Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

zapytanie ofertowe dot. przeprowadzenia ewaluacji standardów poradnictwa specjalistycznego w m.st. Warszawie na podstawie zadań zleconych organizacjom pozarządowym

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: poniedziałek, 14 października 2019 - 12:42, Marzena Skóra-Nowak

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia


I. OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA:   Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu ewaluacji standardów poradnictwa specjalistycznego w m.st. Warszawie na podstawie zadań zleconych organizacjom pozarządowym w okresie od 1 grudnia 2018 r. do 30 sierpnia 2019 r.

Standardy poradnictwa zostały określone w konkursie ogłoszonym zarządzeniem 1050/2018 z dnia2 lipca 2018 r. w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób; wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej; działalności na rzecz rodziny, macierzyństwa, rodzicielstwa, upowszechniania i ochrony praw dziecka w latach 2018-2021

 

II.   WARUNKI  REALIZACJI ZAMÓWIENIA 

1. Cele i zakres.

 

Celem ewaluacji jest:

a) analiza i ocena standardów poradnictwa specjalistycznego (poufność, bezpłatność, rzetelność, profesjonalizm oraz dostępność) przez organizacje pozarządowe współpracujące z Biurem Pomocy i Projektów Społecznych w zakresie poradnictwa specjalistycznego. 

b) opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji przestrzegania standardów poradnictwa specjalistycznego, i weryfikacja struktury narzędzi ich monitoringu.

 

Zakres ewaluacji:

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych w odniesieniu do następujących zagadnień:

 

1. Czy w ramach prowadzonych/ zlecanych/ realizowanych zadań przestrzegane są standardy poradnictwa?

2. Jakiego rodzaju efekty przynosi przestrzeganie standardów poradnictwa (np. w ramach prowadzonych zadań)? 

3. Czy w i jakim stopniu efekty odpowiadają zakładanym celom?

4. W jakim stopniu standardy przyczyniły się do realizacji założonych celów?

5. Czy przyjęte standardy są właściwie sformułowane? 

6. Co należy zmienić, aby poprawić skuteczność standardów? O jakie nowe treści lub elementy należy uzupełnić standardy?

7. Czy i w jakim stopniu współpracują ze sobą realizatorzy zadania publicznego i jaki wpływ ma współpraca na skuteczność standardów poradnictwa? Jakie elementy współpracy między realizatorami zadania publicznego należałoby zmienić LUB: które elementy tej współpracy wymagają poprawy? Jeśli realizatorzy nie współpracują, to co należy zmienić? Z jakiego powodu tak się dzieje?

8. W jaki sposób przeprowadzony został monitoring standardów poradnictwa, co w tym zakresie należy zmienić? Czy zastosowane narzędzia monitoringu standardów poradnictwa są właściwe? Jak wygląda procedura zbierania danych przez podmioty? W jakim celu dane te są wykorzystywane? W jakiś sposób zbieranie danych przekłada się na poprawę efektywności poradnictwa specjalistycznego? 

 

Badanie ewaluacyjne zostanie przeprowadzone z uwzględnieniem perspektywy realizatorów programu:

- Biura Pomocy i Projektów Społecznych,

- organizacji pozarządowych,

Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, przeanalizowania ich oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego. 

 

 

2. Sposób realizacji badania.

 

W ramach ewaluacji standardów poradnictwa specjalistycznego w m.st. Warszawie oraz opracowaniu raportu ewaluacyjnego użyte będą następujące techniki badawcze:  

Minimum metodologiczne:

 

analiza danych zastanych, w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego (tj. analiza umów, sprawozdań, programów);

 

wywiady pogłębione (IDI): z przedstawicielami organizacji pozarządowych - łącznie minimum 9 IDI.

 

Dobór grupy badawczej do przeprowadzenia IDI zostanie przygotowany przez Wykonawcę i przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego.

Wywiady IDI będą prowadzone według scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wywiady IDI będą prowadzone przez moderatora doświadczonego w prowadzeniu badań jakościowych. 

Proponowany zakres zagadnień do objęcia wywiadami ma charakter otwarty. W zależności od przyjętej przez Wykonawcę koncepcji metodologii dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie zagadnień przez Wykonawcę. Ostateczna lista zagadnień badawczych zostanie opracowana na podstawie oferty Wykonawcy we współpracy z Zamawiającym, po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 

 

przeprowadzenie minimum 1 spotkania konsultacyjnego mającego na celu ustalenie przebiegu ewaluacji oraz jej celów; z przedstawicielami organizacji pozarządowych. Na każdym spotkaniu powinno być obecnych minimum 9 uczestników,

 

Spotkanie odbędzie się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia rekrutacji uczestników spotkania spośród wskazanych przez Zamawiającego.

Listy uczestników spotkania podsumowującego będą przygotowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego.

Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.

 

3. Efekty realizacji zamówienia

 

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego.  

Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego wraz zagadnieniami, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych, opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.

Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:

a) opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania),

b) kryteria oceny i odpowiedzi na  pytania badawcze,

c) opis wyników badania ewaluacyjnego,

d) wnioski oraz rekomendacje.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:

a) raport ewaluacyjny oraz metodologiczny w wersji papierowej (2 egzemplarze-wydruk kolorowy) oraz w wersji elektronicznej w edytorze MS WORD oraz PDF na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

b) prezentację wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego w wersji elektronicznej w edytorze MS Power Point na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

c) narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym, w tym notatki podsumowujące najważniejsze zagadnienia poruszone przez rozmówców wraz z ilustracyjnymi cytatami wywiadów IDI (sporządzone w sposób pozwalający zachować anonimowość osób badanych) 

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do raportu metodologicznego, raportu ewaluacyjnego oraz do prezentacji wyników i rekomendacji przekazanych przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego i przekazania ostatecznej wersji raportów i prezentacji w terminie podanym przez Zamawiającego. 

 

4. Dodatkowe informacje dotyczące usługi

Wykonawca jest zobowiązany do:

a) przygotowania harmonogramu określającego etapy przeprowadzenia ewaluacji standardów poradnictwa specjalistycznego w m.st. Warszawie i przedstawienia go do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w przedstawionym harmonogramie nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W harmonogramie badania Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego,

b) pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednio do potrzeb na terenie Warszawy, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego),

c) niezwłocznego przedstawiania na żądanie Zamawiającego drogą mailową raportu z postępu w realizacji usługi oraz informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji usługi w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi.

 

III WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO  ZAPYTANIA OFERTOWEGO : 

Za spełniających warunki przystąpienia do zapytania ofertowego Zamawiający uzna Wykonawców, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia:

1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizował z należytą starannością, co najmniej 2 ewaluacje programów społecznych o wartości minimum 35.000,00 zł brutto. 

Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 1).

2. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje, co najmniej jedną osobą zaangażowaną w realizację przedmiotu zamówienia, która posiada doświadczenie w stosowaniu jakościowych i ilościowych metod gromadzenia danych, potwierdzone udziałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, w co najmniej 2 badaniach ewaluacyjnych programów społecznych, przy czym w badaniu tym zastosowano jakościowe techniki zbierania danych, a wartość każdego z zamówień wynosiła minimum 35.000,00 zł brutto. 

Doświadczenie zostanie potwierdzone referencjami (załącznik nr 1, tabela nr 2). 

 

Realizacja wszystkich usług powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane, jako referencje.

 

IV. KRYTERIA OCENY  OFERTY: 

a. Cena brutto oferty - 60% (maksymalnie 60 pkt.). Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

 

                         cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty

Liczba punktów = -------------------------------  x 60%

                                   cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

 

b. W zakresie doświadczenia , Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy , w tym okresie realizował z należytą starannością co najmniej 2 ewaluacje programów społecznych dot. przeciwdziałania patologiom społecznym, gdzie wartość każdej wynosiła minimum 35 000 zł brutto – 40% (maksymalnie 40 pkt) opisane w Tabeli nr 2 Załącznika nr 1 – po 20 pkt za udział w każdym przygotowanym programie.

 

UWAGA: Doświadczenie Wykonawcy / Doświadczenie osób spełniające powyższe wymagania, wskazane przez Wykonawcę jako spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy kryteriach oceny oferty Doświadczenie Wykonawcy/ Doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia

 

V. TERMIN REALIZACJI  ZAMÓWIENIA: 16 grudnia 2019 r.

VI. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 – Załącznik do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki.

2. Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie irywacka@um.warszawa.pl do  dnia 21 października 2019 do godz. 12.00 (pliki stanowiące załączniki do maila nie mogą przekraczać łącznie 10 MB).

 

 

VII INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.

b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową / zamówieniem.

c. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.

d. Oferent jest związany z ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji 

o  wyborze najkorzystniejszej oferty. 

e. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.

f.      Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.). 

g. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych Oferenta na podstawie zgody  stanowi załącznik do  niniejszego  zapytania ofertowego.  

h. Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana 

z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. 

i.   W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest  posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu  prowadzonej przez nią  działalności gospodarczej. 

Załączniki

  1. 1.
    zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe_scan.pdf, file size: 2729.63 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    załącznik do zapytania
    (plik: zalaczniki_do_zapytania.doc, file size: 91 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    klauzula informacyjna
    (plik: 6._klauzula_informacyjna_zgoda.pdf, file size: 353.93 KB)
    Pobierz