.st. Warszawy oraz jednostek pomocniczych i organizacyjnych (badanie ewaluacyjne, rejestr spraw)

Wskaźniki do przebadania (z wartością docelową):
1. Liczba pracowników objętych projektem (751).
2. 80% uczestników podniesie poziom wiedzy i ukończy szkolenia (601).
3. 70% uczestników stanowią kobiety (526).
4. 20% uczestników stanowią osoby 45+ (151).
5. U 75% uczestników szkolenia językowego nastąpi wzrost kompetencji językowych o 1 poziom (67 os.).
6. U 151 pracowników JST 45+ nastąpi poprawa motywacji do podnoszenia swoich kwalifikacji i wzrost samooceny.
7. U minimum 75% uczestników objętych szkoleniami nastąpi wzrost umiejętności obsługi komputera, obsługi klienta, motywowania pracowników, zarządzania czasem i stresem, wiedzy o aspektach prawnych dot. pracy i funkcjonowania administracji (564).
8. Zmniejszenie wskaźnika spraw nieuregulowanych przez JST w drodze przepisów prawa miejscowego, dla których istnieje ustawowy obowiązek takiej regulacji, o 1 sprawę dot. wdrożenia kontroli zarządczej w UMW i SPP.
9. Stworzenie Centrum Komunikacji z Mieszkańcami w UMW.
10. Wdrożenie Mapy Aktywności NGO w SPP.
11. Wdrożenie uniwersalnego generatora wniosków dotacyjnych w SPP.
12. Usprawnienie procedury i wzrost liczby zadań publicznych realizowanych przez podmioty III sektora na terenie powiatu pruszkowskiego o 5 punktów procentowych (wartość bazowa w 2010 r.: 0).
13. Liczba godzin szkoleniowych (4032).
14. Liczba wydanych certyfikatów (1503).
15. Liczba podręczników dot. zarządzania ryzykiem wydanych na CD (1110).
16. Liczba raportów ewaluacyjnych (2).
17. Liczba podręczników procedur i procesów (1).
18. Liczba konferencji prasowych (2).
19. Liczba rodzajów narzędzi promujących CKM (8).
20. Liczba SMS-ów promujących CKM (200 000).
21. Liczba ulotek (50 000).
22. Liczba plakatów (10 000).
23. Liczba billboardów (40).
24. Liczba uczestników szkoleń (1878).
25. Liczba wyprodukowanych i wyemitowanych spotów telewizyjnych (5).
26. Liczba odsłon kampanii reklamowej na portalach społecznościowych w Internecie (1).
27. Liczba raportów po analizie benchmarkingowej w SPP (1).
28. Liczba uczestników warsztatów dla kierownictwa SPP (10)
29. Liczba uczestników warsztatów dot. uzgodnienia wyniku samooceny CAF (10).
30. Liczba uczestników warsztatów dot. wyboru priorytetów usprawnień (10).

WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

2. Opis przedmiotu ewaluacji

Cel ewaluacji
Celem ewaluacji jest przeprowadzenie analizy rzeczywistych efektów zrealizowanego projektu z perspektywy wypełnienia stawianego przed nim celu tj. jego wpływu na poprawę jakości usług publicznych świadczonych przez administrację samorządową obszaru metropolitalnego Warszawy, tj. m.st. Warszawy i Powiatu Pruszkowskiego.

Zakres badania
Badaniu zostaną poddane rezultaty i produkty powstałe w ramach projektu, a także wszystkie wskaźniki składające się na osiągnięcie celów szczegółowych projektu. Oceniona zostanie realizacja poszczególnych zadań i ich zgodności z harmonogramem. Zidentyfikowane zostaną największe bariery, zagrożenia, ryzyka, problemy i ich wpływ na realizację projektu. Wynikiem badania będzie m.in. wypracowanie rekomendacji umożliwiających efektywną realizację tego typu projektów.
Ewaluacja zewnętrzna projektu musi odpowiedzieć na następujące pytania badawcze, które odnoszą się jednocześnie do kryteriów ewaluacji:

Kryterium ewaluacji
 Pytanie badawcze
Efektywność 1. Czy realizacja projektu przynosi zakładane efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów (finansowych, czasowych, ludzkich)?
Skuteczność 1. Czy wybrane instrumenty i działania były odpowiednie?
2. Jakie zmiany wystąpiły w wyniku realizacji projektu?
3. Czy realizacja projektu wpłynęła na podniesienie poziomu wiedzy 80% uczestników ?
4. Czy realizacja projektu wpłynęła na podniesienie poziomu językowego 75% uczestników kursów językowych?
5. Czy realizacja projektu przyczyniła się do poprawy motywacji u min. 151 pracowników w wieku 45+?
6. Czy realizacja projektu przyczyniła się do wzrostu umiejętności obsługi komputera, obsługi klienta, motywowania pracowników, zarządzania czasem i stresem, wiedzy o aspektach prawnych dot. pracy JST i funkcjonowania administracji, u min. 75% uczestników szkoleń ?
7. Czy realizacja projektu przyczyniła się do zmniejszenia wskaźnika spraw nieuregulowanych przez JST w drodze przepisów prawa miejscowego, dla których istnieje ustawowy obowiązek takiej regulacji?
8. Czy realizacja projektu przyczyniła się do usprawnienia procedury i wzrostu liczby zadań publicznych realizowanych przez podmioty III sektora na terenie Powiatu Pruszkowskiego?
9. Czy realizacja projektu przyczyniła się do stworzenia Centrum Komunikacji z Mieszkańcami?
10. Czy realizacja projektu przyczyniła się do wdrożenia Mapy Aktywności NGO w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie?
11. Czy realizacja projektu przyczyniła się do wdrożenia generatora wniosków dotacyjnych w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie?
12. Czy projekt przynosi zakładane korzyści dla grupy docelowej?
Użyteczność 1. Czy projekt jest zgodny z potrzebami grupy docelowej?
Trwałość 1. W jakim stopniu jest prawdopodobne utrzymanie pozytywnych efektów projektu po zakończeniu finansowania projektu?
2. Czy możliwe jest utrzymanie pozytywnych efektów projektu w dłuższej perspektywie czasowej?

Kluczowe pytania badawcze:
Skuteczność działań projektowych
a) Czy zaplanowane w projekcie działania rozwiązały/zmniejszyły potrzeby/problemy zidentyfikowane
w urzędach?
b) Czy przy realizacji działań projektowych pojawiły się braki/potrzeby, które nie zostały uwzględnione
na etapie planowania projektu?
c) Czy środki, które zostały przeznaczone na realizację projektu były wystarczające w stosunku
do zakładanych celów?
d) Czy zasoby ludzkie były wystarczające do realizacji projektu?
e) Czy wyniki projektu odpowiadają założonym celom?
f) Jeżeli wyniki odbiegają od celów, należy wyjaśnić skąd wzięły się rozbieżności?
Zarządzanie projektem
a) Czy przyjęty sposób zarządzania projektem na poziomie Partnerstwa pozwolił na terminową i efektywną realizację projektu?
b) Czy sposób zarządzania projektem u poszczególnych Partnerów pozwolił na terminową i efektywną realizację projektu?
c) Czy komunikacja na poziomie Partnerstwa oraz poszczególnych Partnerów była skuteczna? Jakie były zakłócenia w komunikacji?
d) Jakie były mocne i słabe strony zarządzania projektem?
Wdrażanie projektu
a) Jaka jest wartość dodana projektu?
b) Czy wystąpiły jakieś efekty projektu, które nie były zakładane? (pozytywne i negatywne)?
c) Czy kontakty nawiązane pomiędzy partnerskimi JST sprawdziły się?
d) Czy nawiązana współpraca między miastami będzie kontynuowana (trwałość)?
Równość szans
a) Czy przestrzegana była zasada równego dostępu do udziału w projekcie bez względu na płeć, wiek czy też inne czynniki?

Wykonawca zobowiązany jest do dobrania odpowiednich narzędzi badawczych, zebrania danych, przeanalizowania ich oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Lista przedstawionych pytań ma charakter otwarty.

W zależności od przyjętej koncepcji dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie pytań badawczych przez Wykonawcę.

3. Sposób realizacji badania
Minimum metodologiczne wymagane przez Zamawiającego obejmuje:
1. Analizę dokumentów i danych zastanych, w tym analizę ankiet ewaluacyjnych wypełnionych przez uczestników projektu po każdym szkoleniu. Ankiety znajdują się u 4 partnerów, tj. w Urzędzie m.st. Warszawy, Starostwie Powiatowym w Pruszkowie, Instytucie Rachunkowości i Podatków Sp. z o.o.
w Warszawie oraz F5 Konsulting Sp. z o.o. w Poznaniu.
2. Wykonawca przeprowadzi badanie CAWI na grupie 751 uczestników projektu. Baza adresów
e-mailowych zostanie udostępniona przez Zamawiającego. Pytania badawcze zostaną uprzednio skonsultowane i zaakceptowane przez Zamawiającego. Minimalny wymagany zwrot odpowiedzi – 30%.
3. Indywidualne wywiady pogłębione z  przedstawicielami Lidera i Partnerów ( po min. 1 os.)
4. Analiza SWOT dotycząca mocnych i słabych stron realizacji projektu.
5. Analiza problemów i ryzyk, które wystąpiły w trakcie realizacji projektu i na tej podstawie wypracowanie wniosków i rekomendacji zawierających możliwości ewentualnych usprawnień i środków zaradczych.

Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.

Zamawiający udostępni Wykonawcy w trakcie realizacji badania ankiety, które były wypełniane przez uczestników projektu, po każdym przebytym szkoleniu, w celu umożliwienia oceny osiągnięcia zakładanych wartości docelowych wskaźników dotyczących odpowiednich kompetencji i umiejętności nabywanych w trakcie poszczególnych szkoleń. Wykonawca będzie miał nieograniczony dostęp do ankiet ewaluacyjnych
w siedzibie Lidera, tj. w Urzędzie m.st. Warszawy oraz Partnerów, tj. Starostwa Powiatowego
w Pruszkowie, Instytutu Rachunkowości i Podatków Sp. z o.o. w Warszawie oraz F5 Konsulting Sp. z o.o.
w Poznaniu.

4. Raporty
Realizując Zamówienie Wykonawca dostarczy następujące dzieła:
1. Raport metodologiczny. Termin dostarczenia: 8 dni roboczych od dnia podpisania Umowy.
2. Wstępna wersja raportu ewaluacyjnego. Termin dostarczenia: 18 czerwca 2014 r.
3. Ostateczna wersja raportu ewaluacyjnego z dokumentami zawierającymi zgromadzony materiał badawczy. Termin dostarczenia: 25 czerwca 2014 r.
4. Multimedialną prezentację wyników. Prezentacja zostanie dostarczona w formacie MS Power Point. Termin dostarczenia: 25 czerwca 2014 r.

Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych (łącznie z narzędziami badawczymi), opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej. Wykonawca może zaproponować zastosowanie dodatkowych metod i/lub technik badawczych.

Raport ewaluacyjny będzie składał się z następujących elementów:
 opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakresu badania);
 kryteria oceny i pytania badawcze;
 opis zastosowanej metodologii badawczej;
 opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji;
 opis wyników badania ewaluacyjnego;
 wnioski i rekomendacje dotyczące realizacji projektu;
 prezentacji wniosków i rekomendacji w programie Microsoft Office Power Point.

Do raportu powinien być dołączony zebrany materiał badawczy w formie załączników, w tym przede wszystkim baza z wynikami badania ankietowego.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport metodologiczny oraz raport ewaluacyjny (wstępną wersję oraz ostateczną wersję raportu) w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej w formacie MS WORD oraz PDF. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do raportu metodologicznego i ewaluacyjnego przekazanego przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazanie ostatecznej wersji raportu metodologicznego i ewaluacyjnego w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej w formacie MS WORD oraz PDF na płycie CD lub DVD do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie m.st. Warszawy. 

Wykonawca będzie realizował ww. zadania w ścisłej współpracy z Zamawiającym.

5. Dodatkowe wymagania
Warunkiem złożenia oferty jest wykonanie minimum 3 badań ewaluacyjnych projektów współfinansowanych
z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki o wartości powyżej
20 000 PLN brutto każde, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie. Na potwierdzenie przedmiotowego warunku udziału
w postępowaniu, do każdej z w/w usług należy dołączyć dokument (np. protokół odbioru lub rekomendacje lub referencje) potwierdzający jej należyte wykonanie.

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Zamówienie będzie realizowane od momentu podpisania umowy do dnia  25 czerwca 2014 r.

KRYTERIA OCENY OFERT :
1. Cena – 70% (maks. 70 pkt).
2. Doświadczenie Wykonawcy i ekspertów oddelegowanych do realizacji zadnia w zakresie realizacji badań ewaluacyjnych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, o wartości powyżej 10 000 PLN brutto każde  –  30% (maks. 30 pkt).

Liczba przeprowadzonych badań ewaluacyjnych o wartości powyżej 10 000 zł brutto każde Liczba punktów
3 – 7 badań  10 punktów
8 – 12 badań  20 punktów
Powyżej 13 badań  30 punktów

INNE ISTOTNE WARUNKI ZAPYTANIA:
1. Wszystkie materiały i dokumenty wytworzone i przygotowane przez Wykonawcę zostaną oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z wytycznymi w zakresie działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki określonymi w aktualnym dokumencie „Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, które zamieszczone są na stronie internetowej www.efs.gov.pl.
2. W przypadku zbierania danych pierwotnych Wykonawca przekaże Zamawiającemu wraz z raportem ewaluacyjnym całą dokumentację zgromadzoną w trakcie realizacji badania.
3. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania anonimowości wszystkich uczestników badania.
4. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania roboczych wyników. Informację o postępie prac Wykonawca będzie przedkładał Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail) raz w tygodniu w dniu ustalonym przez strony, sporządzając notatkę zawierającą opis czynności wykonanych w ciągu minionego tygodnia w związku z realizacją badania i przedstawiania roboczych wyników, o ile takie sporządzono.
5. Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych.
6. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Oferta powinna być podpisana.
7. Oferta powinna zawierać cenę brutto za wykonanie całego zamówienia zgodnego z opisem przedmiotu zamówienia, cenę netto oraz stawkę podatku VAT.
8. Dopuszcza się możliwość przesunięcia terminu realizacji zadań wymienionych w przedmiocie zapytania ofertowego w przypadku zmiany harmonogramu realizacji zadań  projektowych.
9. Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku. Nie stanowi zapytania ofertowego
w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedłożony szacunek kosztów będzie podstawą do rozpoczęcia negocjacji w trybie poza ustawą Prawo zamówień publicznych. 
10. Płatność przelewem po wystawieniu faktury z 21- dniowym terminem płatności. 
11. Umowa zawarta pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą zostanie upubliczniona w Biuletynie Informacji Publicznej.

MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
Ofertę należy przesłać do dnia 9 maja 2014 r. do godz. 16.00 (decyduje data wpływu):
 pocztą elektroniczną na adres wfediuszko@um.warszawa.pl  lub  faksem na numer: 22 443 14 42  albo złożyć osobiście w siedzibie Biura Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa.

ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
1. Załącznik nr 1 – Formularz oferty.
2. Załącznik nr 2 – Wykaz należycie zrealizowanych usług ewaluacyjnych przez Wykonawcę
i oddelegowanych do zadania ekspertów, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, o wartości powyżej 20 000 zł i 10 000 zł brutto każde.                                                                                 

Załączniki

  1. 1.
    ZAPYTANIE OFERTOWE
    (plik: zapytanie_ofertowe.pdf, file size: 1803.3 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    ZAŁĄCZNIKI
    (plik: zapytanie_ofertowe_zal_nr_1_i_2.doc, file size: 72 KB)
    Pobierz