1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu wsparcia przy przygotowaniu i przeprowadzeniu procesu przekazywania sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, uczestnikom projektów w związku z zakończeniem realizacji projektów pn.: „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu osób niepełnosprawnych w Warszawie” oraz „Nowoczesne technologie szansą rozwoju zawodowego i aktywizacji społecznej osób niepełnosprawnych” , w tym w szczególności na:

• przygotowaniu dokumentacji (w tym: m.in. umów) niezbędnej do przekazania uczestnikom sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem; 

• umawianiu z uczestnikami terminu na podpisanie dokumentacji niezbędnej do przekazania sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem; 

• spotkaniach z uczestnikami w celu podpisania przez nich dokumentacji niezbędnej do przekazania sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem;

• przygotowaniu korespondencji do uczestników o zakończeniu realizacji projektów (wysyłka/przyjmowanie korespondencji/rejestracja w systemie informatycznym Urzędu m.st. Warszawy);

• bieżącym kontakcie z uczestnikami – udzielanie informacji w zakresie zakończenia realizacji projektów telefonicznie, mailowo jak i osobiście;

• prowadzeniu aktualizacji baz danych uczestników;

• wsparciu przy innych zadaniach związanych z zakończeniem realizacji projektów.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

a) łączna liczba uczestników w dwóch projektach wynosi: 2900 osób;

b) z każdym uczestnikiem należy zawrzeć umowę w 2 egzemplarzach;

c) przewidywana łączna liczba umów do zawarcia przypadających na jedną osobę – minimum 700; maksimum 900;

d) w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego dopuszcza się zmianę liczby umów: minimalnej i maksymalnej, o których mowa w pkt. c) 

e) prawidłowe zawarcie umowy, za którą przysługuje wynagrodzenie oznaczać będzie: umówienie uczestnika na termin podpisania umowy, przygotowanie umowy, w tym: wypełnienie wszystkich pól umowy, uzyskanie na umowie podpisu uczestnika projektu, zwrot umowy Zamawiającemu;

f) wynagrodzenie przysługuje za dokonanie wszystkich czynności opisanych w pkt. e);

g) wynagrodzenie zostanie obliczone i wypłacone za dany miesiąc kalendarzowy, na podstawie faktycznie zawartych z uczestnikami umów. Wynagrodzenie będzie stanowiło iloczyn liczby zawartych umów z uczestnikami i wysokość stawki wynagrodzenia za jedną umowę.

h) wykonawca otrzyma od Zamawiającego listy uczestników dwóch projektów;

i) do realizacji zadania planuje się zaangażowanie 3 osób na podstawie umowy zlecenia;

j) realizacja zadania planowana jest od poniedziałku do piątku;

k) miejsce wykonywania przedmiotu zamówienia – w siedzibie Zamawiającego;

l) dopuszcza się możliwość spotkania z uczestnikami projektów w celu podpisania przez nich dokumentacji niezbędnej do przekazania sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem w miejscu ich zamieszkania na terenie m.st. Warszawy.

m) wynagrodzenie za zawarcie jednej umowy: 20,00 zł brutto.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy łącznie spełniają następujące warunki (Tabela nr 1 w Załączniku nr 1):

• wykształcenie minimum średnie;

• minimum 6 miesięczne doświadczenie zawodowe;

• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, obsługi komputera i urządzeń biurowych;

• dyspozycyjność w okresie realizacji zadania.

4. KRYTERIA OCENY  OFERTY: 

Rozmowa kwalifikacyjna: 100 % (100 pkt.) w tym:

- doświadczenie przy realizacji działań w projektach unijnych - 10% wartości oceny (max. 10 pkt.);

- doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami - 30% wartości oceny (max. 30 pkt.);

- komunikatywność - 50% wartości oceny (max. 50 pkt.);

- znajomość języka migowego - 10% wartości oceny (max. 10 pkt.).

Zamawiający dokona wyboru 3 Oferentów, którzy uzyskają największą liczbę punktów podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania umowy, maksymalnie do dnia 29.03.2019 r.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

Oferta musi zawierać:

- formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;

- odręcznie podpisane CV z klauzulą zgody na przetwarzanie danych osobowych;

Ofertę należy:

-wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie acieciera@um.warszawa.pl do dnia 24.10.2018 r.  do godz. 23.59. 

- plik stanowiący załącznik do maila nie może przekraczać 10 MB.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

a) Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

b) Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy

c) Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty

d) Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.

e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podawania przyczyny.

f) Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). Oferent oświadczy, że zapoznał się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody. 

g) Oferent wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy. W szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1330), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy. Oferent wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na udostępnienie całości treści złożonej oferty wraz z załącznikami (w tym m.in. wysokość złożonej oferty, nazwę firmy, adres, referencje, doświadczenie). Przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia zostaną opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy.

h) Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. 

i) W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu  prowadzonej przez nią  działalności gospodarczej.