I OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA: 

1. Przedmiotem zamówienia jest „Opracowanie standardu i procedur kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.

2. Powyższe działania oraz opracowane narzędzie powinno być zgodne z: 

a) Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej 

(t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 332);

b) Programem operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą 

Nr LXXXII/2398/2010  Rady m.st. Warszawy z dnia 13 maja 2010 r.;

c) Programem Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 przyjętego uchwałą Nr LXXI/1845/2013 Rady m.st. Warszawy z dnia 21 listopada 2013 r.

d) Projektami przygotowywanych aktów prawnych w zakresie nowelizacji ustaw 

i rozporządzeń dotyczących pieczy zastępczej.

 II WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1. Zadanie będzie realizowane przy współpracy z przedstawicielami Urzędu m.st. Warszawy – Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

2. Do zakresu czynności w szczególności należeć będzie:

a) Przeprowadzenie analizy materiałów, dotyczących realizacji zadań z obszaru pieczy zastępczej w strukturze miasta stołecznego Warszawy;

b) Przygotowanie harmonogramu określającego etapy realizacji przedmiotu zamówienia 

i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania, oraz przedłożenie we wskazanym w pkt V terminie (Etap I) harmonogramu do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie);

c) Przeprowadzenie co najmniej 10 spotkań konsultacyjnych w ramach grupy roboczej, 

w skład której wejdą przedstawiciele:

- Biura Pomocy i Projektów Społecznych;

- Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie;

- instytucjonalnej pieczy zastępczej;

- rodzinnej pieczy zastępczej;

- organizacji pozarządowych działających w obszarze pieczy zastępczej.

Celem spotkań będzie wspólne wypracowanie standardu kontroli, procedur i narzędzi kontroli, oraz konsultowanie i modyfikowanie kolejnych procedur w trakcie ich powstawania. 

Po każdym spotkaniu konsultacyjnym Wykonawca przygotuje raport zawierający 

w szczególności informacje dotyczące przyjętych założeń oraz listę obecności uczestników spotkania.

d) Przygotowanie zbioru dokumentów pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, 

zawierającego:

- opis standardów kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;

- opracowane narzędzia kontroli, w tym w szczególności:

• wzory ankiet kierowanych do dzieci przebywających w pieczy zastępczej dostosowanych do ich wieku oraz formy pieczy zastępczej w której przebywają;

• formularz umożliwiający zbieranie danych i bieżące monitorowanie obszarów ryzyka, jako jeden z elementów sprawowanej kontroli, z uwzględnieniem różnych form pieczy zastępczej;

Formularz będzie mógł być w przyszłości wykorzystany do stworzenia narzędzia informatycznego służącego do gromadzenia i szerszej analizy danych 

o jednostkach realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej.

• kwestionariusz kontroli z określonym szczegółowo zakresem kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych; 

- procedury kontroli opisujące w szczególności:

• zakres i przedmiot kontroli, 

• częstotliwość kontroli, 

• obszary ryzyka mające wpływ na działalność jednostek kontrolowanych,

• wskazówki metodyczne dotyczące sposobu i technik przeprowadzenia kontroli 

i czynności kontrolnych, 

• wzór protokołu pokontrolnego, 

• sposób weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych, 

• proces odwoławczy;

• zakres współpracy z jednostkami działającymi w systemie pieczy zastępczej 

w ramach sprawowanej kontroli.

e) Przedstawienie projektu dokumentu o którym mowa w pkt II d) do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia korekt 

w przedstawionym projekcie);

f) Zaprezentowanie dokumentu o którym mowa w pkt II.2 d) przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych.

g) Przeprowadzenie, po akceptacji przez Zamawiającego dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, spotkania z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli; 

Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego; 

Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkania spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli jednostek realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej;

III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany wykazać następujące doświadczenie oraz zasoby:

1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że:

a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z kontrolą lub audytem;

b) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związany z pieczą zastępczą (w szczególności: opracowanie standardu lub programu rozwoju pieczy zastępczej, przeprowadzenie badania ewaluacyjnego lub innego, przygotowanie publikacji z zakresu pieczy zastępczej);  

2. W zakresie potencjału ludzkiego, Wykonawca wykaże, że:

a) dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z kontrolą lub audytem*;

b) dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z pieczą zastępczą*,

*CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia powinno zawierać wyraźnie wyróżnione wskazane wyżej elementy doświadczenia

IV KRYTERIA OCENY  OFERTY: 

Oferta spełniająca warunki określone w pkt. III „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:

1. Cena brutto – 50 %,  max. 50 pkt, przy czym 50 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;

2. Doświadczenie oferenta* w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektu/usługi związanej z kontrolą lub audytem – 15 %, max. 15 pkt, zgodnie 

z poniższą punktacją:

Liczba zrealizowanych projektów/usług związanych z audytem lub kontrolą, ponad wymagany w pkt. III wskaźnik

Liczba punktów

Od 1 do 2  zrealizowanych projektów 5 pkt

Od 3 do 4   zrealizowanych projektów 10 pkt

5 i więcej    zrealizowanych projektów 15 pkt

* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie przedmiotowej usługi

3. Doświadczenie oferenta* w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektów/usług z obszaru pieczy zastępczej – 15 %, max. 15 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:

Liczba zrealizowanych projektów/usług z obszaru 

pieczy zastępczej,  ponad wymagany 

w pkt. III wskaźnik

Liczba punktów

Od 1 do 2  zrealizowanych projektów 5 pkt

Od 3 do 4  zrealizowanych projektów 10 pkt

5 i więcej  zrealizowanych projektów 15 pkt

* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie przedmiotowej usługi.

4. Doświadczenie osoby/osób, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia, 

w realizowaniu projektów/usług z obszaru odpowiadającego swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. w opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań z zakresu pieczy zastępczej – 20 %, max. 20 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:

Dysponowanie osobą/osobami mającymi doświadczenie 

w  opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań 

z zakresu pieczy zastępczej

Liczba punktów

TAK 20 pkt

NIE 0 pkt

V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 

Zadanie będzie realizowane w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2015 r. 

Etap I 

W terminie 5 dni od podpisania umowy wykonawca przedstawi harmonogramem prac określający etapy realizacji przedmiotu zamówienia i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania.

Etap II

Do dnia 6 listopada 2015 r. Wykonawca opracuje oraz dostarczy pod wskazany przez Zamawiającego adres, w formie elektronicznej (mailem lub na nośniku CD, w formacie PDF) oraz w wersji papierowej, projekt dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez 

m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”. 

Etap III

Do dnia 30 listopada 2015 r. Wykonawca zaprezentuje przygotowany i zaakceptowany przez Zamawiającego „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej” przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych, a także przeprowadzi spotkanie z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

1. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, oraz następujące załączniki:

a) Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt.  IV KRYTERIA OCENY  OFERTY,  jako elementy doświadczenia Wykonawcy (np. referencje).

b) CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia zawierające wyraźnie wyróżnione wskazane w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt.  IV KRYTERIA OCENY  OFERTY, elementy doświadczenia.

2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie kparnicka@um.warszawa.pl  lub wysłać faxem na nr  22 443 14 42 do dnia 

28 września 2015 r.  do  godz. 15.00.