Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe na przygotowanie i nadzór nad wdrożeniem koncepcji systemu grywalizacji dla platformy internetowej

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: piątek, 2 lutego 2018 - 10:49, pszczesna

.


Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Kompleksowe przygotowanie i nadzór nad wdrożeniem koncepcji systemu grywalizacji (dalej: narzędzie) dla platformy internetowej pn. baza monitorująca, służącej do dokumentowania i ewaluacji projektów społecznych.

1.1. Kontekst przedmiotu Zamówienia
Baza monitorująca to platforma internetowa, która wykorzystywana jest przez zarejestrowanych użytkowników – pracowników organizacji pozarządowych oraz instytucji miejskich m.st. Warszawy – do rejestrowania, prowadzenia, monitorowania, ewaluacji oraz sprawozdawania działań merytorycznych skierowanych do mieszkańców stolicy (grupy wiekowe: 0-6, 6-18, 16-26 lat oraz ich opiekunów i rodziców).
Baz monitorująca realizowana jest w oparciu o 3 modele prowadzenia działań merytorycznych:
1. samodzielne projekty pojedynczych jednostek,
2. projekty partnerskie kilku organizacji (tzw. konsorcja LSW),
3. ciągła praca pedagogiczna z wychowankami w warszawskich placówkach wsparcia dziennego.
Modele pracy realizowane są ramach 2 głównych sposobów finansowania – dotacji konkursowej przydzielanej przez różne jednostki miejskie (organizacje pozarządowe) oraz bezpośredniego finansowania z budżetu miejskiego (instytucja miejsca Centrum Wspierania Rodzin „Rodzinna Warszawa”).
Pomimo różnic w źródłach finansowania oraz modelach prowadzenia działań istnieją podobne standardy i rytm sprawozdawania działań.
W ramach istniejącej platformy wyróżnić można kilka grup użytkowników, którzy korzystając z bazy mają różne oczekiwania, jak również obowiązki formalne związane z jej prowadzeniem:
1. koordynatorzy miejscy z warszawskich biur Urzędu m.st. Warszawy (np. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych, Biuro Edukacji, dzielnicowe Wydziały Spraw Społecznych i Zdrowia): rejestracja użytkowników i projektów/oddziaływań pedagogicznych w bazie, monitoring wskaźników ilościowych w korelacji z kontrolą prawidłowego wydatkowaniem budżetu oraz realizacji uzgodnionych wcześniej planów współpracy (np. liczby objętych wsparciem beneficjentów, liczby zrealizowanych godzin wsparcia, zmian w obrębie wskaźników edukacyjnych i społecznych),
2. organizacje i jednostki miejskie, realizujące wsparcie dla beneficjentów, reprezentowane w systemie poprzez różne role i uprawnienia, zależne od stopnia zaangażowania w udzielanie wsparcia tj.:
a) zarządy i dyrekcje lub delegowani do wykonywania funkcji nadzorczych w organizacji/instytucji: monitoring wykonania projektów/oddziaływań w obrębie kilku jednostek merytorycznych/projektów na poziomie ilościowym
b) koordynatorzy projektów/kierownicy placówek nadzorujący realizacje konkretnych programów pod względem finansowym i merytorycznym: zarządzanie projektem na poziomie realizacji wskaźników ilościowych i realizacji działań zgodnie z harmonogramem
c) liderzy grup pedagogicznych w placówkach/koordynatorzy cykli zajęć: kontrola jakościowa i ilościowa realizacji, raportowanie wykonania,
d) realizatorzy konkretnych zajęć (trenerzy, wychowawcy, diagności): prowadzenie dzienników obecności i dokumentacji z zajęć, prowadzenie dokumentacji pedagogicznej (np. diagnoza, indywidualny plan pracy), indywidualna ocena rozwoju beneficjenta i zmiany zachodzącej pod wypływem zrealizowanego wsparcia
Role prezentowane w ramach punktu 2. mogą być łączone, tzn. jedna osoba może pełnić kilka ról. Dla każdej roli przypisany jest pewien określony zestaw czynności typu – wprowadzenie konkretnych porcji danych do systemu zgodnie z przyjętą procedurą i terminami oraz aktualizowanie ich na bieżąco, generowanie raportów i przygotowanie sprawozdań z realizacji oraz postępu.

Miasto Korzyści to niezależna platforma internetowa umożliwiająca prowadzenie systemu wspierającego rozwój, motywującego i promującego wzrost kompetencji oraz doskonalenie standardów w warszawskich placówkach wsparcia dziennego. Platforma jest prowadzona przez Centrum Wspierania Rodzin „Rodzinna Warszawa” (dalej: Centrum Wspierania Rodzin).
Jednostki merytoryczne prowadzące placówki wsparcia dziennego w Warszawie rejestrują się na platformie internetowej, przechodzą ankietę autoewaluacyjną, która klasyfikuje ich placówkę do jednej z 3 kategorii – standard, premium, vip. Ankieta ocenia stopień realizacji i wdrożenia standardów merytorycznych dotyczących pracy z wychowankami oraz rozwoju zawodowego w danej placówce, zgodnie z priorytetami wyznaczonymi przez Centrum Wspierania Rodzin. Wynik ewaluacji ważny jest przez 6 miesięcy, po tym okresie każda jednostka zobowiązana jest do przeprowadzenia kolejnej samooceny, wymuszanej przez system.
Uzyskany w ewaluacji status uprawnia placówkę do wyboru bezpłatnych usług szkoleniowych (szkolenia tematyczne, superwizje zespołu) wybieranych z koszyka nagród i aktywności wspierających rozwój kadry lub proces pedagogiczny z wychowankami (wyjazdy socjoterapeutyczne dla grup, szkolenia tematyczne). Placówki mają możliwość zgłaszania swoich propozycji usług oraz potrzeb w tym zakresie.

 
1.2. Cel przedmiotu Zamówienia
Celem stworzenia koncepcji narzędzia jest zwiększenie zaangażowania użytkowników platform pn. baza monitorująca oraz Miasto Korzyści w zakresie realizacji obowiązków sprawozdawczych oraz rozwoju zawodowego zgodnie ze standardami wynikającymi z przepisów prawa oraz dokumentów programowych m.st. Warszawy.

Opracowane narzędzie:
a) będzie wykorzystywane przez użytkowników, o których mowa w pkt 1.1. Kontekst przedmiotu Zamówienia,
b) ma służyć do zmotywowania użytkowników bazy monitorującej do regularnego korzystania z bazy monitorującej oraz wykonywania obowiązków wynikających z nadanych im w niej ról i uprawnień,
c) powinno zachęcać użytkowników bazy monitorującej do zaangażowania we własny rozwój i wzmacnianie nawyku samokształcenia,
d) powinno angażować społeczności beneficjentów (dzieci, młodzież, młodzi dorośli i ich opiekunów), dla których prowadzone są oddziaływania, o których mowa w pkt 1.1. Kontekst przedmiotu Zamówienia,
e) powinno wykorzystywać inne kanały komunikacyjne jak np. media społecznościowe oraz program lojalnościowy „Miasto Korzyści”, prowadzone dla kadry i wychowanków placówek wsparcia dziennego w sposób atrakcyjny, multimedialny, o przekazie adekwatnym dla różnych grup wiekowych,
f) ma optymalizować czas efektywnego korzystania z ww. platform oraz zapewniać zarówno atrakcyjne środowisko pracy, jak i mechanizmy zabezpieczające przed działaniami nierzetelnymi, czy niezgodnymi z ich celami wynikającymi z zapisów w pkt 1.1. Kontekst przedmiotu Zamówienia (np. wpisywanie nadmiernej ilości danych w celu uzyskania lepszej pozycji w grze, nadmierne zaangażowanie w mechanizmy grywalizacyjne kosztem innych obowiązków służbowych),
g) powinno uwzględniać specyfikę pracy użytkowników.

2.   WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
2.1. Zakres czynności do wykonania w ramach przedmiotu Zamówienia obejmuje w szczególności:
a) Opracowanie wstępnych założeń narzędzia w zakresie zaleceń i wymagań technicznych dla Wykonawcy IT dotyczących dostosowania infrastruktury, interfejsu, funkcjonalności bazy monitorującej do zaproponowanej mechaniki grywalizacyjnej w oparciu o wymagania i potrzeby zebrane od Zamawiającego. Wykonawca IT odpowiedzialny będzie za rozbudowę bazy monitorującej.
Wstępne zalecenia i wymagania techniczne opracowane przez Wykonawcę przedmiotu Zamówienia będą stanowiły element Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia postępowania przetargowego na wyłonienie Wykonawcy IT.  Wstępne zalecenia i wymagania techniczne muszą być na tyle precyzyjne aby umożliwić wycenę prac programistycznych na etapie postępowania przetargowego, przy czym mogą ulec doprecyzowaniu na etapie bezpośredniej współpracy z Wykonawcą IT,
b) Przeprowadzenie badania potrzeb użytkowników bazy monitorującej,
c) Zaproponowanie możliwych form implementacji funkcjonalności Miasta Korzyści jako elementu grywalizacji w bazie monitorującej wraz z analizą zasadności zastosowania takiego rozwiązania,
d) Przygotowanie koncepcji narzędzia wraz z zaleceniami i wymaganiami technicznymi, dla Wykonawcy IT dotyczących dostosowania infrastruktury, interfejsu, funkcjonalności bazy monitorującej do zaproponowanej mechaniki grywalizacyjnej w oparciu o wymagania i potrzeby zebrane od Zamawiającego,
e) Opracowanie prototypu narzędzia w oparciu o koncepcję narzędzia zatwierdzoną przez Zamawiającego,
f) Przetestowanie prototypu narzędzia z użytkownikami bazy monitorującej,
g) Opracowanie pełnej dokumentacji niezbędnej do wdrożenia narzędzia,
h) Współpracę z Wykonawcą IT odpowiedzialnym za rozbudowę bazy monitorującej w zakresie wdrożenia prototypu narzędzia wg opracowanych założeń w średnim wymiarze 20 godz./m-c przez okres nie dłuższy niż 7 miesięcy.
i) Wsparcie Zamawiającego w odbiorach etapów prac związanych z wdrożeniem prototypu narzędzia,
j) Raportowanie stanu prac na każde żądanie Zamawiającego,
k) Przygotowanie raportu końcowego podsumowującego realizację przedmiotu Zamówienia.

2.2. Przedmiot Zamówienia stanowi uzupełnienie zadania przewidzianego do realizacji przez m.st. Warszawa, polegającego na rozbudowie aktualnie istniejącej platformy internetowej pn. baza monitorująca o nowe funkcjonalności, w tym narzędzie diagnostyczne, służące badaniu zasobów i rozwoju psychospołecznego beneficjentów, nową koncepcję zarządzania oraz  organizacji danych i treści w systemie (na poziomie programistycznym i graficznym). Planowany termin wyłonienia Wykonawcy IT to I kwartał 2018 r.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
3.1 Podmiot ubiegający się o możliwość wykonania przedmiotu Zamówienia powinien wykazać się bezstronnością i niezależnością, a także niezbędnym doświadczeniem oraz dyspozycją osób o kwalifikacjach i doświadczeniu adekwatnym do Zamówienia.
3.2 Podmiot ubiegający się o możliwość wykonania przedmiotu Zamówienia powinien posiadać uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania tych uprawnień.
3.3 Za spełniających warunki przystąpienia do Zamówienia Zamawiający uzna Wykonawców, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego Zamówienia tj.:
3.3.1. w zakresie zdolności technicznej:
Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), opracował i wdrożył co najmniej 3 systemy grywalizacji.
Wykonawca wykaże spełnianie powyższego warunku w Załączniku nr 1, Tabela nr 1. Dowodami, że wykazane w ww. wykazie usługi zostały wykonane należycie są referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie.
3.3.2. w zakresie zdolności zawodowej:
Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 6-osobowym zespołem osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu Zamówienia, w skład którego wchodzić będą:
a) jedna osoba w roli kierownika projektu, posiadająca co najmniej roczne doświadczenie w koordynacji merytorycznej projektów grywalizacyjnych oraz mogąca udokumentować udział w co najmniej 2 zamówieniach o podobnym charakterze w roli kierownika projektu,
b) jedna osoba w roli designera fabuły, posiadająca co najmniej roczne doświadczenie w projektowaniu mechanizmów grywalizacyjnych (scenariuszy i mechaniki gier motywacyjnych) w oparciu o aktualny stan wiedzy z zakresu psychologii emocji i motywacji oraz procesów grupowych
c) jedna osoba w roli analityka, posiadająca co najmniej rocznej doświadczenie w wykonywaniu analiz wymagań dla systemowych informatycznych,
d) jedna osoba w roli programisty, posiadająca co najmniej roczne doświadczenie w zakresie kodowania platform grywalizacyjnych,
e) jedna osoba w roli projektanta ux, posiadająca co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu analiz user experience i optymalizowaniu systemów informatycznych,
f)      jedna osoba w roli testera, posiadająca co najmniej roczne doświadczenie w testowaniu oprogramowania, w tym w przygotowaniu scenariuszy i przypadków testowych.
Wykonawca wykaże spełnianie powyższych warunków w Załączniku nr 1, Tabela nr 2.

4. KRYTERIA OCENY OFERTY:
4.1 Cena brutto oferty - 50% (maksymalnie 50 pkt.).
Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

Cena łączna za wykonanie usługi  najniższej oferty
Liczba punktów =  -------------------------------  x 50% x 100
Cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

4.2 Zawartość merytoryczna oferty - 50% (maksymalnie 50 pkt.). Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „Zawartość merytoryczna oferty” przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
4.2.1 Wykonawca w ofercie zaproponuje koncepcję metodologii opracowania narzędzia zawierającą wstępny harmonogram prac – 30% (maksymalnie. 30 pkt), która będzie oceniona wg następujących podkryteriów:
a) adekwatność i trafność metodologii - przez adekwatność i trafność metodologii Zamawiający rozumie odpowiedniość doboru metod opracowania narzędzia do specyfiki Przedmiotu Zamówienia - maksymalnie 6 pkt.,
b) kompletność metodologii - przez kompletność metodologii Zamawiający rozumie uwzględnienie w koncepcji wszystkich elementów procesu opracowywania narzędzia tak, aby Zamawiający miał pełen, szczegółowy opis metodologiczny Zamówienia oraz wstępny harmonogram prac - maksymalnie 6 pkt.,
c) logika metodologii - Zamawiający oceni sposób przedstawienia koncepcji metodologii. Przez logikę metodologii Zamawiający rozumie czytelność oferty, przejrzystość, przystępność treści, logikę tekstu - maksymalnie 6 pkt.
d) użyteczność rozwiązania – przez użyteczność rozwiązania Zamawiający rozumie dopasowanie go do potrzeb, kontekstu i charakteru pracy użytkowników narzędzia – maksymalnie 6 pkt.
e) uniwersalność rozwiązania – przez uniwersalność rozwiązania Zamawiający rozumie dopasowanie scenariusza i mechaniki grywalizacji do różnych grup wiekowych osób korzystających z wypracowanego narzędzia (dorośli, młodzież, dzieci) – maksymalnie 6 pkt.
Wykonawca zaproponuje koncepcję metodologii opracowania narzędzia w Załączniku nr 1, Tabela nr 3.

4.2.2 Wykonawca w ramach ww. koncepcji dodatkowo oceni Innowacyjność i funkcjonalność pomysłu na zaangażowanie użytkowników bazy monitorującej i beneficjentów w proces powstawania narzędzia - 20% (maksymalnie 20 pkt.), która będzie oceniona wg następujących pokryteriów:
a) współpraca oparta na mini-scenariuszu – przez tak zdefiniowaną współpracę Zamawiający rozumie wprowadzenie elementów grywalizacji już na etapie angażowania użytkowników
w proces tworzenia mechaniki grywalizacyjnej dla bazy monitorującej – maksymalnie 10 pkt.
b) jasny i czytelny harmonogram współpracy z użytkownikami – przez jasny i czytelny harmonogram współpracy Zamawiający rozumie określenie jak najdokładniej koniecznego poziomu zaangażowania użytkowników oraz ich liczby w proces powstawania narzędzia – maksymalnie 10 pkt.

Wykonawca przedstawi sposób zaangażowania użytkowników bazy monitorującej i beneficjentów w proces powstawania narzędzia w Załączniku nr 1, Tabela nr 4.

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania Umowy do dnia 30 listopada 2018 r., w tym:
5.1. Opracowanie harmonogramu realizacji przedmiotu Zamówienia - w terminie 2 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy.
5.2. Opracowanie wstępnych założeń narzędzia w zakresie zaleceń technicznych dla Wykonawcy IT dotyczących dostosowania infrastruktury, interfejsu, funkcjonalności bazy monitorującej do zaproponowanej mechaniki grywalizacyjnej - w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy.
5.3. Opracowanie szczegółowego scenariusza grywalizacji dla bazy monitorującej wdrażanych w ramach kolejnych etapów testowania i oddawania prototypów rozbudowanej bazy monitorującej – 1 scenariusz w terminie do 30 kwietnia 2018 r., kolejne scenariusze w terminie maj-wrzesień 2018 r. dopasowywane do kolejnych prototypów.
5.4. Testy i poprawki mechaniki grywalizacyjnej w ramach testów rozbudowanej bazy monitorującej z użytkownikami, warsztat konsultacyjny z wybranymi użytkownikami – w terminie październik-listopad 2018 r.
5.5. Ostateczna akceptacja i odbiór scenariusza i mechaniki grywalizacyjnej w ramach rozbudowanej bazy monitorującej – w terminie do dnia 30 listopada 2018 r.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
6.1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 – Załącznik do zapytania ofertowego.
6.2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie pszczesna@um.warszawa.pl do dnia 7 lutego 2018 r. do godz. 14:00.
6.3. Osobą kontaktową jest Pani Agata Koczowska tel. 695 289 815, e-mail: a.koczowska@rodzinnawarszawa.pl

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
7.1. Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumentację z I etapu zamówienia publicznego „Opracowanie modelu rozbudowy platformy internetowej pn. Baza Monitorująca do dokumentowania i ewaluacji projektów społecznych”, składającej się z dwóch części – opracowanie modelu rozbudowy ww. platformy internetowej oraz modelu narzędzia diagnostyczno-ewaluacyjnego”.  
7.2. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.
7.3. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.
7.4. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
7.5. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.
7.6. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.
7.7. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
7.8. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.
7.9. Dokładny harmonogram współpracy zostanie ustalony z Wykonawcą po wyborze oferty.
7.10 Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą.

8. UWAGI: nie dotyczy         

Załączniki

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe wraz z załącznikiem nr 1
    (plik: zapytanie_ofertowe.pdf, file size: 645.2 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Załącznik nr 1
    (plik: zalacznik_nr1.doc, file size: 83 KB)
    Pobierz