Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dot. wysyłania pisemnych powiadomień do dłużników alimentacyjnych o dopisaniu ich przez m.st. Warszawa do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej (BIG) oraz o kwocie nieuregulowanego zadłużenia

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: poniedziałek, 21 października 2019 - 14:44, Piotr Zygadło

Zapytanie ofertowe dot. wysyłania pisemnych powiadomień do dłużników alimentacyjnych o dopisaniu ich przez m.st. Warszawa do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej (BIG) oraz o kwocie nieuregulowanego zadłużenia z tytułu wypłaconych na rzecz osób uprawnionych świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wygenerowania raportów przedstawiających dane dot. dłużników alimentacyjnych dopisanych przez m.st. Warszawę do rejestru dłużników BIG.


 

Uprzejmie informujemy, że w dn.22-24 października 2019 r. do Zapytania Ofertowego zostały skierowane pytania potencjalnych oferentów. Poniżej odpowiedzi udzielone przez Zamawiającego:

 

Pytanie 1: W przypadku wyboru naszej oferty będziemy potrzebować podpisać z Państwem umowę powierzenia przetwarzania danych. Proszę o informację czy akceptują Państwo załączony wzór umowy. 

 

W przypadku wyboru oferty, zajdzie  potrzeba dostosowania przekazanego przez Wykonawcę wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych do wzoru umowy  obowiązującego w Urzędzie m.st. Warszawy.

 

 

 

Pytanie 2: Wykonawca ma obowiązek wysłać nie więcej niż 10 000 szt. powiadomień do dłużników alimentacyjnych, według kolejności ich umieszczania przez Miasto w systemie BIG. Czy Zamawiający oczekuje codziennej wysyłki powiadomień i co w takim razie oznacza termin 30 dniowy od wpisu?

 

Odpowiedź jest zawarta w punkcie 2.1.2 treści zapytania ofertowego. W przypadku dłużników umieszczonych w systemie BIG w okresie od dnia następującego po dniu podpisania umowy do dnia 31 października 2020 r. (włącznie) powiadomienie do dłużnika powinno zostać  wysłane w terminie 30 dni od daty wpisu przez Miasto informacji gospodarczej do rejestru dłużników BIG. Wysyłka może odbywać się więc raz w miesiącu do wszystkich dłużników umieszczonych w systemie w ciągu 30 dni.

 

Pytanie 3: Dot. pkt 2.3 zapytania ofertowego:

 

a,b,c) Jesteśmy w stanie przygotować tylko 3, a nie 4 raporty. Na podstawie IG utrzymywanych na dzień 31 grudnia 2019, 30 czerwca 2020, 31 października 2020 (czyli bez 31 grudnia 2018). Aby móc rozdzielić statystyki na dzielnice potrzebujemy wcześniejszego zestawienia przyporządkowującego loginy USER konkretnym dzielnicom. Część USERów posiada takie oznaczenie kodowe wskazujące na dzielnicę w polu ale widzimy że już na dzień dzisiejszy jest 7-u USERów, którzy wprowadzili IG w interesującym nas okresie i takiego oznaczenia nie posiadają. Dla nich nie jesteśmy w stanie podać dzielnicy.

 

Z uwagi na fakt niewskazania przez potencjalnego oferenta przyczyn braku możliwości wygenerowania czwartego raportu do których Zamawiający nie może się odnieść, zgodnie z treścią zapytania ofertowego powinny zostać wygenerowane 4 raporty. Zestawienie zawierające numery prefix przynależne poszczególnym dzielnicom zostanie przekazane Wykonawcy. W przypadku użytkowników bez numeru identyfikacyjnego  Zamawiający weźmie na siebie identyfikację właściwej dzielnicy.

 

Pytanie 4: Czy Zamawiający przewiduje wysyłkę powiadomień za granicę? 

 

Zamawiający przewiduje wysyłkę powiadomień do dłużników alimentacyjnych zamieszkałych wyłącznie na terenie Polski.

 

 

 

Pytanie 5: Czy zasada wysyłania jednego powiadomienia do jednego dłużnika dotyczy także osób do których powiadomienia były wysyłane przy wysyłkach realizowanych w ramach wcześniejszych umów zawartych z Zamawiającym? W szczególności dotyczy to wysyłki powiadomień do dłużników dopisanych do bazy biura przed 1-11-2018r.

 

 

 

Zasada wysyłania jednego powiadomienia do jednego dłużnika dotyczy także tych osób, do których powiadomienia były wysyłane w ramach wcześniejszych umów zawartych z Zamawiającym w sytuacji nie wykorzystania przez Miasto określonego limitu wysyłanych powiadomień oraz uwzględnienia ww. osób w ramach przyjętego kryterium wysyłki powiadomień (co zostanie określone w umowie). 

 

 

 

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na:

 

 

 

1.1.   Wysyłaniu pisemnych powiadomień do dłużników alimentacyjnych o dopisaniu ich przez m.st. Warszawa do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej (BIG) oraz o kwocie nieuregulowanego zadłużenia z tytułu wypłaconych na rzecz osób uprawnionych świadczeń z funduszu alimentacyjnego.

 

 

 

1.2.  Wygenerowaniu raportów z podziałem na dzielnice, przedstawiających dane dot. dłużników alimentacyjnych dopisanych przez m.st. Warszawę do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej (BIG).

 

 

 

 

 

 

 

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 

 

 

 

2.1. Powiadomienia wysyłane będą listem zwykłym do dłużników alimentacyjnych  umieszczonych przez Miasto w rejestrze dłużników BIG w okresie od 1 listopada 2018 r. do 31 października 2020 r. w następujących terminach:

 

 

 

2.1.1. W przypadku dłużników umieszczonych w systemie BIG w okresie od 1 listopada 2018 r. do dnia zawarcia umowy (włącznie) – w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy. 

 

 

 

2.1.2. W przypadku dłużników umieszczonych w systemie BIG w okresie od dnia następującego po dniu podpisania umowy do dnia 31 października 2020 r. (włącznie) - w terminie 30 dni od daty wpisu przez Miasto informacji gospodarczej do rejestru dłużników BIG.

 

 

 

Wykonawca ma obowiązek wysłać nie więcej niż 10 000 szt. powiadomień do dłużników alimentacyjnych, według kolejności ich umieszczania przez Miasto w systemie BIG. W ramach wskazanego limitu powiadomień, do jednego dłużnika alimentacyjnego zostanie wysłane jedno powiadomienie.

 

Biuro Pomocy i Projektów Społecznych zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany liczby powiadomień, które zostaną wysłane do dłużników alimentacyjnych, w razie przekroczenia budżetu zaplanowanego na ten cel.

 

 

 

 

 

2.1.3. W sytuacji nie wykorzystania przez Miasto do dnia 31 października 2020 r. określonego w pkt. 2 limitu wysyłanych powiadomień, Wykonawca zobowiązany jest do wysłania powiadomień do pozostałych dłużników alimentacyjnych umieszczonych przez Miasto w systemie BIG przed 1 listopada 2018 r. do wyczerpania pozostałej do dyspozycji liczby powiadomień. Powiadomienia będą wysyłane w terminie do dnia 30 listopada 2020 r.

 

 

 

Przyjęte kryterium wysyłki powiadomień do dłużników alimentacyjnych zostanie określone w umowie.

 

 

 

2.2. W okresie realizacji zamówienia Miasto stołeczne Warszawa posiada dostęp do systemu Biura Informacji Gospodarczej w celu realizacji ustawowego obowiązku w zakresie przekazywania do Biura Informacji Gospodarczej informacji gospodarczych o zobowiązaniach dłużników alimentacyjnych określonych w ustawie z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawionym do alimentów na podstawie ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych  (Dz. U. z 2019 r. poz.681 z późn. zm.) 

 

 

 

Wzór powiadomienia oraz terminy przedłożenia faktur za wykonanie zlecenia zostaną określone w umowie, przy czym złożenie faktury przez Wykonawcę za 2019 rok nastąpi nie później niż do dnia 10 grudnia 2019 roku. 

 

 

 

2.3. Wykonawca wygeneruje oraz przekaże do m.st. Warszawy raporty z podziałem na dzielnice, przedstawiające dane dot. dłużników alimentacyjnych dopisanych przez m.st. Warszawę do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej (BIG), z zakresu:

 

 

 

a) liczby dłużników alimentacyjnych posiadających zobowiązania wobec m.st.   Warszawy,

 

b)   informacji o dłużnikach alimentacyjnych wykreślonych z rejestru,

 

c) kwoty zobowiązań wobec m.st. Warszawy z tytułu świadczeń alimentacyjnych, w tym z tytułu zaliczki alimentacyjnej oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

 

d)  liczby zapytań o dłużników alimentacyjnych,

 

e) danych o powiadomieniach wysyłanych do dłużników alimentacyjnych zawierające informacje o dacie umieszczenia dłużnika w rejestrze BIG oraz dacie wysłania powiadomienia do dłużnika alimentacyjnego.

 

 

 

W okresie realizacji zamówienia zostaną wygenerowane cztery raporty: za okres od 1 listopada do 31 grudnia 2018 roku, za 2019 rok, za I półrocze 2020 roku oraz za okres od 1 lipca do 31 października 2020 roku.

 

 

 

Terminy przedłożenia faktur za wykonanie zlecenia zostaną określone w umowie.

 

 

 

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:                              

 

 

 

3.1. Wykonawca prowadzi działalność biura informacji gospodarczej, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych oraz wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2019 r. poz.681 z późn. zm.). 

 

3.2. Gotowość operacyjna systemu Wykonawcy w dniu złożenia oferty w zakresie realizacji usługi pośrednictwa w udostępnianiu informacji gospodarczych, polegającej na przyjmowaniu od Miasta informacji gospodarczych dotyczących dłużników alimentacyjnych (poprzez automatyczny przesył danych z systemu dziedzinowego do systemu BIG) oraz przechowywaniu i ujawnianiu tych informacji na zasadach określonych w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2019 r. poz.681 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ( Dz. U. z 2019 r., poz. 670 z późn.zm.). 

 

 

 

 

 

4. KRYTERIA OCENY OFERTY: 

 

Cena  - 100 % (100 pkt)

 

 

 

Oferta powinna zawierać kwotę za realizację całości zamówienia (cena brutto, cena netto oraz stawkę podatku VAT) uwzględniając koszty wygenerowania raportów, w tym kwotę jednostkową za wysłane powiadomienie do dłużnika alimentacyjnego (cena brutto, cena netto oraz stawka podatku VAT).

 

 

 

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

 

Zamówienie będzie realizowane na czas określony od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2020 r.

 

 

 

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

 

6.1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki.

 

6.2. Ofertę należy wysłać  pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie: anoga@um.warszawa.pl lub wysłać faxem na nr 22 443 14 42 do dnia 28 października 2019 r.

 

 

 

 

 

 7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA: 

 

a.  W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.

 

b.  Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/ faktury w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze Pomocy i Projektów Społecznych, zgodnie z Umową / zamówieniem.

 

c.  Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy

 

d.  Oferent jest związany z ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji o  wyborze najkorzystniejszej oferty.

 

e. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.

 

f.   Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.).

 

g.  Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych Oferenta na podstawie zgody  stanowi załącznik do  niniejszego  zapytania ofertowego. 

 

h.  Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

 

i. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest  posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu  prowadzonej przez nią  działalności gospodarczej. W przypadku konsorcjum osób fizycznych, podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub organizacji pozarządowych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

 

 

Załączniki

  1. 1.
    Zapytanie ofertowe
    (plik: zapytanie_ofertowe.pdf, file size: 1477.13 KB)
    Pobierz
  2. 2.
    Załącznik do zapytania ofertowego
    (plik: zalacznik_nr_1_do_zapytania_ofertowego.pdf, file size: 427.31 KB)
    Pobierz
  3. 3.
    Klauzula informacyjna
    (plik: klauzula_informacyjna_zgoda.pdf, file size: 82.25 KB)
    Pobierz