.
I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Przedmiotem zamówienia jest „Opracowanie standardu i procedur kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.
2. Powyższe działania oraz opracowane narzędzie powinno być zgodne z:
a) Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej
(t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 332);
b) Programem operacyjnym Rodzina na lata 2010 – 2020 przyjętego uchwałą
Nr LXXXII/2398/2010 Rady m.st. Warszawy z dnia 13 maja 2010 r.;
c) Programem Rozwoju Pieczy Zastępczej w m.st. Warszawie na lata 2013-2015 przyjętego uchwałą Nr LXXI/1845/2013 Rady m.st. Warszawy z dnia 21 listopada 2013 r.
d) Projektami przygotowywanych aktów prawnych w zakresie nowelizacji ustaw
i rozporządzeń dotyczących pieczy zastępczej.
II WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1. Zadanie będzie realizowane przy współpracy z przedstawicielami Urzędu m.st. Warszawy – Biura Pomocy i Projektów Społecznych.
2. Do zakresu czynności w szczególności należeć będzie:
a) Przeprowadzenie analizy materiałów, dotyczących realizacji zadań z obszaru pieczy zastępczej w strukturze miasta stołecznego Warszawy;
b) Przygotowanie harmonogramu określającego etapy realizacji przedmiotu zamówienia
i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania, oraz przedłożenie we wskazanym w pkt V terminie (Etap I) harmonogramu do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie);
c) Przeprowadzenie co najmniej 10 spotkań konsultacyjnych w ramach grupy roboczej,
w skład której wejdą przedstawiciele:
- Biura Pomocy i Projektów Społecznych;
- Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie;
- instytucjonalnej pieczy zastępczej;
- rodzinnej pieczy zastępczej;
- organizacji pozarządowych działających w obszarze pieczy zastępczej.
Celem spotkań będzie wspólne wypracowanie standardu kontroli, procedur i narzędzi kontroli, oraz konsultowanie i modyfikowanie kolejnych procedur w trakcie ich powstawania.
Po każdym spotkaniu konsultacyjnym Wykonawca przygotuje raport zawierający
w szczególności informacje dotyczące przyjętych założeń oraz listę obecności uczestników spotkania.
d) Przygotowanie zbioru dokumentów pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”,
zawierającego:
- opis standardów kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;
- opracowane narzędzia kontroli, w tym w szczególności:
• wzory ankiet kierowanych do dzieci przebywających w pieczy zastępczej dostosowanych do ich wieku oraz formy pieczy zastępczej w której przebywają;
• formularz umożliwiający zbieranie danych i bieżące monitorowanie obszarów ryzyka, jako jeden z elementów sprawowanej kontroli, z uwzględnieniem różnych form pieczy zastępczej;
Formularz będzie mógł być w przyszłości wykorzystany do stworzenia narzędzia informatycznego służącego do gromadzenia i szerszej analizy danych
o jednostkach realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej.
• kwestionariusz kontroli z określonym szczegółowo zakresem kontroli organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych, prowadzących rodzinne domy dziecka oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych;
- procedury kontroli opisujące w szczególności:
• zakres i przedmiot kontroli,
• częstotliwość kontroli,
• obszary ryzyka mające wpływ na działalność jednostek kontrolowanych,
• wskazówki metodyczne dotyczące sposobu i technik przeprowadzenia kontroli
i czynności kontrolnych,
• wzór protokołu pokontrolnego,
• sposób weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych,
• proces odwoławczy;
• zakres współpracy z jednostkami działającymi w systemie pieczy zastępczej
w ramach sprawowanej kontroli.
e) Przedstawienie projektu dokumentu o którym mowa w pkt II d) do akceptacji Zamawiającego (Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia korekt
w przedstawionym projekcie);
f) Zaprezentowanie dokumentu o którym mowa w pkt II.2 d) przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych.
g) Przeprowadzenie, po akceptacji przez Zamawiającego dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”, spotkania z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli;
Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkania spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli jednostek realizujących zadania z zakresu pieczy zastępczej;
III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany wykazać następujące doświadczenie oraz zasoby:
1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że:
a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z kontrolą lub audytem;
b) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związany z pieczą zastępczą (w szczególności: opracowanie standardu lub programu rozwoju pieczy zastępczej, przeprowadzenie badania ewaluacyjnego lub innego, przygotowanie publikacji z zakresu pieczy zastępczej);
2. W zakresie potencjału ludzkiego, Wykonawca wykaże, że:
a) dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z kontrolą lub audytem*;
b) dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowała lub była członkiem zespołu, który zrealizował co najmniej jeden projekt/usługę związaną z pieczą zastępczą*,
*CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia powinno zawierać wyraźnie wyróżnione wskazane wyżej elementy doświadczenia
IV KRYTERIA OCENY OFERTY:
Oferta spełniająca warunki określone w pkt. III „Warunki przystąpienia do zapytania ofertowego”, będzie podlegała ocenie wg poniższych kryteriów:
1. Cena brutto – 50 %, max. 50 pkt, przy czym 50 punktów otrzymuje oferent przedstawiający najniższą cenę;
2. Doświadczenie oferenta* w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektu/usługi związanej z kontrolą lub audytem – 15 %, max. 15 pkt, zgodnie
z poniższą punktacją:
Liczba zrealizowanych projektów/usług związanych z audytem lub kontrolą, ponad wymagany w pkt. III wskaźnik
Liczba punktów
Od 1 do 2 zrealizowanych projektów 5 pkt
Od 3 do 4 zrealizowanych projektów 10 pkt
5 i więcej zrealizowanych projektów 15 pkt
* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie przedmiotowej usługi
3. Doświadczenie oferenta* w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie realizacji projektów/usług z obszaru pieczy zastępczej – 15 %, max. 15 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:
Liczba zrealizowanych projektów/usług z obszaru
pieczy zastępczej, ponad wymagany
w pkt. III wskaźnik
Liczba punktów
Od 1 do 2 zrealizowanych projektów 5 pkt
Od 3 do 4 zrealizowanych projektów 10 pkt
5 i więcej zrealizowanych projektów 15 pkt
* Oferent jest zobowiązany do dostarczenia referencji potwierdzających należyte wykonanie przedmiotowej usługi.
4. Doświadczenie osoby/osób, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia,
w realizowaniu projektów/usług z obszaru odpowiadającego swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. w opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań z zakresu pieczy zastępczej – 20 %, max. 20 pkt, zgodnie z poniższą punktacją:
Dysponowanie osobą/osobami mającymi doświadczenie
w opracowywaniu standardów i procedur kontroli realizacji zadań
z zakresu pieczy zastępczej
Liczba punktów
TAK 20 pkt
NIE 0 pkt
V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Zadanie będzie realizowane w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2015 r.
Etap I
W terminie 5 dni od podpisania umowy wykonawca przedstawi harmonogramem prac określający etapy realizacji przedmiotu zamówienia i ramy czasowe przewidziane na poszczególne działania.
Etap II
Do dnia 6 listopada 2015 r. Wykonawca opracuje oraz dostarczy pod wskazany przez Zamawiającego adres, w formie elektronicznej (mailem lub na nośniku CD, w formacie PDF) oraz w wersji papierowej, projekt dokumentu pn. „Standard kontroli sprawowanej przez
m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej”.
Etap III
Do dnia 30 listopada 2015 r. Wykonawca zaprezentuje przygotowany i zaakceptowany przez Zamawiającego „Standard kontroli sprawowanej przez m.st. Warszawa nad jednostkami realizującymi zadania z zakresu pieczy zastępczej” przedstawicielom Biura Pomocy i Projektów Społecznych, a także przeprowadzi spotkanie z przedstawicielami Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, instytucjonalnej pieczy zastępczej oraz rodzinnej pieczy zastępczej, w trakcie którego zaprezentowane zostaną cele i sposób prowadzenia kontroli.
VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, oraz następujące załączniki:
a) Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt. IV KRYTERIA OCENY OFERTY, jako elementy doświadczenia Wykonawcy (np. referencje).
b) CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia zawierające wyraźnie wyróżnione wskazane w pkt. III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz w pkt. IV KRYTERIA OCENY OFERTY, elementy doświadczenia.
2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie kparnicka@um.warszawa.pl lub wysłać faxem na nr 22 443 14 42 do dnia
28 września 2015 r. do godz. 15.00.