Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia dotyczący przeprowadzenia ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018 oraz opracowaniu diagnozy i założeń do Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019 – 2021.
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018 oraz opracowaniu Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019 – 2021.
Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018 został przyjęty przez Radę m.st. Warszawy uchwałą Nr XXI/532/2015 z dnia 10 grudnia 2015 r.
II. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
1.
Cele i zakres
Część I.
Celem ewaluacji jest:
a)
analiza i ocena stanu realizacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018,
b)
opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji realizacji programu, w tym szczegółowa analiza i weryfikacja struktury celów i wskaźników realizacji zadań w Programie (poszczególnych celów strategicznych, zadań, wskazanych realizatorów poszczególnych zadań, wskaźników realizacji celów oraz sposobów mierzenia poziomu wskaźników), a także narzędzi monitoringu.
Zakres ewaluacji:
Wykonawca zobowiązany jest do opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych w odniesieniu do następujących zagadnień:
1.
Jak przebiegała realizacja Programu?
2.
Jakie efekty przyniósł Program?
3.
Czy efekty odpowiadają zakładanym celom?
4.
Jaki jest stopień wdrożenia wypracowanych w ramach programu narzędzi i modeli?
5.
W jakim stopniu narzędzia przyczyniły się do realizacji założonych celów?
6.
Czy pojawiły się jakieś efekty uboczne? Jeśli tak, to czy są one korzystne z punktu widzenia zakładanych celów czy też niekorzystne lub neutralne?
7.
Czy Program realizowany w takiej formie należy kontynuować? Co należy zmienić, aby poprawić skuteczność Programu?
8.
Jaki był wpływ czynników wewnętrznych (związanych z realizatorami Programu) i zewnętrznych (uwarunkowań prawnych, rozwiązań systemowych) na:
a)
skuteczność Programu,
b)
stopień realizacji celów Programu,
c)
współpracę i zaangażowanie realizatorów Programu.
9.
Jak współpracują ze sobą realizatorzy Programu i jaki wpływ ma współpraca na skuteczność Programu? Co należy zmienić w tej współpracy?
10.
Czy przyjęte wskaźniki realizacji celów Programu są adekwatne? Jeśli nie, jakie zmiany w tym zakresie powinny być wprowadzone?
Badanie ewaluacyjne zostanie przeprowadzone z uwzględnieniem perspektywy realizatorów programu:
-
Biura Pomocy i Projektów Społecznych,
-
organizacji pozarządowych.
Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, przeanalizowania ich oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego.
Część II.
Opracowanie Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019 – 2021, w tym określenie struktury celów i wskaźników realizacji zadań i celów m.in. w oparciu o analizę wniosków z przeprowadzonej ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 oraz aktualizacja diagnozy na podstawie dostępnych badań oraz opracowanie narzędzi monitoringu.
Program powinien nawiązywać do działań rozpoczętych w trakcie realizacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018.
Program powinien zawierać m.in.:
a.
założenia programowe,
b.
charakterystykę społeczno-demograficzną Warszawy zwłaszcza w kontekście zakażeń HIV,
c.
opis aktualnych zasobów (w tym m.in. programy, usługi, instytucje, standardy i modele) z obszaru przeciwdziałania zakażeniom HIV i wsparcia dla osób żyjących z HIV/AIDS w m.st. Warszawie wraz z analizą mocnych i słabych stron,
d.
aktualną diagnozę problemów i potrzeb z ww. obszaru,
e.
strukturę celów i wskaźników realizacji zadań i celów (poszczególne cele strategiczne, zadania, realizatorzy poszczególnych zadań, wskaźniki realizacji celów oraz sposoby mierzenia poziomu wskaźników),
f.
system monitorowania i ewaluacji Programu,
g.
inne elementy/treści, które zostaną wypracowane w toku prac nad Programem (m.in. na podstawie wniosków z przeprowadzonej ewaluacji, warsztatów i spotkań konsultacyjnych).
2. Sposób realizacji badania.
Część I.
W ramach ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 użyte będą następujące techniki badawcze:
Minimum metodologiczne:
Ø
analiza danych zastanych, w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego,
Ø
wywiady pogłębione (IDI):
a)
z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych, łącznie minimum 2 IDI,
b)
z przedstawicielami organizacji pozarządowych - łącznie minimum 6 IDI.
Dobór grupy badawczej do przeprowadzenia IDI zostanie przygotowany przez Wykonawcę i przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego.
Wywiady IDI będą prowadzone według scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wywiady IDI będą prowadzone przez moderatora doświadczonego w prowadzeniu badań jakościowych.
Proponowany zakres zagadnień do objęcia wywiadami ma charakter otwarty. W zależności od przyjętej przez Wykonawcę koncepcji metodologii dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie zagadnień przez Wykonawcę. Ostateczna lista zagadnień badawczych zostanie opracowana na podstawie oferty Wykonawcy we współpracy z Zamawiającym, po podpisaniu umowy z Wykonawcą.
Część II.
W ramach opracowania Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 użyte będą następujące techniki badawcze:
Ø
analiza danych zastanych – materiałów dotyczących realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania HIV i AIDS w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego,
Ø
przeprowadzenie minimum 1, czterogodzinnego warsztatu konsultacyjnego mającego na celu ustalenie założeń i treści Programu ze szczególnym uwzględnieniem struktury celów i wskaźników realizacji zadań i celów w Programie; z przedstawicielami organizacji pozarządowych, przedstawicielami wydziałów spraw społecznych i zdrowia urzędów dzielnic m.st. Warszawy oraz Biura Pomocy i Projektów Społecznych. Na warsztacie powinno być obecnych minimum 12 uczestników,
Ø
przeprowadzenie minimum 3 spotkań konsultacyjnych z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych w celu przedyskutowania projektu przygotowanego Programu, który uwzględniał będzie m.in. wnioski z ewaluacji Programu na lata 2016-2018 i efekty warsztatów tj. wnioski i wypracowane podczas warsztatów założenia i treści Programu na lata 2019-2021.
Warsztaty i konsultacje odbywać się będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkań spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS.
Listy uczestników grup warsztatowych będą przygotowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego.
Wykonawca uwzględni w Programie wnioski i rekomendacje z przeprowadzonej przez Wykonawcę ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018
Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.
3. Efekty realizacji zamówienia
Część I
Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego.
Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego wraz zagadnieniami, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych, opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.
Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:
a)
opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania),
b)
kryteria oceny i odpowiedzi na pytania badawcze,
c)
opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji,
d)
opis wyników badania ewaluacyjnego,
e)
wnioski oraz rekomendacje.
Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:
a)
raport ewaluacyjny oraz metodologiczny w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,
b)
prezentację wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego w wersji elektronicznej w edytorze MS Power Point na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,
c)
narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym, w tym transkrypcje wywiadów IDI (sporządzone w sposób pozwalający zachować anonimowość osób badanych), kwestionariusze rekrutacyjne oraz scenariusze wywiadów wersji dla przedstawicieli Biura Pomocy i Projektów Społecznych, wydziałów spraw społecznych i zdrowia w dzielnicach oraz organizacji pozarządowych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do raportu metodologicznego, raportu ewaluacyjnego oraz do prezentacji wyników i rekomendacji przekazanych przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji raportów i prezentacji.
Część II
Wykonawca przygotuje i dostarczy Zamawiającemu:
a)
dokument „Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019-2021” zawierający elementy wymienione w pkt. 1 Cele i zakres – Część II w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,
b)
raporty z warsztatów konsultacyjnych zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkania, analizę wypracowanych założeń do programu, listę obecności uczestników warsztatów,
c)
raporty ze spotkań konsultacyjnych z pracownikami Biura Pomocy i Projektów Społecznych zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkania, uwagi do konsultowanego Programu, listę uczestników spotkań.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do dokumentu „Program Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019-2021” przekazanego przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji Programu.
4. Dodatkowe informacje dotyczące usługi
Wykonawca jest zobowiązany do:
a)
przygotowania harmonogramu określającego etapy przeprowadzenia ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 oraz opracowania Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019-2021 i przedstawienia go do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W harmonogramie badania Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego,
b)
pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednio do potrzeb na terenie Warszawy, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego),
c)
niezwłocznego przedstawiania na żądanie Zamawiającego drogą mailową raportu z postępu w realizacji usługi oraz informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji usługi w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi.
III. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Za spełniających warunki przystąpienia do zapytania ofertowego Zamawiający uzna Wykonawców, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia:
Powyższe doświadczenie, może być łączone, tj. 1 osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w pkt. 2. i 3.
* należy dołączyć CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV. Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.
IV. KRYTERIA OCENY OFERTY:
1.
Cena brutto oferty - 30% (maksymalnie 30 pkt.). Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:
cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty
Liczba punktów = ------------------------------- x 30%
cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty
2.
Doświadczenie Wykonawcy w zakresie prowadzonych ewaluacji w obszarze problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie – 20% (maksymalnie 20 pkt) opisane w Tabeli nr 4 Załącznika nr 1 – po 5 pkt za każdą przeprowadzoną ewaluację w zakresie problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym.
3.
Doświadczenie Wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie przygotowywania programów z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym – 20% (maksymalnie 20 pkt) opisane w Tabeli nr 5 Załącznika nr 1 – po 5 pkt za udział w każdym przygotowanym programie.
4.
Doświadczenie osób* zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia z zakresu problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym – 15 % (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 6 Załącznika nr 1 - po 5 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi, posiadającej doświadczenie w stosowaniu jakościowych i ilościowych metod gromadzenia danych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co najmniej 2 badaniach, analizach, ewaluacjach programów społecznych z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym, gdzie stosowano jakościowe i ilościowe metody gromadzenia danych.
5.
Doświadczenie osób* zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia w przygotowywaniu programów z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym – 15% (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 7 Załącznika nr 1 – 5 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi posiadającej doświadczenie w przygotowaniu programów z obszaru rozwiązywania problemów społecznych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w przygotowaniu co najmniej 2 programów z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym
Powyższe doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia, może być łączone, tj. 1 osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w pkt. 4. i 5.
* należy dołączyć CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV.
Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.
UWAGA: Doświadczenie Wykonawcy / Doświadczenie osób spełniające powyższe wymagania, wskazane przez Wykonawcę jako spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy kryteriach oceny oferty Doświadczenie Wykonawcy/ Doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia
V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Od dnia podpisania umowy, nie później niż do 30 czerwca 2018 roku.
VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1.
Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz załączniki pozwalające ocenić doświadczenie oraz potencjał ludzki.
2.
Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie adobija@um.warszawa.pl lub wniziolek@um.warszawa.pl do dnia 17.04.2018 do godz. 16.00
3.
Osoby fizyczne składające ofertę proszone są o przedstawienie wraz z ofertą podpisanego CV.
VII. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
1.
Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych.
2.
W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.
3.
Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.
4.
Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę zostaną oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy.
5.
Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury
w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.
6.
Biuro Pomocy i Projektów Społecznych zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
7.
Dopuszcza się zmianę (w tym przedłużenie) terminu realizacji zamówienia.