1. OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA : 

Zorganizowanie i przeprowadzenie różnorodnych działań edukacyjno - integracyjnych dla dzieci i ich rodziców pod nazwą „Strefa Zabaw” podczas XVI Warszawskiego Spotkania Wigilijnego.

2. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA (jeśli dotyczy)

1. „Strefa Zabaw” będzie zlokalizowana  w Centrum Kreatywności Targowa  (CKT) w Warszawie, ul. Targowa 56, 

w  terminie 15.12.2019 r., w godz. 15.00-18.00 na udostępnionej przez CKT powierzchni, tj. dziedziniec budynku (ok. 350 m2 oraz sąsiadująca sala konferencyjna (ok. 110 m2)

2. „Strefa Zabaw” będzie przeznaczona dla ok. 200 uczestników: dzieci i ich rodziców przychodzących rotacyjnie.

3. Zamówienie dotyczy przedstawienia różnorodnych propozycji działań edukacyjno-integracyjnych (np. animacje, zabawy świąteczne i warsztaty twórcze) dla dzieci i ich rodziców przygotowania ich i realizacji. 

4. W każdym warsztacie powinno uczestniczyć jednocześnie nie mniej niż 8 osób.

5. Wykonawca zapewni co najmniej 5 tematów zajęć warsztatowych.

6. Wykonawca zapewni możliwość korzystania z usługi uczestnikom  niepełnosprawnością ruchową poruszającym się na wózkach.

7. Zaproponowane działanie: animacje, zabawy świąteczne i warsztaty mają na celu stworzenie przestrzeni do wspólnej zabawy i integracji rodzin oraz inspirowanie uczestników (dzieci i dorosłych) do wspólnego spędzania czasu.

8. Wykonawca zapewni stanowisko ze Św. Mikołajem, którego zadaniem będzie również zapraszanie dzieci i dorosłych do wspólnej zabawy.

9. Wykonawca zorganizuje i wydzieli dla najmłodszych strefę przeznaczoną na plac zabaw.

10. Wykonawca zorganizuje i wydzieli strefę układania klocków.

11. Wykonawca zapewni min. 1 fotobudkę dostępną dla wszystkich Uczestników Strefy Zabaw i umożliwi wykonanie pamiątkowego zdjęcia oznaczonego logo imprezy.

12. Wykonawca zapewni nieodpłatne dla Uczestników Warsztatów stoisko z wodą mineralną niegazowaną w butelkach o pojemności 0,5 l i drobnym poczęstunkiem (np. kruche ciasteczka, paluszki) bez wykorzystania jednorazowych plastikowych sztućców i pojemników.

13. Wykonawca zapewni, że po zakończeniu warsztatów każdy uczestnik  wyjdzie z nich z własnoręcznie wspólnie zrobionym świątecznym prezentem.

14. Wykonawca zapewni wszystkie materiały niezbędne do realizacji działań (materiały plastyczne, papiernicze i inne, zgodnie z przedstawioną ofertą).

15. Wykonawca zapewni dekoracje oraz oprawę muzyczną we wskazanej przez Zamawiającego przestrzeni, dzięki którym zostanie osiągnięty klimat Świąt Bożego Narodzenia.

16. Wykonawca przedstawi w ramach oferty projekt graficzny elementów dekoracyjnych i przygotuje dekoracje świąteczne wszystkich proponowanych stanowisk warsztatowych.

17. Wykonawca zapewni przy każdym ze stanowisk warsztatowych żywą, świątecznie udekorowaną choinkę o wysokości nie mniejszej niż 160 cm.

18. Wykonawca zapewni Animatorów, których zadaniem będzie prowadzenie działań edukacyjno-integracyjnych.

19. Do zadań Animatorów będzie również należało zachęcanie rodzin przebywających na ul. Ząbkowskiej do uczestnictwa w warsztatach w CKT. 

20. Wykonawca zapewni wszystkim animatorom świąteczne przebrania.

21. Korzystający nie ponoszą odpłatności za udział w warsztatach.

22. Wykonawca zapewni zachowanie estetyki i porządku na stanowiskach warsztatowych.

23. Wykonawca będzie realizował zadanie w ścisłej współpracy z Zamawiającym.

24. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyłonienia więcej niż jednego Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze odrębną umowę.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO  ZAPYTANIA OFERTOWEGO (jeśli  dotyczy) :

Doświadczenie w obszarze prowadzenia min. 2 usług/działań związanych z animacją i integracją rodziny w okresie ostatnich trzech lat przed  upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, to w tym okresie). Doświadczenie należy wykazać w Tabeli nr 1 w pkt 2a formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

4. KRYTERIA OCENY  OFERTY: 

1) Cena brutto – 40%  - 40 punktów otrzyma Oferent, który wskaże najniższą cenę.

2) Koncepcja działań edukacyjno- integracyjnych przedstawiona w formie dodatkowego załącznika – 30%, przy czym 20% tj. 20 punktów otrzyma Oferent, który przedstawi program najbliższy założeniom wskazanym w warunkach realizacji zadania, dodatkowo 10%, tj., 10 punktów może otrzymać Oferent, który zaproponuje realizację działań w najbardziej nowatorski i kreatywny sposób.

3)  Liczba zaangażowanych animatorów w przeprowadzenie działania – 15%, tj. 15 punktów, przy czym:

• od 6 do 10 animatorów – 5 punktów

• od 11 do 15 animatorów – 10 punktów

• 16 animatorów i więcej – 15 punktów

Liczbę animatorów należy wykazać w Tabeli nr 2, w pkt 2c formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

4) Doświadczenie w realizacji działań w obszarze objętym zapytaniem ofertowym we współpracy z m. st. Warszawa – 5 %, tj. 5 punktów, przy czym usługi/działania wykazane jako spełnienie Warunku  przystąpienia do  zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy ocenie ww. kryterium oceny oferty. 

Za każdą wykazaną usługę/działanie Oferent uzyska 1 pkt, łącznie nie więcej niż 5 pkt. 

Doświadczenie należy wykazać w Tabeli nr 3, pkt 2d formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

5) Za każdy rodzaj warsztatu powyżej wskazanego minimum (tj. 5 stanowisk warsztatowych) Oferent otrzyma 2 pkt, łącznie nie więcej niż 10 pkt.

5. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: 15 GRUDNIA 2019 r.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1  do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki, tj.

1.1. koncepcja działań edukacyjno-integracyjnych

1.2. projekt graficzny dekoracji „Strefy Zabaw” oraz poszczególnych stanowisk, w których będą odbywały się działania edukacyjno-integracyjne

1.3. kosztorys realizacji zamówienia uwzględniający koszty dekoracji oraz wyodrębnione koszty każdego rodzaju działań/warsztatu.

2. Ofertę należy: (niepotrzebne skreślić) , tj.: 

- złożyć w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy, ul. Niecała 2, 00-098 Warszawa, albo 

-  wysłać faxem na numer: 22 443 14 42, albo

1) - wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie:   ewrzosek@um.warszawa.pl do dnia 2 grudnia 2019 r. do godz. 12:00 (pliki stanowiące załączniki do maila nie mogą przekraczać łącznie 10 MB).

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.

b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

c. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy

d. Oferent jest związany z ofertą nie dłużej niż 20 dni od dnia ogłoszenia informacji 

o  wyborze najkorzystniejszej oferty. 

e. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.

f. Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). 

g. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych Oferenta na podstawie zgody  stanowi załącznik do  niniejszego  zapytania ofertowego.  

h. Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana 

z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. 

i. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest  posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu  prowadzonej przez nią  działalności gospodarczej. 

8. UWAGI: .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................