Miejska Polityka Społeczna

Miejska Polityka Społeczna

Zapytanie ofertowe dotyczące przeprowadzenia ewaluacji Programu Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2013-2020 wraz z konsultacjami z realizatorami Programu wypracowanych w ramach ewaluacji rekomendacji oraz propozycji zmian założeń i wskaźników do projekt

Increase Normalny Decrease
Prześlij innym
opublikowany: piątek, 30 października 2020 - 15:11, mborys

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:


1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu ewaluacji Programu Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2013-2020 wraz z konsultacjami z realizatorami Programu wypracowanych w ramach ewaluacji rekomendacji oraz propozycji zmian założeń i wskaźników do projektu Programu/Polityki na lata 2021-2025.

Program Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2013-2020 został przyjęty przez Radę m.st. Warszawy Uchwałą nr LXXIII/1870/2013 Rady m.st. Warszawy z dnia 5 grudnia 2013 roku.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

2.1 Celem usługi są:
a) analiza i ocena stanu realizacji Programu Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2013-2020,
b) opracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących optymalizacji realizacji zadań na rzecz seniorów wraz z określeniem wskaźników,
c) opracowanie: diagnozy sytuacji seniorów mieszkających na terenie m.st. Warszawy (na podstawie istniejących badań i danych), analizy SWOT Programu, propozycji zmian założeń i wskaźników, sposobu i narzędzi monitoringu oraz ewaluacji określonych w Programie Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2013-2020, które zostaną wykorzystane przy tworzeniu Programu/polityki na lata 2021-2025,
d) konsultacje z realizatorami Programu wypracowanych w ramach ewaluacji rekomendacji, oraz propozycji zmian założeń i wskaźników do projektu Programu/Polityki na lata 2021-2025.

2.2 Przedmiot zamówienia polega na:

a) Przygotowaniu raportu metodologicznego do ewaluacji.
b) Przeprowadzeniu badania ewaluacyjnego.
c) Przygotowaniu raportu ewaluacyjnego wraz z wnioskami i rekomendacjami do Programu/Polityki na lata 2021-2025.
d) Przygotowaniu diagnozy sytuacji seniorów mieszkających na terenie m.st. Warszawy (na podstawie istniejących badań i danych), analizy SWOT Programu, propozycji zmian założeń i wskaźników do Programu Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2013-2020 wraz z propozycją sposobu prowadzenia monitoringu oraz ewaluacji.
e) Przygotowanie prezentacji multimedialnej, zawierającej najważniejsze wyniki i rekomendacje z badania ewaluacyjnego oraz najważniejsze informacje dot. elementów wskazanych w pkt 2.1 w podpunkcie d).
f) Przeprowadzeniu konsultacji z realizatorami Programu założeń i wskaźników do Programu/Polityki Warszawa Przyjazna Seniorom na lata 2021-2025, w tym zaprezentowanie wyników badania ewaluacyjnego oraz wyników realizacji celów wymienionych powyżej w pkt 2.1 c) i pkt 2.1 d) w terminach i miejscach wskazanych przez Zamawiającego i uzgodnionych z Wykonawcą.
g) Przygotowanie raportu z ww. konsultacji.
h) Przygotowanie ostatecznej wersji raportu ewaluacyjnego i prezentacji multimedialnej, zawierającej najważniejsze wyniki i rekomendacje z badania ewaluacyjnego oraz najważniejsze informacje dot. elementów wskazanych w pkt 2.1 w podpunkcie d), uwzględniających wyniki konsultacji z realizatorami Programu.

2.3 Zakres usługi:

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji badania ewaluacyjnego oraz odpowiadających jej kryteriów ewaluacji i pytań badawczych w odniesieniu do m.in. następujących zagadnień:
• Jak przebiegała realizacja Programu?
• Jakie rezultaty przyniósł Program?

• W jakim stopniu Program odpowiada na realnie potrzeby grup docelowych?
• Jakie działania realizowane w ramach Programu należy kontynuować, jakie rozwijać lub zmienić, z uwzględnieniem obecnej sytuacji stanu pandemii?
• Jaki był wpływ czynników wewnętrznych (związanych z realizatorami Programu) i zewnętrznych (np. uwarunkowań prawnych, rozwiązań systemowych) na:
- skuteczność Programu,
- stopień realizacji celów Programu,
- współpracę i zaangażowanie realizatorów Programu.
• Jak współpracują ze sobą realizatorzy Programu i jaki wpływ ma ta współpraca na skuteczność Programu? Jakie działania należy podjąć w celu zwiększenia efektywności współpracy?
• Czy przyjęte w Programie założenia i wskaźniki realizacji celów Programu są adekwatne? Jeśli nie, jakie zmiany w tym zakresie powinny być wprowadzone?
• Czy możliwa była realizacja Programu w okresie stanu epidemii ? Czy i jak skutecznie reagowały podmioty realizujące Program na wymagania i potrzeby wynikające z wystąpienia stanu epidemii? Czy i co należałoby poprawić w celu dostosowania działań na rzecz wparcia seniorów w m.st. Warszawa w czasie stanu epidemii?

Badanie ewaluacyjne ma być przeprowadzone z uwzględnieniem czterech perspektyw:
• Biura Pomocy i Projektów Społecznych oraz wydziałów spraw społecznych i zdrowia w dzielnicach oraz Biur Urzędu m.st. Warszawy współpracujących przy realizacji Programu,
• Rad Seniorów: Warszawskiej Rady Seniorów i Rad Dzielnicowych
• ośrodków pomocy społecznej, domów pomocy społecznej i innych jednostek zajmujących się pomocą i wsparciem seniorów
• organizacji pozarządowych.

Wykonawca zobowiązany jest do zebrania danych, ich przeanalizowania oraz odpowiedzi na postawione pytania badawcze. Wykonawca może po uzgodnieniu z Zamawiającym dokonać modyfikacji lub uzupełnienia pytań badawczych na każdym etapie badania ewaluacyjnego. Z uwagi na obecnie panująca sytuacje epidemiologiczną badania powinny zostać przeprowadzone w bezpieczny sposób (np. on-line itp.)

2.4 Minimum metodologiczne badania ewaluacyjnego, wymagane przez Zamawiającego obejmuje:

W ramach badania użyte mają być następujące metody badawcze:
• Analiza danych zastanych, w tym dokumentacja dostarczona przez Zamawiającego (m.in. obowiązujące regulacje prawne, raporty z badań i ewaluacji przeprowadzonych przez m.st. Warszawę, dane ze sprawozdań z realizacji Programu).
• Wywiady pogłębione (IDI) z przedstawicielami Biura Pomocy i Projektów Społecznych, Biur Urzędu m.st. Warszawy współpracujących przy realizacji Programu, wydziałów spraw społecznych i zdrowia w dzielnicach, rad seniorów, ośrodków pomocy społecznej, domów pomocy społecznej i innych jednostek zajmujących się wsparciem seniorów oraz organizacji pozarządowych - łącznie minimum 20 IDI- wywiady indywidualne i grupowe.
Wywiady IDI będą prowadzone według scenariusza przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wywiady IDI będą prowadzone przez moderatora doświadczonego w prowadzeniu badań jakościowych. Każdy wywiad będzie nagrywany. Dobór grupy badawczej do przeprowadzenia IDI będzie przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia i przekazania Zamawiającemu transkrypcji z przeprowadzonych wywiadów. Weryfikacja transkrypcji wywiadów zostanie dokonania w sposób pozwalający zachować anonimowość osób badanych.
Wywiady pogłębione mogą zostać przeprowadzone za pośrednictwem narzędzia online umożliwiającego kontakt wizualny i dźwiękowy moderatora/ów oraz respondenta/ów.
Podana wyżej metodologia badania ewaluacyjnego stanowi minimum metodologiczne, które może podlegać uzupełnieniom.

2.5 Raporty.

Wykonawca zobowiązany jest do opracowania raportu metodologicznego oraz przygotowania raportu ewaluacyjnego i raportu z przeprowadzonych konsultacji.

2.5.1.Raport metodologiczny będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych (łącznie z narzędziami badawczymi), opis próby badawczej oraz sposobu doboru próby badawczej.

2.5.2 Raport ewaluacyjny musi zawierać następujące elementy:

a) Opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakres badania).
b) Kryteria oceny i odpowiedzi na pytania badawcze.
c) Opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji.
d) Opis wyników badania ewaluacyjnego.
e) Wnioski oraz rekomendacje na lata 2021-2025.
f) Do raportu ewaluacyjnego załączone będą: diagnoza sytuacji seniorów mieszkających na terenie m.st. Warszawy (na podstawie istniejących badań i danych), analiza SWOT Programu, propozycje zmian założeń i wskaźników do projektu dokumentu dotyczącego seniorów na lata 2021-2025 wraz z propozycją sposobu prowadzenia monitoringu i ewaluacji.
Końcowa wersja raportu z ewaluacji wraz z rekomendacjami na lata 2021-2025 powinna uwzględniać uwagi z przeprowadzonych konsultacji.
2.5.3 Raport z konsultacji będzie zawierał uwagi realizatorów do zaprezentowanych wyników badania ewaluacyjnego oraz uwagi do przedstawionych propozycji zmian założeń i wskaźników do dokumentu na lata 2021-2025.

2.6 Wymagania dot. konsultacji z realizatorami Programu.
W ramach konsultacji odbędą się minimum 2 spotkania z realizatorami Programu oraz 1 spotkanie w formie warsztatowej. Ponadto zostaną przekazane Wykonawcy zestawienia podsumowujące realizację programu z każdego roku jego realizacji.
Spotkania mogą zostać przeprowadzone za pośrednictwem narzędzia online umożliwiającego kontakt wizualny i dźwiękowy moderatora/ów oraz respondenta/ów

2.7 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu:

a) raport metodologiczny w edytorze MS WORD,
b) narzędzia badawcze skonsultowane z Zamawiającym, w tym kwestionariusze rekrutacyjne oraz scenariusze wywiadów we wszystkich zastosowanych w badaniu wersjach, w edytorze MS WORD,
c) transkrypcje wywiadów IDI w edytorze MS WORD,
d) raport z przebiegu i wyników konsultacji w edytorze MS WORD/MS Power Point,
e) raport ewaluacyjny, uwzględniający uwagi z przeprowadzonych konsultacji, wraz z następującymi opracowaniami: diagnozą sytuacji seniorów na terenie m.st. Warszawy (na podstawie istniejących badań i danych), analizą SWOT Programu, propozycjami zmian założeń i wskaźników do projektu dokumentu na lata 2021-2025 oraz propozycją sposobu prowadzenia monitoringu i ewaluacji, w edytorze MS WORD/MS Power Point oraz PDF,
f) prezentację dot. wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego na spotkanie konsultacyjne z realizatorami Programu w edytorze MS Power Point,
g) prezentację dot. wyników i rekomendacji wynikających z badania ewaluacyjnego oraz załączonych do raportu ewaluacyjnego elementów/opracowań wymienionych w pkt 2.5.2. w podpunkcie f, uwzględniającą uwagi z przeprowadzonych konsultacji, w edytorze MS Power Point.

Produkty, o których mowa w pkt 2.7 a), b), d), e), g) Wykonawca przekaże Zamawiającemu w wersji papierowej (po 2 egzemplarze, wydruk kolorowy) dostarczając wydruki do Biura Pomocy i Projektów Społecznych, ul. Leona Kruczkowskiego 2, 00-412 Warszawa oraz w wersji elektronicznej na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej.

Produkty, o których mowa w pkt 2.7 c) i f) Wykonawca przekaże Zamawiającemu w wersji elektronicznej na nośniku pamięci USB lub na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej.

2.8 Harmonogram

Usługa będzie realizowana zgodne z przygotowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem, z uwzględnieniem terminów określonych w umowie. Harmonogram realizacji usługi zostanie opracowany przez Wykonawcę i przekazany do konsultacji z Zamawiającym nie później niż 5 dni roboczych po podpisaniu umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy swoje uwagi do harmonogramu badania nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W harmonogramie badania Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego.

2.9 Wymagania ogólne:
Wykonawca jest zobowiązany do:
• wyznaczenia osoby do kontaktów roboczych z Zamawiającym;
• pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania z przedstawicielami Zamawiającego odpowiednio do potrzeb);
• bezzwłocznego przedstawiania na żądanie Zamawiającego drogą mailową raportu z postępu w realizacji usługi;
• niezwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji usługi w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi;
• spotkania Wykonawcy z Zamawiającym będą się odbywały na terenie Warszawy, w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego lub zostaną przeprowadzone za pośrednictwem narzędzia online umożliwiającego kontakt wizualny i dźwiękowy.

3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

Za spełniających warunki przystąpienia do zapytania ofertowego Zamawiający uzna Wykonawców, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem ludzkim do wykonania niniejszego zamówienia. tj.:

3.1. W zakresie doświadczenia, Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie zrealizował z należytą starannością co najmniej 2 ewaluacje programów społecznych, których łączna wartość wynosiła powyżej 40.000,00 zł brutto. (Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, tabela nr 1). Realizacja usług powinna być potwierdzona referencjami.

3.2. W zakresie potencjału ludzkiego Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą zaangażowaną w realizację przedmiotu zamówienia, która posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej jednego badania z obszaru dot. seniorów lub w przygotowaniu co najmniej jednej ewaluacji programu społecznego w obszarze problematyki senioralnej (Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, tabela nr 2).

Uwagi:

Realizacja wszystkich usług dokumentujących spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

Usługi spełniające powyższe wymagania, wskazane przez Wykonawcę jako spełnienie warunków przystąpienia do zapytania ofertowego, nie będą punktowane w kryteriach oceny oferty.

4. KRYTERIA OCENY OFERTY:

1. Cena brutto oferty – 40 % (maksymalnie 40 pkt).

2. Opis zaproponowanych metod i technik przeprowadzenia usługi wraz z uzasadnieniem (opisanie w Załączniku nr 1 do Formularza oferty) np.: adekwatność metod i technik przeprowadzenia usługi do założonego celu, szczegółowość i kompletność opisu zaproponowanych metod oraz technik wraz z uzasadnieniem – 20 % (maksymalnie 20 pkt).

3. Doświadczenie Wykonawcy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie przygotowywania ewaluacji programów z obszaru problematyki senioralnej, których wartość wynosiła powyżej 20.000,00 zł brutto – 25 % (maksymalnie 25 pkt) opisane w Tabeli nr 3 Załącznika nr 1 do Zapytania Ofertowego – po 5 pkt za każdą przeprowadzoną ewaluację programu z obszaru problematyki społecznej dot. seniorów.

UWAGA: Usługi spełniające powyższe wymagania, wskazane przez Wykonawcę jako spełnienie warunku przystąpienia do zapytania ofertowego, opisanego w pkt 3.1, nie będą punktowane w kryterium oceny oferty w pkt 4.3.

4. Doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia, przeprowadzenie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie badania z obszaru dotyczącego seniorów/programu lub ewaluacji z obszaru problematyki społecznej dot. seniorów, którego wartość wynosiła powyżej 20.000,00 zł brutto – 15% (maksymalnie 15 pkt) opisane w Tabeli nr 4 Załącznika nr 1 do Zapytania Ofertowego – 3 pkt za każdą osobę, która będzie zaangażowana w zrealizowanie usługi i spełni warunek posiadania ww. doświadczenia.

UWAGA: Usługa spełniająca powyższe wymagania, wskazana przez Wykonawcę jako spełnienie warunku przystąpienia do zapytania ofertowego, opisanego w pkt 3.2, nie będzie punktowana w kryterium oceny oferty w pkt 4.4.

Realizacja wszystkich usług dokumentujących doświadczenie wykonawcy i doświadczenie osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia powinna być potwierdzona referencjami. Protokoły odbioru/wykonania usługi nie będą traktowane jako referencje.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Od dnia podpisania umowy, nie później niż do 18 grudnia 2020 roku.

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz inne wymagane załączniki:
a) Załączniki pozwalające ocenić doświadczenie oraz potencjał ludzki (odpowiednie referencje).
b) Propozycję metod i technik przeprowadzenia ewaluacji wraz z uzasadnieniem (dot. kryterium oceny - pkt 4.2).
2. Ofertę należy:
- wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie mborys@um.warszawa.pl do dnia 6 listopada 2020 r. do godz. 16.00 (pliki stanowiące załączniki do maila nie mogą przekraczać łącznie 10 MB).

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.
b. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 21 dni od daty złożenia rachunku/faktury w Biurze, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do 30 dni od daty złożenia rachunku w Biurze, zgodnie z Umową.
c. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę powinny zostać oznaczone logotypami Zamawiającego oraz zgodnie z zasadami opisanymi w Katalogu Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy, a w przypadku projektów współfinansowanych z funduszy europejskich zgodnie z Wytycznymi do tych funduszy.
d. Oferent jest związany z ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji
o wyborze najkorzystniejszej oferty.
e. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.
f. Oferent winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) z dnia 10 maja 2018 r. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.).
g. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych Oferenta na podstawie zgody stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
h. Zamawiający informuje, że płatność za wykonaną usługę/zakup będzie dokonywana
z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
i. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane jest posiadanie rachunku rozliczeniowego służącego wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu prowadzonej przez nią działalności gospodarczej.
j. Biuro Pomocy i Projektów Społecznych zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
k. Dopuszcza się zmianę (w tym przedłużenie) terminu realizacji zamówienia.
l. Wykonawca przy realizacji umowy jest obowiązany przestrzegać aktualnych zasad, zaleceń i ograniczeń obowiązujących w czasie epidemii COVID-19.

8. UWAGI:

ZATWIERDZAM
ZASTĘPCA DYREKTORA
BIURA POMOCY
I PROJEKTÓW SPOŁECZNYCH
Marta Jakubiak

30.10.2020

Załączniki

  1. 1.

    (plik: zapytanie.pdf, file size: 3200.14 KB)
    Pobierz
  2. 2.

    (plik: formularz_ofertowy.doc, file size: 104 KB)
    Pobierz
  3. 3.

    (plik: kaluzula_informacyjna_oferty.docx, file size: 67.75 KB)
    Pobierz