I. OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018  oraz opracowaniu Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019 – 2021.

Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018 został przyjęty przez Radę m.st. Warszawy uchwałą Nr XXI/532/2015 z dnia 10 grudnia 2015 r.

II. WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1.  

Cele i zakres

Część I. 

Celem ewaluacji jest:

a)   

analiza i ocena stanu realizacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018,

b)   

opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji realizacji programu, w tym szczegółowa analiza i weryfikacja struktury celów i wskaźników realizacji zadań w Programie (poszczególnych celów strategicznych, zadań, wskazanych realizatorów poszczególnych zadań, wskaźników realizacji celów oraz sposobów mierzenia poziomu wskaźników), a także narzędzi monitoringu.

Zakres ewaluacji:

Wykonawca zobowiązany jest do  opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych w odniesieniu do następujących zagadnień:

1.    

Jak przebiegała realizacja Programu?

2.    

Jakie efekty przyniósł Program?

3.    

Czy efekty odpowiadają zakładanym celom?

4.    

Jaki jest stopień wdrożenia wypracowanych w ramach programu narzędzi i modeli?

5.    

W jakim stopniu narzędzia przyczyniły się do realizacji założonych celów?

6.    

Czy pojawiły się jakieś efekty uboczne? Jeśli tak, to czy są one korzystne z punktu widzenia zakładanych celów czy też niekorzystne lub neutralne?

7.    

Czy Program realizowany w takiej formie należy kontynuować? Co należy zmienić, aby poprawić skuteczność Programu?

8.    

Jaki był wpływ czynników wewnętrznych (związanych z realizatorami Programu) i zewnętrznych (uwarunkowań prawnych, rozwiązań systemowych) na:

a)  

skuteczność Programu,

b)  

stopień realizacji celów Programu,

c)  

współpracę i zaangażowanie realizatorów Programu.

9.    

Jak współpracują ze sobą realizatorzy Programu i jaki wpływ ma współpraca na skuteczność Programu? Co należy zmienić w tej współpracy?

10. 

            Czy przyjęte wskaźniki realizacji celów Programu są adekwatne? Jeśli nie, jakie zmiany w tym zakresie powinny być wprowadzone?

1. Jak przeprowadzano monitoring Programu, co w tym zakresie należy zmienić? Czy założone w Programie narzędzia monitoringu są właściwe? Czy podmioty zbierające dane potrzebne do monitorowania zbierają je na bieżąco i czy te dane są wykorzystywane w celu analizy stopnia realizacji poszczególnych celów i zadań Programu?

Badanie ewaluacyjne zostanie przeprowadzone z uwzględnieniem perspektywy realizatorów programu:

-         

Biura Pomocy i Projektów Społecznych,

-         

organizacji pozarządowych.

Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, przeanalizowania ich oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego.

Część II. 

Opracowanie Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019 – 2021, w tym określenie struktury celów i wskaźników realizacji zadań i celów m.in. w oparciu o analizę wniosków z przeprowadzonej ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 oraz aktualizacja diagnozy na podstawie dostępnych badań oraz opracowanie narzędzi monitoringu.

Program powinien nawiązywać do działań rozpoczętych w trakcie realizacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018.

Program powinien zawierać m.in.:

a.  

założenia programowe,

b.  

charakterystykę społeczno-demograficzną Warszawy zwłaszcza w kontekście zakażeń HIV,

c.  

opis aktualnych zasobów (w tym m.in. programy, usługi, instytucje, standardy i modele) z obszaru przeciwdziałania zakażeniom HIV i wsparcia dla osób żyjących z HIV/AIDS w m.st. Warszawie wraz z analizą mocnych i słabych stron,

d.  

aktualną diagnozę problemów i potrzeb z ww. obszaru,

e.  

strukturę celów i wskaźników realizacji zadań i celów (poszczególne cele strategiczne, zadania, realizatorzy poszczególnych zadań, wskaźniki realizacji celów oraz sposoby mierzenia poziomu wskaźników),

f.   

system monitorowania i ewaluacji Programu,

g.  

inne elementy/treści, które zostaną wypracowane w toku prac nad Programem (m.in. na podstawie wniosków z przeprowadzonej ewaluacji, warsztatów i spotkań konsultacyjnych).

2. Sposób realizacji badania.

Część I.

W ramach ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 użyte będą następujące techniki badawcze:

Minimum metodologiczne:

Ø 

analiza danych zastanych, w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego,

Ø 

wywiady pogłębione (IDI):

a)     

z przedstawicielami  Biura Pomocy i Projektów Społecznych,  łącznie minimum 2 IDI,

b)     

z przedstawicielami organizacji pozarządowych - łącznie minimum 6 IDI.

Dobór grupy badawczej do przeprowadzenia IDI zostanie przygotowany przez Wykonawcę i przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego.

Wywiady IDI będą prowadzone według scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wywiady IDI będą prowadzone przez moderatora doświadczonego w prowadzeniu badań jakościowych.

Proponowany zakres zagadnień do objęcia wywiadami ma charakter otwarty. W zależności od przyjętej przez Wykonawcę koncepcji metodologii dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie zagadnień przez Wykonawcę. Ostateczna lista zagadnień badawczych zostanie opracowana na podstawie oferty Wykonawcy we współpracy z Zamawiającym, po podpisaniu umowy z Wykonawcą.

Część II.

W ramach opracowania Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 użyte będą następujące techniki badawcze:

Ø 

analiza danych zastanych – materiałów dotyczących realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania HIV i AIDS w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego,

Ø 

przeprowadzenie minimum 1, czterogodzinnego warsztatu konsultacyjnego mającego na celu ustalenie założeń i treści Programu ze szczególnym uwzględnieniem struktury celów i wskaźników realizacji zadań i celów w Programie; z przedstawicielami organizacji pozarządowych, przedstawicielami wydziałów spraw społecznych i zdrowia urzędów dzielnic m.st. Warszawy oraz Biura Pomocy i Projektów Społecznych. Na warsztacie powinno być obecnych minimum 12 uczestników,

Ø 

przeprowadzenie minimum 3 spotkań konsultacyjnych z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych w celu przedyskutowania projektu przygotowanego Programu, który uwzględniał będzie m.in. wnioski z ewaluacji Programu na lata 2016-2018 i efekty warsztatów tj. wnioski i wypracowane podczas warsztatów założenia i treści  Programu na lata 2019-2021.

Warsztaty i konsultacje odbywać się będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkań spośród wskazanych przez Zamawiającego przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS.

Listy uczestników grup warsztatowych będą przygotowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego.

Wykonawca uwzględni w Programie wnioski i rekomendacje z przeprowadzonej przez Wykonawcę ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016 – 2018

Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.

3. Efekty realizacji zamówienia

Część I

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego. 

Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego wraz zagadnieniami, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych, opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.

Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:

a)   

opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania),

b)   

kryteria oceny i odpowiedzi na  pytania badawcze,

c)   

opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji,

d)   

opis wyników badania ewaluacyjnego,

e)   

wnioski oraz rekomendacje.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:

a)     

raport ewaluacyjny oraz metodologiczny w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

b)     

prezentację wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego w wersji elektronicznej w edytorze MS Power Point na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

c)     

narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym, w tym transkrypcje wywiadów IDI (sporządzone w sposób pozwalający zachować anonimowość osób badanych), kwestionariusze rekrutacyjne oraz scenariusze wywiadów wersji dla przedstawicieli Biura Pomocy i Projektów Społecznych, wydziałów spraw społecznych i zdrowia w dzielnicach oraz organizacji pozarządowych.

Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do raportu metodologicznego, raportu ewaluacyjnego oraz do prezentacji  wyników i rekomendacji przekazanych przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji raportów i prezentacji.

Część II

Wykonawca przygotuje i dostarczy Zamawiającemu:

a)     

dokument „Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019-2021” zawierający elementy wymienione w pkt. 1 Cele i zakres – Część II w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD/ EXCEL oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

b)     

raporty z warsztatów konsultacyjnych zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkania, analizę wypracowanych założeń do programu, listę obecności uczestników warsztatów,

c)     

raporty ze spotkań konsultacyjnych z pracownikami Biura Pomocy i Projektów Społecznych zawierające w szczególności tematykę i przebieg spotkania, uwagi do konsultowanego Programu, listę uczestników spotkań.

Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do dokumentu „Program Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019-2021”  przekazanego przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji Programu.

4. Dodatkowe informacje dotyczące usługi

Wykonawca jest zobowiązany do:

a)  

przygotowania harmonogramu określającego etapy przeprowadzenia ewaluacji Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2016-2018 oraz opracowania Programu Przeciwdziałania Zakażeniom HIV i Działań Na Rzecz Osób Żyjących z HIV/AIDS na lata 2019-2021 i przedstawienia go do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W harmonogramie badania Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego,

b)  

pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednio do potrzeb na terenie Warszawy, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego),

c)  

niezwłocznego przedstawiania na żądanie Zamawiającego drogą mailową raportu z postępu w realizacji usługi oraz informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji usługi w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi.

III. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 

Za spełniających  warunki przystąpienia do zapytania ofertowego Zamawiający uzna Wykonawców, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia:

1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizował z należytą starannością co najmniej 3 ewaluacje programów społecznych. Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 1).
2. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą* zaangażowaną w realizację przedmiotu zamówienia, która posiada doświadczenie w stosowaniu jakościowych i ilościowych metod gromadzenia danych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co najmniej 2 badaniach ewaluacyjnych programów społecznych, przy czym w badaniu tym zastosowano ilościowe i jakościowe techniki zbierania danych. Doświadczenie zostanie potwierdzone referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 2).
3. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą* zaangażowaną w realizację przedmiotu zamówienia, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, brała udział w przygotowaniu co najmniej jednego programu  społecznego. Doświadczenie zostanie potwierdzone referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 3).

Powyższe doświadczenie, może być łączone, tj. 1 osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w pkt. 2. i 3.

* należy dołączyć CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV. Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

IV. KRYTERIA OCENY  OFERTY:

1.     

Cena brutto oferty - 30% (maksymalnie 30 pkt.). Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

                         cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty

          Liczba punktów = -------------------------------  x 30%

                                   cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

2.     

Doświadczenie Wykonawcy w zakresie prowadzonych ewaluacji w obszarze problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie  – 20% (maksymalnie 20 pkt) opisane w Tabeli nr 4 Załącznika nr 1 – po 5 pkt za każdą przeprowadzoną ewaluację w zakresie problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym.

3.     

Doświadczenie Wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie przygotowywania programów z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym – 20% (maksymalnie 20 pkt) opisane w Tabeli nr 5 Załącznika nr 1 – po 5 pkt za udział w każdym przygotowanym programie.

4.     

Doświadczenie osób* zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia z zakresu problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym – 15 % (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 6 Załącznika nr 1 -  po 5 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi, posiadającej doświadczenie w stosowaniu jakościowych i ilościowych metod gromadzenia danych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co  najmniej 2 badaniach, analizach, ewaluacjach programów społecznych z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym, gdzie stosowano jakościowe i ilościowe metody gromadzenia danych.

5.     

Doświadczenie osób* zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia w przygotowywaniu programów z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym – 15% (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 7 Załącznika nr 1 – 5 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi posiadającej doświadczenie w przygotowaniu programów z obszaru rozwiązywania problemów społecznych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w przygotowaniu co  najmniej 2 programów z obszaru problematyki społecznej dot. przeciwdziałania patologiom społecznym

Powyższe doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia, może być łączone, tj. 1 osoba może łącznie posiadać doświadczenie, o którym mowa w pkt. 4. i 5.

* należy dołączyć CV osób/osoby, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zamówienia. Elementy wskazane w opisie doświadczenia osób/osoby powinny zostać wyraźnie wyodrębnione w CV. 

Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

UWAGA: Doświadczenie Wykonawcy / Doświadczenie osób spełniające powyższe wymagania, wskazane przez Wykonawcę jako spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy kryteriach oceny oferty Doświadczenie Wykonawcy/ Doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia

V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Od dnia podpisania umowy, nie później niż do 30 czerwca 2018 roku.

VI TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.     

Oferta powinna zawierać formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz załączniki pozwalające ocenić doświadczenie oraz potencjał ludzki. 

2.     

Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie adobija@um.warszawa.pl  lub wniziolek@um.warszawa.pl do dnia 17.04.2018 do godz. 16.00

3.     

Osoby fizyczne składające ofertę proszone są o przedstawienie wraz z ofertą podpisanego CV.  

VII. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1.     

Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych.

2.     

W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

3.     

Treść umowy z Wykonawcą, a w szczególności przedmiot i wysokość wynagrodzenia zostanie opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

4.     

Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę zostaną oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy.

5.     

Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury
w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

6.     

Biuro Pomocy i Projektów Społecznych zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

7.     

Dopuszcza się zmianę (w tym przedłużenie) terminu realizacji zamówienia.