I OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:
Zorganizowanie i przeprowadzenie międzypokoleniowego wydarzenia „Warszawa rodzinna moich marzeń” kierowanego do rodzin z dziećmi, w szczególności posiadaczy Karty Młodego Warszawiaka

Jest to działanie wynikające z Programu „Rodzina” na lata 2010-2020, Priorytet I, cel 3 przyjętego uchwałą nr LXXXII/2398/2010 Rady m. st. Warszawy z dnia 13 maja 2010 r.

II WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi 6-godzinne wydarzenie złożone z dwóch następujących po sobie modułów:

a) Moduł I: animacje i zabawy dla rodzin z dziećmi, w tym osób starszych (4 godziny zegarowe)

b) Moduł II: warsztaty-konsultacje z mieszkańcami na temat ich wyobrażeń i oczekiwań dotyczących Miasta, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb rodzin z dziećmi i seniorów (2 godziny zegarowe)

2.Działania są skierowane do dzieci i ich rodziców lub innych bliskich im osób, mają charakter międzypokoleniowy. W wydarzeniu wezmą udział mieszkańcy, w tym przedstawiciele organizacji pozarządowych pracujących z warszawskimi rodzinami.

3.Moduł I: animacje i zabawy mają na celu stworzenie przestrzeni do wspólnej zabawy i integracji rodzin oraz inspirowanie uczestników (dzieci i dorosłych) do wspólnego spędzania czasu. Wezmą w nich udział w szczególności rodziny z dziećmi do lat 15, oraz osoby starsze. W ich wyniku powstanie analogowa mapa/makieta/plan „Warszawy Rodzinnej moich marzeń”, wykonana z materiałów zaproponowanych przez Wykonawcę (np. odpady, masa plastyczna, klocki).

4.Uczestnikami modułu I będzie maksymalnie 100 osób. Program i sposób prowadzenia modułu I zakłada jego otwarty charakter tj. dołączanie i odłączanie uczestników podczas trwania działania.

5. Moduł II: warsztaty-konsultacje z mieszkańcami mają na celu określenie wyobrażeń i oczekiwań mieszkańców na temat miasta przyjaznego rodzinie. Uczestnikami są rodziny, zainteresowani mieszkańcy oraz przedstawiciele organizacji pozarządowych prowadzących w Warszawie kluby dla rodzin. Moduł ma charakter zamknięty, przeznaczony jest dla maksymalnie 25 osób.

6. Warsztaty w ramach modułu II zostaną poprowadzone i przygotowane we współpracy z ekspertem, wskazanym przez m.st. Warszawa.

7. Wykonawca podczas trwania Modułu II zapewni opiekę nad dziećmi w wieku 1-6 lat.

8. Wykonawca zapewni wszystkie materiały niezbędne do realizacji działań (materiały plastyczne, papiernicze i inne, zgodnie z przedstawioną ofertą) oraz przygotuje pomieszczenia do realizacji działania.

9. Wykonawca zapewni drobny poczęstunek dla uczestników wydarzenia, obejmujący wodę, kawę/herbatę i przekąski.

10. Wykonawca zapewni miejsce realizacji działania.

11. Wykonawca będzie realizował zadanie w ścisłej współpracy z Zamawiającym.

12. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert przez konsorcjum/konsorcja, w którym każdy z Wykonawców może wykonywać inną część zamówienia.

III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Nie dotyczy.

IV KRYTERIA OCENY OFERTY:

1. Cena brutto – do 20 punktów, 20 punktów otrzyma Oferent, który wskaże najniższą cenę.

2. Program warsztatów przedstawiony w formie dodatkowego załącznika – do 30 punktów, przy czym 20 punktów otrzyma Oferent, który przedstawi program najbliższy założeniom wskazanym w II, dodatkowo do 10 punktów może otrzymać Oferent, który zaproponuje realizację działań w najbardziej nowatorski i kreatywny sposób.

3. Doświadczenie w obszarze prowadzenia animacji i działań integrujących rodziny lub prowadzenie debat, konsultacji za okres do trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, to w tym okresie) – do 40 punktów, przy czym:

• 1 usługa – 15 punktów
• 2 usługi – 30 punktów
• każde działanie wykonane we współpracy z samorządem – po 5 punktów (jednak nie więcej niż 10 punktów

Doświadczenie musi być wykazane poprzez dokumenty wystawione przez poprzednich zleceniodawców/pracodawców, potwierdzające wykonanie działania.

V TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: sobota 28 listopada 2015 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji działania.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, załączniki pozwalające ocenić program działań oraz kopie referencji.

3. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie afiedotow@um.warszawa.pl lub wysłać faxem na nr 22 443 14 42 do dnia 9 listopada do godz. 15.00.

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

2.Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia to 21 dni od daty złożenia rachunku/faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową, jednak nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 r. Rachunek/fakturę za realizację działania należy złożyć w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m. st. Warszawy do dnia 15 grudnia 2015 r.

3. Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone znakiem promocyjnym „Zakochaj się w Warszawie rodzinnej”. Znak promocyjny, o którym mowa, zamieszcza się zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy dotyczącym „Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy i uprawnień przysługujących m.st. Warszawie w działaniach promocyjnych i informacyjnych; znak promocyjny dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej Miasta.

5. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

6. Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia uzupełniającego w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego.

7. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

8. Formularz oferty powinien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/-e.